{"id":4751,"date":"2025-08-31T14:10:04","date_gmt":"2025-08-31T12:10:04","guid":{"rendered":"https:\/\/www.arbeitsrecht-aktuell.ch\/?p=4751"},"modified":"2025-08-31T21:05:54","modified_gmt":"2025-08-31T19:05:54","slug":"beweis-der-notwendigkeit-der-auslagen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.arbeitsrecht-aktuell.ch\/de\/2025\/08\/31\/beweis-der-notwendigkeit-der-auslagen\/","title":{"rendered":"Beweis der Notwendigkeit der Auslagen"},"content":{"rendered":"

Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausf\u00fchrung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen (Spesen) zu ersetzen, bei Arbeit an ausw\u00e4rtigen Arbeitsorten auch die f\u00fcr den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen. Durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag kann als Auslagenersatz eine feste Entsch\u00e4digung, wie namentlich ein Taggeld oder eine pauschale Wochen- oder Monatsverg\u00fctung festgesetzt werden, durch die jedoch alle notwendig entstehenden Auslagen gedeckt werden m\u00fcssen. Hingegen ist es unzul\u00e4ssig, die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise durch den Arbeitnehmer tragen zu lassen. Diese Regelung gilt auch f\u00fcr das Homeoffice; auch hier hat der Arbeitgeber alle anfallenden Kosten zu tragen, etwa f\u00fcr Strom, Internet, Telefon etc.<\/p>\n

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Nachweis von Spesen \u2013 auch bei Kreditkarten<\/h3>\n

Der Arbeitnehmer hat die Spesen nach Umfang und Notwendigkeit detailliert nachzuweisen. Der Arbeitnehmer hat die Notwendigkeit wie auch die H\u00f6he der einzelnen Auslagen zu spezifizieren und zu beweisen. Diese Pflicht trifft den Arbeitnehmer deshalb, weil er allein wissen kann, welche Auslagen tats\u00e4chlich entstanden sind. Die Abrechnungspflicht umfasst auch die Vorlage von Belegen.<\/p>\n

H\u00e4ufig sieht man in der Praxis, dass Auslagen \u00fcber eine Gesch\u00e4ftskreditkarte (die so genannte Corporate Card) bezahlt werden m\u00fcssen. Dann m\u00fcssen dem Arbeitnehmer keine Kosten verg\u00fctet oder Vorsch\u00fcsse entrichtet werden, sondern es wird, trotz Buchung durch den Arbeitnehmer, erreicht, dass die Rechnungen direkt vom Arbeitgeber bezahlt werden. So kann das Risiko eines Spesenbetrugs durch den Arbeitnehmer weiter reduziert werden.<\/p>\n

Auch im Falle des Einsatzes einer Corporate Card gilt \u2013 vorbeh\u00e4ltlich einer anderweitigen Regelung \u2013 die Nachweis- bzw. die Belegpflicht. Bei fehlenden Belegen und Spezifikationen kann der Arbeitgeber verlangen, dass die die Betr\u00e4ge entsprechend den Bez\u00fcgen vom Arbeitnehmer zur\u00fcckzuerstatten sind.<\/p>\n

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Entscheid des Obergericht des Kantons Zug, Zivilabteilung, vom 23.04.2025, Nr.Z1 2024 23<\/a><\/h3>\n

Die vorgenannten Grunds\u00e4tze wurde auch im Entscheid des Obergericht des Kantons Zug, Zivilabteilung, vom 23.04.2025, Nr.Z1 2024 23<\/a> best\u00e4tigt.<\/p>\n

4.2 In Lehre und Rechtsprechung ist allgemein anerkannt, dass der Arbeitnehmer die Notwendigkeit wie auch die H\u00f6he der einzelnen Auslagen zu spezifizieren und zu beweisen hat. Der Begriff der gesch\u00e4ftlichen bzw. gesch\u00e4ftsm\u00e4ssigen Begr\u00fcndetheit wird zwar vorwiegend im steuerrechtlichen Kontext verwendet, kann aber weitestgehend mit dem Begriff der in Art. 327a Abs. 1 OR normierten Notwendigkeit der Auslagen gleichgesetzt werden. Zum Nachweis der notwendigen Auslagen hat der Arbeitnehmer eine detaillierte Abrechnung und grunds\u00e4tzlich alle hierzu erforderlichen Belege vorzulegen (vgl. Art. 327a Abs. 1 und Art. 327c Abs. 1 OR; BGE 131 III 439 E. 5.1 m.w.H.; Urteil des Bundesgerichts 4C.263\/2001 vom 22. Januar 2002 E. 2d; Urteile des Obergerichts Z\u00fcrich LA200031 vom 3. Februar 2022 E. III.5 und LA180021 vom 5. August 2019 E. V.5).<\/em><\/p>\n

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NIcht notwendige Auslagen sind zur\u00fcckzuerstatten – wie bei Spesenvorsch\u00fcssen<\/h4>\n

Das Zuger Obergericht hielt fest, dass wenn der Arbeitnehmer die anfallenden Auslagen mit einer Bankkarte der Arbeitgeberin bezahle, (oder mit einer Gesch\u00e4ftskreditkarte; sog. „Corporate Card“) m\u00fcssen ihm zwar keine Kosten verg\u00fctet oder Spesenvorsch\u00fcsse entrichtet werden. Vielmehr werden die Rechnungen direkt von der Arbeitgeberin bezahlt. Den Arbeitnehmer treffe jedoch auch in diesem Fall die Obliegenheit, die Notwendigkeit und H\u00f6he der einzelnen Auslagen nachzuweisen und zu belegen.<\/p>\n

Die Situation stelle sich dabei \u00e4hnlich dar, wie wenn die Arbeitgeberin dem Arbeitnehmer bei regelm\u00e4ssigen Auslagen einen Vorschuss leiste (vgl. Art. 327c Abs. 2 OR). \u00dcbersteige der Vorschuss die notwendigen Auslagen, sei die Differenz zur\u00fcckzuerstatten (vgl. Urteile des Obergerichts Z\u00fcrich LA200031 vom 3. Februar 2022 E. III.5.1.4 und LA180021 vom 5. August 2019 E. V.4 f.; Urteil des Bundesgerichts 4C.263\/2001 vom 22. Januar 2002 E. 2d m.w.H.; Facincani\/Picenoni\/Sutter, Entsch\u00e4digung von Spesen und Auslagen von Arbeitnehmern, TREX 2023 S. 204 ff., 208; Streiff\/von Kaenel\/Rudolph, Arbeitsvertrag, 7. A. 2012, Art. 327c OR N 4; Brunold, Die Arbeitsauslagen im schweizerischen Individualarbeitsrecht, 2014, N 567 m.w.H.).<\/p>\n

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Vertraglicher oder berecherungsrechtlicher Anspruch<\/h4>\n

Bei Spesenvorsch\u00fcssen (oder Akontozahlungen) handle es sich bloss um vorl\u00e4ufige Zahlungen, die sp\u00e4ter an die korrekt abgerechnete (Spesen-)Forderung anzurechnen sind. Mithin sei die Differenz zwischen den geleisteten Spesenvorsch\u00fcssen (oder Akontozahlungen) und der durch die korrekte Abrechnung festgestellten effektiven vertraglichen (Spesen-)Forderung auszugleichen, sei es durch einen „Nachschuss“ der Arbeitgeberin oder eine R\u00fcckleistung des Arbeitnehmers. Wenn f\u00fcr eine entsprechende Abrechnungsperiode hinsichtlich der (Spesen-)Forderung ein Saldo gezogen und dieser (auch von der Arbeitgeberin) anerkannt w\u00fcrde, ist der R\u00fcckforderungsanspruch bereicherungsrechtlicher Natur und die Arbeitgeberin f\u00fcr die R\u00fcckverg\u00fctung behauptungs- und beweisbelastet. Vor Anerkennung des Saldos handelt es sich dagegen um einen vertraglichen Anspruch, f\u00fcr den der Arbeitnehmer behauptungs- und beweispflichtig ist (vgl. Urteil des Obergerichts Zug Z1 2023 18 vom 17. Juli 2024 E. 5.2; Urteil des Bundesgerichts 4A_433\/2020 vom 4. M\u00e4rz 2021 E. 2 m.w.H. [betreffend Akontozahlungen im Zusammenhang mit mietrechtlichen Nebenkosten]; BGE 126 III 119 E. 3d; Schulin\/Vogt, Basler Kommentar, 7. A. 2020, Art. 63 OR N 3a [betreffend Akontozahlungen im Zusammenhang mit einer Gewinnbeteiligung]).<\/p>\n

Vorliegend hatte die Arbeitgeberin die Auslagen, die mittels Kreditarte bezahlt wurden, bereits beglichen:<\/p>\n

Auch wenn wie vorliegend die Beklagte als Arbeitgeberin die vom Kl\u00e4ger als Arbeitnehmer mit der Bankkarte bereits bezahlten und in der Buchhaltung verbuchten, aber (aus ihrer Sicht) nicht notwendigen Auslagen zur\u00fcckfordert, verbleibt nach dem Gesagten die Beweislast hinsichtlich der Notwendigkeit und H\u00f6he der einzelnen Auslagen beim Kl\u00e4ger, soweit f\u00fcr die Abrechnungsperiode nicht ein Saldo gezogen und dieser (auch von der Beklagten) anerkannt wurde. Solche Saldomitteilungen und\/oder -anerkennungen wurden im vorliegenden Fall von keiner Partei behauptet und sind im \u00dcbrigen auch nicht ersichtlich. Somit ist der R\u00fcckerstattungsanspruch der Beklagten \u2013 analog zur R\u00fcckforderung von Spesenvorsch\u00fcssen oder Akontozahlungen \u2013 vertraglicher und nicht bereicherungsrechtlicher Natur (vgl. Urteil des Obergerichts Z\u00fcrich LA200031 vom 3. Februar 2022 E. III.5.1.6). Demnach sind die Beweislastregeln des Bereicherungsrechts vorliegend nicht anwendbar. Vielmehr ist \u2013 wie im bundesgerichtlichen Verfahren 4A_433\/2020 beurteilten Fall \u2013 zu pr\u00fcfen, ob der Anspruch effektiv im abgerechneten Umfang besteht, wof\u00fcr mangels entsprechender (Saldo-)Anerkennungen der Beklagten der Kl\u00e4ger als Arbeitnehmer die Beweislast tr\u00e4gt (vgl. Urteil des Bundesgerichts 4A_433\/2020 vom 4. M\u00e4rz 2021 E. 2.4.2 und 2.6.1).<\/p>\n

Zudem d\u00fcrfte bei Beweisschwierigkeiten nicht die Beweislast umgekehrt werden. Immerhin sei aber zu beachten, dass nach der Rechtsprechung vom Arbeitnehmer mit Bezug auf die H\u00f6he der Auslagen kein strenger Beweis verlangt werden darf und effektiv gehabte Auslagen, die ziffernm\u00e4ssig nicht mehr beweisbar sind, vom Gericht in analoger Anwendung von Art. 42 Abs. 2 OR zu sch\u00e4tzen sind (vgl. BGE 131 III 439 E. 5.1; act. 149 E. 4.6.3; s. dazu auch vorne E. 2.4 sowie hinten E. 6.3.4).<\/p>\n

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Weitere Beitr\u00e4ge zu Spesen und Auslagen (Auswahl):<\/h4>\n