{"id":2418,"date":"2020-08-13T20:47:14","date_gmt":"2020-08-13T18:47:14","guid":{"rendered":"https:\/\/www.arbeitsrecht-aktuell.ch\/?p=2418"},"modified":"2020-08-13T20:47:14","modified_gmt":"2020-08-13T18:47:14","slug":"ersatz-der-verpflegungskosten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.arbeitsrecht-aktuell.ch\/de\/2020\/08\/13\/ersatz-der-verpflegungskosten\/","title":{"rendered":"Ersatz der Verpflegungskosten"},"content":{"rendered":"

Im Arbeitsrecht gilt, der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausf\u00fchrung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen<\/a> zu ersetzen. Zu ersetzen sind in erster Linie die in Ausf\u00fchrung entstanden Auslagen, d.h. sie m\u00fcssen im direkten Zusammenhang mit der Arbeitsleistung stehen. Um Unklarheiten zu beseitigen empfiehlt sich in jedem Fall ein Spesenreglement. Die Auslagen sind in voller H\u00f6he zu ersetzen.<\/p>\n

Der Auslagenersatz ist zusammen mit dem Lohn zu entrichten, sofern keine k\u00fcrzen Fristen verabredet oder \u00fcblich sind. Sind regelm\u00e4ssig Auslagen zu machen, sind Vorsch\u00fcsse auszurichten.<\/p>\n

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Pers\u00f6nlicher Unterhalt<\/h3>\n

Auslagen f\u00fcr den pers\u00f6nlichen Unterhalt sind vom Arbeitgeber grunds\u00e4tzlich nicht zu ersetzen. Darunter werden die Auslagen f\u00fcr die (gew\u00f6hnliche Kleidung), Wohnung, Verpflegung, Einl\u00f6sen eines F\u00fchrerausweises verstanden.<\/p>\n

Die Regelung in Bezug auf die Kosten der Verpflegung ist somit einigermassen klar. Im Grundsatz gilt: Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf Ersatz derjenigen, Verpflegungskosten sind durch den Arbeitnehmer selbst zu tragen.<\/p>\n

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Ausnahme: Kostenersatz der Verpflegung<\/h3>\n

Es gibt verschiedene Situationen, in welchen der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Kosten der Verpflegung zu \u00fcbernehmen.<\/p>\n

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\u00dcberstunden:<\/h4>\n

Zum einen ist dies in Situationen der Fall, in welchen \u00dcberstunden<\/a> geleistet werden. Als \u00dcberstundenarbeit gilt diejenige Arbeit, die \u00fcber die im Einzelarbeits-, Normal<\/a>– oder Gesamtarbeitsvertrag<\/a> vereinbarte, im Betrieb geltende oder in der Branche \u00fcbliche Stundenzahl hinaus geleistet wird. Sie sind zu leisten, soweit sie sich als notwendig erweisen, der Arbeitnehmer sie zu leisten vermag und ihm dieser Zusatzaufwand nach Treu und Glauben zugemutet werden kann. Werden durch die Leistung von \u00dcberstunden<\/a> zus\u00e4tzliche Mahlzeiten notwendig, sind die entsprechenden Kosten zu ersetzen.<\/p>\n

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Ausw\u00e4rtiger Arbeitsort:<\/h4>\n

Der Grundsatz, dass die Verpflegungskosten nicht zu ersetzen sind, gilt nur, wenn die Arbeit am gew\u00f6hnlichen Arbeitsort<\/a> geleistet wird. Entstehen die Verpflegungskosten durch einen ausw\u00e4rtigen Arbeitseinsatz, so sind diese zu ersetzen. Das mag widerspr\u00fcchlich erscheinen: Nur weil der Arbeitnehmer an einem Tag nicht in Z\u00fcrich, sondern in Winterthur arbeiten muss, sind die Verpflegungskosten zu ersetzen, obwohl der Arbeitnehmer auch in Z\u00fcrich h\u00e4tte essen m\u00fcssen. Mit anderen Worten: Nur die Tatsache, dass an einem anderen Ort gearbeitet wird, ist im Grunde genommen nicht kausal f\u00fcr das Anfallen der Verpflegungskosten. Diese w\u00e4ren ohnehin entstanden. Dennoch: das Gesetz sieht die \u00dcbernahme der Verpflegungskosten im Falles des ausw\u00e4rtigen Arbeitsortes explizit vor. Dabei spielt keine Rolle, ob die ausw\u00e4rtigen Arbeitseins\u00e4tze st\u00e4ndig oder nur vor\u00fcbergehend stattfinden.<\/p>\n

Zu pr\u00fcfen ist aber jeweils in einem ersten Schritt, ob \u00fcberhaupt ein ausw\u00e4rtiger Arbeitsort vorliegt. Eine ausw\u00e4rtiger Arbeitsort liegt vor, wenn die Arbeitsleistung weder am Ort der gew\u00f6hnlichen Arbeitsst\u00e4tte noch am Wohnort des Arbeitnehmers erfolgt. Hat es am gew\u00f6hnlichen Arbeitsort keine Verpflegungsm\u00f6glichkeit, so darf aber noch nicht von einem ausw\u00e4rtigen Verpflegungsort ausgegangen werden.<\/p>\n

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Repr\u00e4sentationsspesen:<\/h4>\n

Eine Ausnahme vom Grundsatz der Nicht\u00fcbernahme der Verpflegungskosten gilt etwa auch im Falle von Essenkosten, wenn diese im Zusammenhang mit der notwendigen Repr\u00e4sentation des Arbeitgebers erfolgen. In einem solchen Fall liegen \u2013 sofern das Essen geboten erscheint \u2013 notwendige Gesch\u00e4ftsauslagen vor, welche vom Arbeitgeber zu ersetzen sind. Besonders in solchen F\u00e4llen empfehlen sich pr\u00e4zise Weisungen, will man im Nachhinein nicht \u00fcber die Notwendigkeit bestimmter Bestandteile der Rechnung (wie etwa die Frage, ob die Auswahl eines Weines in einem bestimmten Weinsegment gerechtfertigt war) diskutieren m\u00fcssen.<\/p>\n

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Nachweis von Spesen<\/a> \u2013 auch bei Kreditkarten<\/h3>\n

Der Arbeitnehmer hat die Spesen nach Umfang und Notwendigkeit detailliert nachzuweisen. Der Arbeitnehmer hat die Notwendigkeit wie auch die H\u00f6he der einzelnen Auslagen zu spezifizieren und zu beweisen. Diese Pflicht trifft den Arbeitnehmer deshalb, weil er allein wissen kann, welche Auslagen tats\u00e4chlich entstanden sind. Die Abrechnungspflicht umfasst auch die Vorlage von Belegen.<\/p>\n

H\u00e4ufig sieht man in der Praxis, dass Auslagen \u00fcber eine Gesch\u00e4ftskreditkarte (die so genannte\u00a0 Corporate Card)<\/a> bezahlt werden m\u00fcssen. Dann m\u00fcssen dem Arbeitnehmer keine Kos\u00adten verg\u00fctet oder Vorsch\u00fcsse entrichtet werden, sondern es wird, trotz Buchung durch den Arbeitnehmer, erreicht, dass die Rechnungen direkt vom Arbeitgeber bezahlt werden. So kann das Risiko eines Spesenbetrugs durch den Arbeitnehmer weiter reduziert werden.<\/p>\n

Auch im Falle des Einsatzes einer Corporate Card gilt \u2013 vorbeh\u00e4ltlich einer anderweitigen Regelung – die Nachweis bzw. die Belegpflicht. Bei fehlenden Belegen und Spezifikationen kann der Arbeitgeber verlangen, dass die die Betr\u00e4ge entsprechend den Bez\u00fcgen vom Arbeitnehmer zur\u00fcckzuerstatten sind.<\/p>\n

Siehe zum Ganzen auch den Beitrag\u00a0Spezifizierung von Spesen bei Kreditkarten<\/strong>.<\/a><\/p>\n

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Abweichende Regelungen<\/h3>\n

Von den vorgenannten Regelungen kann zugunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden. Eine Regelung zu Ungunsten des Arbeitnehmers \u2013 wie etwa eine Regelung, dass er s\u00e4mtliche notwendigen Auslagen selbst zu tragen hat \u2013 w\u00e4re nichtig. Zul\u00e4ssig w\u00e4re aber, grossz\u00fcgigere Leistungen vorzusehen, von einer Spezifizierungspflicht abzusehen oder etwa eine Auslagenpauschale vorzusehen, die aber die Auslagen decken muss. Oft sieht man auch den Einsatz von Spesenreglementen.<\/p>\n

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Benefits der Arbeitgeber<\/h3>\n

Ungeachtet der vorstehenden Ausf\u00fchrungen kommt es oft vor, dass sich die Arbeitgeber an den Kosten f\u00fcr das Mittagessen \u2013 auch am Arbeitsort \u2013 beteiligen. Dabei gibt es verschieden M\u00f6glichkeiten, wie sich die Arbeitgeber an den Verpflegungskosten beteiligen k\u00f6nnen:<\/p>\n

Diese umfassen etwa monatliche Barpauschalen, den Bezug von Lunchchecks, den Zugang zu einer Kantine oder die M\u00f6glichkeit, im Betrieb gekochte Mittagessen gratis oder verg\u00fcnstigt einzunehmen. Allen gemeinsam ist, dass die Mitarbeitenden nicht die vollen Kosten f\u00fcr ihr Mittagessen selber tragen.<\/p>\n

In Bezug auf solche Vorteile ist aber zu beachten, dass diese in aller Regel (bei Lunchcheck ab dem Betrag von CHF 180 pro Monat) einen Lohnbestandteil darstellen und entsprechend auch zu versteuern sind. Ebenfalls m\u00fcssen auf diesen geldwerten Vorteilen Sozialversicherungsabgaben entrichtet werden. Zudem ist bei gewissen der vorgenannten M\u00f6glichkeiten das Feld \u00abG\u00bb auf dem Lohnausweis anzukreuzen.<\/p>\n

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Verj\u00e4hrung von Spesen<\/a><\/h3>\n

Nicht restlos gekl\u00e4rt ist die Frage, ob Spesen nach 5 oder nach 10 Jahren verj\u00e4hren<\/a>. Eine h\u00f6chstrichterliche Entscheidung zur Frage der Verj\u00e4hrung von Spesen\u00a0unter dem OR fehlt. Im neusten Entscheid hat sich das Kantonsgericht Wallis f\u00fcr die 5-j\u00e4hrige Verj\u00e4hrungsfrist entschieden. Dies wurde insbesondere damit begr\u00fcndet, dass die Spesen sowohl eng mit der geleisteten Arbeit wie auch mit dem Lohn in Zusammenhang st\u00fcnden und somit innert 5 Jahren verj\u00e4hren w\u00fcrden. Siehe hierzu auch den Beitrag betreffend Verj\u00e4hrung von<\/a> Spesen<\/a><\/strong>\u00a0und die Verj\u00e4hrung im Arbeitsrecht<\/a>.<\/strong><\/p>\n

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Weitere Beitr\u00e4ge zu Spesen und Auslagen (Auswahl):<\/h4>\n