{"id":3139,"date":"2021-07-07T00:21:30","date_gmt":"2021-07-06T22:21:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.arbeitsrecht-aktuell.ch\/?p=3139"},"modified":"2021-07-06T20:31:28","modified_gmt":"2021-07-06T18:31:28","slug":"verguetung-von-spesen-und-auslagen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.arbeitsrecht-aktuell.ch\/de\/2021\/07\/07\/verguetung-von-spesen-und-auslagen\/","title":{"rendered":"Verg\u00fctung von Spesen und Auslagen"},"content":{"rendered":"

Gerade im Zusammenhang mit dem immer mehr verbreiteten Homeoffice stellt sich die Frage, welche Auslagen einem Arbeitnehmer zu ersetzen sind, die bei ihm anfallen. Grunds\u00e4tzlich gilt vollst\u00e4ndiger Spesenersatz, wobei auch Pauschall\u00f6sungen<\/em><\/strong> zul\u00e4ssig sind.<\/p>\n

Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausf\u00fchrung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen (Spesen) zu ersetzen, bei Arbeit an ausw\u00e4rtigen Arbeitsorten auch die f\u00fcr den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen. Durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag kann als Auslagenersatz eine feste Entsch\u00e4digung, wie namentlich ein Taggeld oder eine pauschale Wochen- oder Monatsverg\u00fctung festgesetzt werden, durch die jedoch alle notwendig entstehenden Auslagen gedeckt werden m\u00fcssen. Hingegen ist es unzul\u00e4ssig, die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise durch den Arbeitnehmer tragen zu lassen. Diese Regelung gilt auch f\u00fcr das Homeoffice; auch hier hat der Arbeitgeber alle anfallenden Kosten zu tragen, etwa f\u00fcr Strom, Internet, Telefon etc.<\/p>\n

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Verpflegungskosten<\/h3>\n

Auslagen f\u00fcr den pers\u00f6nlichen Unterhalt sind vom Arbeitgeber grunds\u00e4tzlich nicht zu ersetzen. Darunter werden die Auslagen f\u00fcr die (gew\u00f6hnliche Kleidung), Wohnung, Verpflegung, Einl\u00f6sen eines F\u00fchrerausweises verstanden. Die Regelung in Bezug auf die Kosten der Verpflegung ist somit einigermassen klar. Im Grundsatz gilt: Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf Ersatz derjenigen, Verpflegungskosten sind durch den Arbeitnehmer selbst zu tragen.<\/p>\n

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Ausnahme: Kostenersatz der Verpflegung<\/h3>\n

Es gibt verschiedene Situationen, in welchen der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Kosten der Verpflegung zu \u00fcbernehmen.<\/p>\n

\u00dcberstunden: Zum einen ist dies in Situationen der Fall, in welchen \u00dcberstunden geleistet werden. Als \u00dcberstundenarbeit gilt diejenige Arbeit, die \u00fcber die im Einzelarbeits-, Normal\u2013 oder Gesamtarbeitsvertrag vereinbarte, im Betrieb geltende oder in der Branche \u00fcbliche Stundenzahl hinaus geleistet wird. Sie sind zu leisten, soweit sie sich als notwendig erweisen, der Arbeitnehmer sie zu leisten vermag und ihm dieser Zusatzaufwand nach Treu und Glauben zugemutet werden kann. Werden durch die Leistung von \u00dcberstunden zus\u00e4tzliche Mahlzeiten notwendig, sind die entsprechenden Kosten zu ersetzen.<\/p>\n

Ausw\u00e4rtiger Arbeitsort:<\/em> Der Grundsatz, dass die Verpflegungskosten nicht zu ersetzen sind, gilt nur, wenn die Arbeit am gew\u00f6hnlichen Arbeitsort geleistet wird. Entstehen die Verpflegungskosten durch einen ausw\u00e4rtigen Arbeitseinsatz, so sind diese zu ersetzen. Das mag widerspr\u00fcchlich erscheinen: Nur, weil der Arbeitnehmer an einem Tag nicht in Z\u00fcrich, sondern in Winterthur arbeiten muss, sind die Verpflegungskosten zu ersetzen, obwohl der Arbeitnehmer auch in Z\u00fcrich h\u00e4tte essen m\u00fcssen. Mit anderen Worten: Nur die Tatsache, dass an einem anderen Ort gearbeitet wird, ist im Grunde genommen nicht kausal f\u00fcr das Anfallen der Verpflegungskosten. Diese w\u00e4ren ohnehin entstanden. Dennoch: das Gesetz sieht die \u00dcbernahme der Verpflegungskosten im Falles des ausw\u00e4rtigen Arbeitsortes explizit vor. Dabei spielt keine Rolle, ob die ausw\u00e4rtigen Arbeitseins\u00e4tze st\u00e4ndig oder nur vor\u00fcbergehend stattfinden.<\/p>\n

Zu pr\u00fcfen ist aber jeweils in einem ersten Schritt, ob \u00fcberhaupt ein ausw\u00e4rtiger Arbeitsort vorliegt. Ein ausw\u00e4rtiger Arbeitsort liegt vor, wenn die Arbeitsleistung weder am Ort der gew\u00f6hnlichen Arbeitsst\u00e4tte noch am Wohnort des Arbeitnehmers erfolgt. Hat es am gew\u00f6hnlichen Arbeitsort keine Verpflegungsm\u00f6glichkeit, so darf aber noch nicht von einem ausw\u00e4rtigen Verpflegungsort ausgegangen werden.<\/p>\n

Repr\u00e4sentationsspesen:<\/em> Eine Ausnahme vom Grundsatz der Nicht\u00fcbernahme der Verpflegungskosten gilt etwa auch im Falle von Essenkosten, wenn diese im Zusammenhang mit der notwendigen Repr\u00e4sentation des Arbeitgebers erfolgen. In einem solchen Fall liegen \u2013 sofern das Essen geboten erscheint \u2013 notwendige Gesch\u00e4ftsauslagen vor, welche vom Arbeitgeber zu ersetzen sind. Besonders in solchen F\u00e4llen empfehlen sich pr\u00e4zise Weisungen, will man im Nachhinein nicht \u00fcber die Notwendigkeit bestimmter Bestandteile der Rechnung (wie etwa die Frage, ob die Auswahl eines Weines in einem bestimmten Weinsegment gerechtfertigt war) diskutieren m\u00fcssen.<\/p>\n

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Nachweis von Spesen \u2013 auch bei Kreditkarten<\/h3>\n

Der Arbeitnehmer hat die Spesen nach Umfang und Notwendigkeit detailliert nachzuweisen. Der Arbeitnehmer hat die Notwendigkeit wie auch die H\u00f6he der einzelnen Auslagen zu spezifizieren und zu beweisen. Diese Pflicht trifft den Arbeitnehmer deshalb, weil er allein wissen kann, welche Auslagen tats\u00e4chlich entstanden sind. Die Abrechnungspflicht umfasst auch die Vorlage von Belegen.<\/p>\n

H\u00e4ufig sieht man in der Praxis, dass Auslagen \u00fcber eine Gesch\u00e4ftskreditkarte (die so genannte Corporate Card) bezahlt werden m\u00fcssen. Dann m\u00fcssen dem Arbeitnehmer keine Kosten verg\u00fctet oder Vorsch\u00fcsse entrichtet werden, sondern es wird, trotz Buchung durch den Arbeitnehmer, erreicht, dass die Rechnungen direkt vom Arbeitgeber bezahlt werden. So kann das Risiko eines Spesenbetrugs durch den Arbeitnehmer weiter reduziert werden.<\/p>\n

Auch im Falle des Einsatzes einer Corporate Card gilt \u2013 vorbeh\u00e4ltlich einer anderweitigen Regelung \u2013 die Nachweis- bzw. die Belegpflicht. Bei fehlenden Belegen und Spezifikationen kann der Arbeitgeber verlangen, dass die die Betr\u00e4ge entsprechend den Bez\u00fcgen vom Arbeitnehmer zur\u00fcckzuerstatten sind.<\/p>\n

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Verj\u00e4hrung von Spesen<\/h3>\n

Nicht restlos gekl\u00e4rt ist die Frage, ob Spesen nach 5 oder nach 10 Jahren verj\u00e4hren. Eine h\u00f6chstrichterliche Entscheidung zur Frage der Verj\u00e4hrung von Spesen unter dem OR fehlt. Im neusten Entscheid hat sich das Kantonsgericht Wallis f\u00fcr die 5-j\u00e4hrige Verj\u00e4hrungsfrist entschieden. Dies wurde insbesondere damit begr\u00fcndet, dass die Spesen sowohl eng mit der geleisteten Arbeit wie auch mit dem Lohn in Zusammenhang st\u00fcnden und somit innert 5 Jahren verj\u00e4hren w\u00fcrden. Dieser Ansicht folgen vor allem die Gerichte in der Deutschschweiz.<\/p>\n

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Ersatz der Aufwendungen f\u00fcr das Gesch\u00e4ftsfahrzeug \u2013 gesetzliche Regelung<\/h3>\n

Die gesetzliche Reglung ist zweigeteilt.<\/p>\n

Ben\u00fctzt der Arbeitnehmer im Einverst\u00e4ndnis mit dem Arbeitgeber f\u00fcr seine Arbeit ein von diesem oder ein von ihm selbst gestelltes Motorfahrzeug, so sind ihm die \u00fcblichen Aufwendungen f\u00fcr dessen Betrieb und Unterhalt nach Massgabe des Gebrauchs f\u00fcr die Arbeit zu verg\u00fcten.<\/p>\n

Stellt der Arbeitnehmer im Einverst\u00e4ndnis mit dem Arbeitgeber selbst ein Motorfahrzeug, so sind ihm \u00fcberdies die \u00f6ffentlichen Abgaben f\u00fcr das Fahrzeug, die Pr\u00e4mien f\u00fcr die Haftpflichtversicherung und eine angemessene Entsch\u00e4digung f\u00fcr die Abn\u00fctzung des Fahrzeugs nach Massgabe des Gebrauchs f\u00fcr die Arbeit zu verg\u00fcten.<\/p>\n

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Einverst\u00e4ndnis des Arbeitgebers notwendig<\/h4>\n

Notwendige Voraussetzung f\u00fcr die Anspr\u00fcche des Arbeitnehmers ist, dass der Arbeitgeber mit der Verwendung des Motorfahrzeuges (ungeachtet ob das eigene oder nicht) einverstanden ist (eine explizite Weisung ist nicht notwendig), wobei dies auch implizit geschehen kann: Muss n\u00e4mlich mit dem Einsatz des Fahrzeuges gerechnet werden und wird nichts Gegenteiliges angeordnet, kann vom Einverst\u00e4ndnis des Arbeitgebers ausgegangen werden. So hat das Bundesgericht auch etwas bereits in BGE 79 II 207 gest\u00fctzt auf das HRAG entschieden im Zusammenhang mit einem Darlehen, welches dem Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber zur Verf\u00fcgung gestellt wurde und nach den Umst\u00e4nden anzunehmen war, das Fahrzeug w\u00fcrde nicht nur zum Privatgebrauch, sondern auch f\u00fcr Dienstfahrten verwendet.<\/p>\n

Fehlt das Einverst\u00e4ndnis des Arbeitgebers, k\u00f6nnen nur diejenigen Kosten als Auslagenersatz gefordert werden, welche bei weisungsgem\u00e4ssem<\/a> Verhalten entstanden w\u00e4ren.<\/p>\n

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Umfang der Verg\u00fctung<\/h4>\n

Gem\u00e4ss Gesetz sind die \u00fcblichen Aufwendungen zu verf\u00fcgten. Darunter fallen etwa Benzin, Service, Bereifung, Reinigung etc. Auch die Kosten f\u00fcr die Garage fallen darunter, da diese die Lebensdauer des Fahrzeuges erh\u00f6hen.<\/p>\n

Bei der Verwendung des eigenen Fahrzeuges des Arbeitnehmers sind zudem die die \u00f6ffentlichen Abgaben f\u00fcr das Fahrzeug, die Pr\u00e4mien f\u00fcr die Haftpflichtversicherung und eine angemessene Entsch\u00e4digung f\u00fcr die Abn\u00fctzung des Fahrzeugs nach Massgabe des Gebrauchs f\u00fcr die Arbeit zu verg\u00fcten. Diese Kosten sind proportional auf den Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufzuteilen, im Verh\u00e4ltnis des Gebrauches, d.h. grunds\u00e4tzlich im Verh\u00e4ltnis der gefahrenen Kilometer.<\/p>\n

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Pauschale Abgeltung<\/h4>\n

Auch im Zusammenhang mit der Verg\u00fctung von Aufwendungen von Motorfahrzeugen ist es zul\u00e4ssig, die Entsch\u00e4digung in der Form von Pauschalen ausrichten.<\/p>\n

So sind etwa Kilometerentsch\u00e4digungen denkbar und zul\u00e4ssig, wobei diese den effektiven Kosten entsprechen m\u00fcssen. Auch eine Regelung, wonach der Lohn erh\u00f6ht wird und die Entsch\u00e4digung beinhaltet, d\u00fcrfte zul\u00e4ssig sein.<\/p>\n

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Ersatz des privaten Generalabonnements?<\/h3>\n

Es stellt sich oft die Frage, welchen Kostenersatz ein Arbeitnehmer zugute hat, wenn er \u00fcber ein privates Generalabonnement verf\u00fcgt. Gerichtsentscheid liegen hierzu soweit ersichtlich nicht vor.<\/p>\n

Hier wird in der Praxis vorgeschlagen, dass der Arbeitgeber jeweils verpflichtet sein soll, den Halbtaxtarif zu ersetzen. Dies erscheint sachgerecht. Es ist aber offen, ob diese Praxis auch vom Bundesgericht gesch\u00fctzt werden wird. Meines Erachtens sollte aber die Gesamtentsch\u00e4digung, welche ein Arbeitnehmer f\u00fcr alle Fahrten zusammen erh\u00e4lt, den Betrag des GA nicht \u00fcbersteigen.<\/p>\n

Wird vom Arbeitgeber angeordnet, dass jeder Arbeitnehmer ein GA haben muss, sind die entsprechenden Kosten auch vom Arbeitgeber zu ersetzen.<\/p>\n

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Weitere Beitr\u00e4ge zu Spesen und Auslagen (Auswahl):<\/h4>\n