Bei vielen Arbeitsverhältnissen steht die Mobilität im Vordergrund und es werden Fahrzeuge eingesetzt. Dabei kommt es einerseits vor, dass der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug verwendet und ihm die Auslagen nachher entschädigt werden oder aber es werden Fahrzeuge, die im Eigentum des Arbeitgebers stehen oder von diesem gemietet oder geleast werden eingesetzt, die sog. Geschäftsfahrzeuge. Verbreitet ist, dass den Arbeitnehmern erlaubt ist, das Geschäftsfahrzeug auch privat zu benutzen.
Dabei sind verschiedene Modelle in Bezug auf die Nutzungsmöglichkeiten von Geschäftsautos in der Praxis verbreitet:
- Die Arbeitnehmer dürfen das Geschäftsauto für den Arbeitsweg nutzen, eine weitere private Nutzung ist untersagt.
- Die Arbeitnehmer dürften das Geschäftsauto auch privat nutzen, wobei die privat gefahrenen Kilometer jeweils separat zu entschädigen sind. Dabei ist aber unabdingbar, dass die Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen und die privat gefahrenen Kilometer festhalten.
- Die Arbeitnehmer dürften das Geschäftsauto auch privat nutzen und entschädigen die Nutzung pauschal, in der Regel zu einem nicht kostendeckenden Anteil.
- Den Arbeitnehmern steht der Geschäftswagen auch privat zur Verfügung, wobei keine oder lediglich geringe Kosten wie beispielsweise die Benzinkosten übernommen werden müssen.
- Ein Fahrzeug steht mehreren oder allen Mitarbeitern zur Verfügung, sog. Poolfahrzeuge. Poolfahrzeuge sind in der Regel am üblichen Arbeitsort stationiert und können für Kundenbesuche von allen Mitarbeitenden benutzt werden. Auch hier ist zu regeln, ob auch die private Nutzung zulässig sein soll.
Die geltenden Regelungen werden nicht selten in sog. Car Policies festgehalten. Sofern nichts geregelt wird und auch keine Weisung existiert gilt, dass wenn ein Arbeitnehmer das Geschäftsauto auch privat benutzen darf, dass dies aber auf seine Kosten geht.
Das Auto als Lohnbestandteil
Hat der Arbeitnehmer das Recht ein Auto auch privat zu benützen, so darf er dieses – unter Vorbehalt einer anders lautenden Regelung im Arbeitsvertrag auch nach der Kündigung des Arbeitsverhältnisses, bis zum Ende der Kündigungsfrist tun. Erst am Ende der Kündigungsfrist muss das Fahrzeug zurückgegeben werden. Das Gleiche gilt grundsätzlich, wenn der Arbeitnehmer nach erfolgter Kündigung durch den Arbeitgeber freigestellt wird. Sofern es dem Arbeitnehmer vorher erlaubt war, das Geschäftsauto privat zu benützen, hat das Fahrzeug Naturallohncharakter. Wird das Geschäftsauto dem Freigestellten weggenommen, so hat er Anspruch auf eine Entschädigung, die dem Wert des entfallenden Gebrauchs zu privaten Zwecken entspricht. Eine solche Entschädigungspflicht entsteht auch, wenn einem Arbeitnehmer zu Unrecht fristlos gekündigt wird. Auch in diesem Fall entsteht dem Arbeitnehmer dadurch, dass ihm das Fahrzeug nicht mehr zur Verfügung steht, ein Ausfall, der durch den Arbeitgeber zu entschädigen ist.
GPS-Überwachung der Geschäftsfahrzeuge
Überwachungen der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber dürfen nur in engen Grenzen erfolgen. Gemäss Arbeitsgesetz ganz verboten ist der Einsatz von Kontrollsystemen, welche ausschliesslich das Verhalten der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz überwachen sollen. Ist im Geschäftsauto ein sogenanntes Global Positioning System (GPS) eingebaut, so kann der Arbeitgeber jeden zurückgelegten Kilometer seiner angestellten überprüfen und weiss genau, wo sie sich befinden. Die öffentlichrechtliche Abteilung des Bundesgerichts sieht im Einsatz von GPS-Geräten – ein Unternehmen überwachte die Geschäftsfahrzeuge seiner Aussendienstmitarbeiter mittels GPS – keinen Verstoss gegen das Überwachungs- und Kontrollverbot des Arbeitsgesetzes. Soweit solche Systeme aus Sicherheits-, Arbeitsplanungs- oder Arbeitsorganisationsgründen verwendet werden oder wenn es darum geht, die Arbeitszeiten von Mitarbeitern zu kontrollieren und Missbräuche zu beseitigen, ist der Einsatz solcher Systeme gemäss dem ergangenen Bundesgerichtsentscheid zulässig, wobei es sich nicht um eine totale Überwachung in Echtzeit handelt. Unzulässig wäre demgegenüber die GPS-Überwachung, wenn die Mitarbeiter das Geschäftsauto auch für private Fahrten verwenden dürften. Die Freizeit darf durch den Arbeitgeber nicht überwacht werden. Es kann also gesagt werden, dass der Einsatz von GPS – Geräten nur für die sporadische Kontrolle der Arbeitszeit oder zur Verhinderung von Missbräuchen eingesetzt werden darf. In jedem Fall sind die Mitarbeiter über die Überwachung zu informieren und es ist ihnen mitzuteilen, weshalb die Überwachung erfolgt.
Steuern
Arbeitnehmer, denen ein Geschäftsfahrzeug kostenlos zur Verfügung gestellt wird, das die Arbeitnehmer auch privat nutzen dürfen, haben für die private Nutzung einen Privatanteil als Einkommen zu versteuern. Dieser beträgt 9.6% des Kaufpreises (exkl. Mehrwertsteuer) des Fahrzeuges pro Jahr, mindestens aber 1’800 Franken. Den Privatanteil hat der Arbeitgeber im Lohnausweis zu deklarieren.
Muss der Arbeitnehmer die Benutzung zwar entschädigen, aber lediglich reduziert, ist der zu versteuernde Betrag im Einzelfall zu bestimmen.
Benützer von Poolfahrzeugen haben keinen Privatanteil für die Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs zu versteuern, sofern sie die Fahrzeuge nur geschäftlich nutzen. Stehen die Poolfahrzeuge auch privat zur Verfügung, so ist ein Fahrtenbuch zu führen und sind dem Mitarbeitenden die privaten Fahrten zum Ansatz von 70 Rappen pro Kilometer in Rechnung zu stellen.
Autoren: Nicolas Facincani / Reto Sutter