{"id":2956,"date":"2021-03-29T20:33:40","date_gmt":"2021-03-29T18:33:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.arbeitsrecht-aktuell.ch\/?p=2956"},"modified":"2021-03-29T20:33:40","modified_gmt":"2021-03-29T18:33:40","slug":"heikle-weiterleitung-der-e-mails-der-arbeitnehmer-durch-den-arbeitgeber","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.arbeitsrecht-aktuell.ch\/de\/2021\/03\/29\/heikle-weiterleitung-der-e-mails-der-arbeitnehmer-durch-den-arbeitgeber\/","title":{"rendered":"Heikle Weiterleitung der E-Mails der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber"},"content":{"rendered":"

Die\u00a0Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)<\/a> der Europ\u00e4ischen Union (EU) ist seit dem 25. Mai 2018 in Kraft. Sie kann f\u00fcr Akteure, die auf dem Gebiet der EU t\u00e4tig sind, unmittelbar anwendbar sein. Mit den neuen Bestimmungen erhalten B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrger mehr Kontrolle \u00fcber ihre Personendaten; zudem nimmt die DSGVO<\/a> die Unternehmen vermehrt in die Verantwortung, w\u00e4hrend gleichzeitig ihre Meldepflichten abgebaut werden. Des Weiteren wird die Rolle der Datenschutzbeh\u00f6rden gest\u00e4rkt. Zahlreiche Schweizer Unternehmen k\u00f6nnten von der Datenschutz-Grundverordnung direkt betroffen sein. Hier sei auf die Mitteilung des eidgen\u00f6ssischen Datenschutzbeauftragten verwiesen: Die DGSVO und ihre Auswirkungen auf die Schweiz.<\/strong><\/a><\/p>\n

Nun hat sich ein Fall ereignet, welcher insbesondere f\u00fcr Schweizer Unternehmen mit Niederlassungen oder Tochtergesellschaften im Ausland bedeutend sein k\u00f6nnte: Gem\u00e4ss Pressemitteilung<\/a><\/strong> hat norwegische Datenschutzbeh\u00f6rde ein Unternehmen mit einer Geldstrafe in H\u00f6he von 40.000 EUR (400.000 NOK) belegt, weil es unrechtm\u00e4ssig eine automatische Weiterleitung der E-Mails eines Mitarbeiters eingerichtet hatte. Der Mitarbeiter wurde offenbar weder \u00fcber diesen Vorgang informiert noch gab es nach Ansicht der Datenschutzbeh\u00f6rde eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO<\/a>.<\/p>\n

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Hintergrund des Norweger Falles<\/h3>\n

Hintergrund f\u00fcr diesen Fall ist die Beschwerde eines Mitarbeiters, der entdeckte, dass sein Arbeitgeber die automatische Weiterleitung seines Posteingangs aktiviert hatte.<\/p>\n

Diese automatische Weiterleitung wurde im Zusammenhang mit der krankheitsbedingten Abwesenheit des Mitarbeiters aktiviert und blieb mehr als einen Monat lang aktiv. Auf dieser Grundlage hat die Datenschutzbeh\u00f6rde die Organisation angewiesen, ihre schriftlichen Verfahren f\u00fcr den Zugang zu E-Mail-Postf\u00e4chern zu \u00fcberarbeiten, und ein Bussgeld in H\u00f6he von 40 000 EUR f\u00fcr die unrechtm\u00e4\u00dfige Weiterleitung verh\u00e4ngt. Nach Pr\u00fcfung der Angelegenheit kam die Datenschutzbeh\u00f6rde zu dem Schluss, dass die Weiterleitung gegen nationale Vorschriften \u00fcber den Zugang des Arbeitgebers zu E-Mail-Postf\u00e4chern und anderen elektronischen Informationen sowie gegen die Anforderungen der DSGVO<\/a> in Bezug auf die Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO<\/a>), die Unterrichtung der betroffenen Person (Art. 12, 13 DSGVO<\/a>) und die Verpflichtung zur Ber\u00fccksichtigung m\u00f6glicher Einw\u00e4nde des Arbeitnehmers (Art. 21 DSGVO<\/a>) verst\u00f6sst. Nicht festgestellt wurde offenbar, dass es grunds\u00e4tzlich unzul\u00e4ssig sei, die E-Mails von Mitarbeitenden weiterzuleiten (vergleiche hier auch den Beitrag auf datenrecht.ch<\/strong><\/a>).<\/p>\n

Obgleich diese Rechtsauffassung kritisiert wird und der Entscheid angefochten wurde, zeigt dies, wie schnell es gehen kann und die Beh\u00f6rden offenbar mit Bussen nicht zur\u00fcckhaltend sind.<\/p>\n

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Behandlung von E-Mail Accounts unter Schweizerischem Recht<\/h3>\n

Der eidgen\u00f6ssische Datenschutzbeauftragte hat Empfehlungen erlassen, wie mit E-Mail Konten von Arbeitnehmern umzugehen ist:<\/p>\n

Es ist oftmals unklar, wie bei Beendigung eines Arbeitsverh\u00e4ltnisses in Bezug auf die Sperrung von Informatikmitteln wie personalisiertem E-Mail Account oder Serverzugang rechtlich korrekt vorzugehen ist. Dies betrifft sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Dasselbe gilt, wenn ein Arbeitnehmer infolge Krankheit oder Unfall l\u00e4ngere Zeit ausf\u00e4llt und keine Gelegenheit hat, f\u00fcr eine saubere \u00dcbergabe seiner Informatikmittel und pers\u00f6nlichen Zugriffe zu sorgen.<\/em><\/p>\n

Die nachfolgenden Erl\u00e4uterungen geben Antwort auf die Fragen: Was muss bei der Sperrung des E-Mail-Accounts beachtet werden? Wann muss eine Sperrung des Serverzugangs und der Passw\u00f6rter erfolgen? Was geschieht mit privaten Daten des Arbeitnehmers wie private E-Mails, Fotos und private Dokumente? Darf bei Abwesenheit in Folge von Krankheit oder Unfall auf die Mailbox zugegriffen werden, etc.?<\/em><\/p>\n

Wir empfehlen Arbeitgebern, die wichtigsten diesbez\u00fcglichen Grunds\u00e4tze in einem betriebsinternen Reglement schriftlich festzuhalten. Es sollte klar und leicht verst\u00e4ndlich \u00fcber die Nutzung von Informatikmitteln informieren und der Belegschaft aktiv bekannt gegeben werden, bspw. im Rahmen von internen Schulungen. Damit herrscht f\u00fcr alle Beteiligten Klarheit.<\/em><\/p>\n

Zusammenfassend empfehlen wir punkto E-Mail-Verwaltung und Serverzugang bei Austritten oder Absenzen in Folge Krankheit oder Unfall folgendes Vorgehen:<\/em><\/p>\n

Bei einem geplanten Austritt des Arbeitnehmers soll dieser die noch laufenden Gesch\u00e4fte und E-Mails intern an die zust\u00e4ndige Person \u00fcbergeben.<\/em>
\nDer Arbeitnehmer best\u00e4tigt die \u00dcbergabe s\u00e4mtlicher Gesch\u00e4ftsdokumente an die in der Unternehmung zust\u00e4ndige Person.<\/em><\/p>\n

Der austretende Mitarbeiter hat die M\u00f6glichkeit, seine privaten E-Mails und anderen Dokumente auf private Datentr\u00e4ger wie USB-Stick etc. zu speichern und von den Servern des Arbeitgebers zu l\u00f6schen.<\/em><\/p>\n

Sp\u00e4testens am letzten Arbeitstag werden der E-Mail-Account des austretenden Mitarbeiters sowie auch alle anderen IT-Accounts und seine Inbox gesichert und gesperrt. Nach einer gewissen Zeit sollten seine Accounts gel\u00f6scht werden.<\/em><\/p>\n

Bei einer fristlosen K\u00fcndigung, Freistellung oder im Todesfall wird der E-Mail-Account des betroffenen Mitarbeiters sofort gesperrt und werden die Daten gesichert. Anschliessend sollten die privaten E-Mails und sonstigen privaten Daten (im Todesfall unter Beizug der Angeh\u00f6rigen des Verstorbenen) nach dem 4-Augen-Prinzip ausgesondert werden.<\/em><\/p>\n

Absender, die E-Mails an die gesperrte E-Mail-Adresse senden, nachdem der entsprechende Arbeitnehmer die Firma bereits verlassen hat, werden automatisch informiert, dass die Empf\u00e4ngeradresse hinf\u00e4llig geworden ist. In der automatischen Antwort wird eine geeignete Ersatz-E-Mail-Adresse der Firma angegeben. Es erfolgt keine automatische Weiterleitung auf eine andere E-Mail-Adresse des Unternehmens.<\/em><\/p>\n

Um Problemen bei Absenzen aufgrund von Krankheit oder Unfall vorzubeugen, sollten Stellvertretungen rechtzeitig definiert und eingerichtet werden. Wurde dies nicht gemacht und die R\u00fcckkehr der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters kann nicht abgewartet werden, so empfiehlt sich auch hier ein Vorgehen nach dem 4-Augen-Prinzip.<\/em><\/p>\n

Die Beachtung dieser Grunds\u00e4tze tr\u00e4gt zu einem geordneten Verlassen des Arbeitsplatzes in gutem Einvernehmen bei respektive verhindert Unstimmigkeiten bei Krankheit oder Unfall.<\/em><\/p>\n

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Im vorliegenden Zusammenhang, insbesondere dem Datenschutz, sind auch die nachfolgenden Beitr\u00e4ge relevant:<\/h4>\n