Ein Arbeitgeber möchte einen ausländischen Mitarbeitenden einstellen. Nun kommen schon die ersten Fragen auf ober er oder sie Quellensteuerpflichtig ist? Wo und wer ihn beim Steueramt anmelden muss? Zurecht gibt es viele Arbeitgeber die von einem Quellensteuer-Dschungel sprechen und nicht genau wissen, wie hinsichtlich Quellensteuer vorzugehen ist und was momentan gilt.
Was ist die Quellensteuer und für wen gilt sie?
Grundsätzlich kann man sagen, dass es sich bei der Quellensteuer um eine Steuer handelt, die direkt vom Einkommen abgezogen wird und zwar bei allen ausländischen, unselbständigerwerbenden Arbeitnehmenden, welche sich in der Schweiz aufhalten und nicht über eine C Bewilligung verfügen. Dies gilt auch für Personen, die keinen steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz haben und ein Einkommen beziehen. Hier sprechen wir unter anderem von Wochenaufenthaltern und Wochenaufenthalterinnen, Grenzgänger und Grenzgängerinnen, Sportler, bzw. Sportlerinnen, etc. Der Vorteil der Besteuerung «an der Quelle» ist, dass die Erhebung der Steuer durch den Arbeitgeber sicherstellt, dass der ausländische Mitarbeitende nach Auszahlung des Lohns nicht einfach ohne in der Schweiz Steuern zu zahlen, wieder zurück ins Heimatland reisen kann. Zudem ist der Arbeitgeber verantwortlich für die Entrichtung der Quellensteuer. Er ist zum entsprechenden Lohnabzug verpflichtet und haftet auch dafür, wenn dieser unterlassen würde. Die Tarife variieren von Kanton zu Kanton und können beim jeweiligen Kanton beim zuständigen Quellensteueramt abgerufen werden.
Zusammengefasst gilt die Quellensteuerpflcht für:
- Arbeitnehmende ohne steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz die ein Erwerbseinkommen erzielen oder ohne Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) in der Schweiz wohnen
- Aufenthalt vorübergehend oder dauernd in der Schweiz (Grenzgänger Bewilligung EG/EFTA G)
Es gilt zu beachten, dass die Quellensteuerpflicht auch für ausländische Verwaltungsräte mit Wohnsitz im Ausland gilt.
Wer ist nicht Quellensteuerpflichtig?
Ausländer mit einer Bewilligung C bezahlen keine Quellensteuer.
Wo muss der Arbeitgeber die Quellensteuer anmelden?
Es ist jeweils das Kantonale Steueramt des Wohnsitzes des ausländischen Mitarbeitenden zu kontaktieren. Wenn also ein Mitarbeitender im Kanton Luzer wohnt, der Arbeitgeber aber im Kanton Zürich seinen Sitz hat, ist die Quellensteuer über den Kanton Luzern abzurechnen.
Vorgehen & Prozess
Der Arbeitgeber zieht die geschuldete Quellensteuer monatlich vom Lohn des ausländischen Mitarbeitenden ab und leitet diesen Betrag an das zuständige Quellensteueramt weiter. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Steuerabzug für den Arbeitnehmenden klar ersichtlich auf der Lohnabrechnung und ende Jahr auch auf dem Lohnausweis auszuweisen. Der Arbeitgeber meldet die Lohnsumme des Mitarbeitenden in der Regel quartalsweise und erhält dann eine Rechnung vom kantonalen Quellensteueramt zur Überweisung des abgezogenen Betrages. Falls der Mitarbeitende Leistungen von der Pensionskasse oder einer Versicherung erhält, wird dieser Betrag entsprechen abgezogen. Die Quellensteuer beinhaltet die Einkommenssteuern des Bundes, des Kantons und der Gemeinde.
Steuertarife
Die Tarife variieren je nach Kanton. Die Höhe der Quellensteuer hängt vom Zivilstand und weiterem persönlichen Gegebenheiten ab. Hier geht es darum ober er/sie alleinstehend, verheiratet und Alleinverdiener, verheiratet und Doppelverdiener oder im Nebenerwerb tätig ist. Zudem wird der Satz auch durch die geltende Kirchensteuer beeinflusst.
Ordentliche Steuererklärung für ausländische Mitarbeitende
Tatsächlich gibt es die Möglichkeit, dass ausländische Mitarbeitende eine ordentliche Steuererklärung ausfüllen müssen. Dies kann geschehen, wenn weitere Einkommen oder ein höheres Vermögen besteht. In diesem Fall kann es sein, dass das Steueramt von sich aus auf eine zusätzliche Steuererklärung besteht. In den meisten Kantonen gilt eine maximale Einkommenslimite von CHF 120’000, ab diesem Limit kann eine ordentliche Steuererklärung eingereicht wurden. Falls in einem solchen Fall dem Arbeitnehmenden zwischenzeitlich bereits Quellensteuer abgezogen wurde, wird diese dann durch das Quellensteueramt via kantonales Steueramt der ordentlichen Steuer angerechnet.
Abzüge in der Quellensteuer
Grundsätzlich können keine Abzüge gemacht werden, da diese bereits im Tarif eingerechnet sind. Allerdings gibt es Ausnahmen wie z.B. wenn der Mitarbeitende in die Säule 3a einbezahlt hat. In diesem Fall muss der Mitarbeitende bis am 31. März des Folgejahres eine nachträgliche ordentliche Veranlagung beim Steueramt des Wohnsitzkantons beantragen. In der Beratung des Mitarbeitenden ist wichtig zu erwähnen, dass es sich um eine nicht verlängerbare oder erstreckbare Frist handelt. Wird der Antrag zu spät eingereicht, wird darauf nicht eingegangen. Der Mitarbeitende erhält dann bis zum Ende der Quellensteuerpflicht jedes Jahr automatisch die entsprechenden Formulare für eine nachträgliche ordentliche Veranlagung von der kantonalen Steuerbehörde. Hier kann es zu Tarifkorrekturen kommen, diese müssen aber direkt mit dem Steueramt besprochen werden und dürfen nicht eigenmächtig durch den Arbeitgeber von der Quellensteuer abgezogen werden. Der Mitarbeitende muss solche Anliegen direkt mit dem Steueramt klären und diese senden dann eine neue, offizielle Tarifanpassung.
Reform der Quellensteuer in Kürze
Per 1. Januar 2021 ist das neue Gesetz über die Quellenbesteuerung in Kraft getreten und hat erstmals ab März 2022 eine Auswirkung für alle die ab März 2022 eine Änderung in ihrer Quellensteuer beantragen möchten. Die Änderungen sind zwar moderat aber haben trotzdem einen Einfluss auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Bei den Arbeitgebern kann es zu Umstellungen im Lohnabrechnungssystem führen. Zudem müssen in Zukunft zusätzliche Informationen von den an der Quelle besteuerten Mitarbeitenden eingeholt werden, was einen Mehraufwand für die Arbeitgeber bedeutet.
Was klar verändert wurde ist der Abrechnungskanton. Die Arbeitgeber müssen die Quellensteuern künftig zwingend mit den zuständigen Kantonen abrechnen. Die Abrechnung der quellenbesteuerten Arbeitnehmenden am Sitzkanton des Arbeitgebers ist nicht mehr gestattet.
Die Tarife bleiben zwar mehr oder weniger unangetastet, allerdings fallen die Tarife D und O weg. Der Tarif D ist der reduzierte Tarif für die Nebenerwerbs- oder Ersatzeinkünfte. Der Tarif O ist der reduzierte Tarif für die Nebenerwerbs- oder Ersatzeinkünfte, allerdings für deutsche Grenzgänger.
Eine weitere Anpassung wurde bei der Abrechnung der Teilzeitangestellten gemacht. Bisher wurden diese mit dem Tarif D abgerechnet. Neu ist nicht nur der ordentliche Tarif, z.B. A, B oder C, sondern auch das satzbestimmende Monatseinkommen zu eruieren. Dies bedeutet für den Arbeitgeber wiederum mehr Aufwand da die Absprache mit den Teilzeitangestellten grösser wird um die nötigen Informationen einzuholen.
Ebenso wurde die faktische Arbeitgeberschaft eingeführt. Hier geht es darum, dass bei konzerninternen Entsendungen geprüft wird ob ein faktischer Arbeitgeber vorliegt. Aufgrund dieser neuen Regelung werden einige Arbeitgeber ohne dass sie es sich bisher bewusst waren, Quellensteuer abführen müssen.
Als letzter wesentlicher Punkt ist es sinnvoll, dass eine Überprüfung allfällig vorhandener Steuerabkommen (sog. Rulings) zwischen Arbeitgeber und der Steuerbehörde vorgenommen wird. Dieses Steuerabkommen werden Rulings genannt. Gibt es solche, verlieren sämtliche Steuervereinbarungen die den Anpassungen gemäss der Quellensteuerrevision widersprechen ihre Wirkung.
Hintergrund für die Revision der Quellensteuerverordnung waren diverse Bundesgerichtsentscheide und Urteile des Europäischen Gerichtshofs. Die beiden kamen zum Schluss, dass das Schweizer System der Quellensteuer nicht mehr kompatibel mit dem Personenfreizügigkeitsabkommen zwischen der EU und der Schweiz ist. So war das Ziel der Reform, dass alle Personen welche in der Schweiz ansässig sind gleich behandelt werden, egal ob sie an der Quelle besteuert sind oder nicht.
Autor: Tanja Biel