Vergütung von Spesen und Auslagen

Gerade im Zusammenhang mit dem immer mehr verbreiteten Homeoffice stellt sich die Frage, welche Auslagen einem Arbeitnehmer zu ersetzen sind, die bei ihm anfallen. Grundsätzlich gilt vollständiger Spesenersatz, wobei auch Pauschallösungen zulässig sind.

Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen (Spesen) zu ersetzen, bei Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten auch die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen. Durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag kann als Auslagenersatz eine feste Entschädigung, wie namentlich ein Taggeld oder eine pauschale Wochen- oder Monatsvergütung festgesetzt werden, durch die jedoch alle notwendig entstehenden Auslagen gedeckt werden müssen. Hingegen ist es unzulässig, die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise durch den Arbeitnehmer tragen zu lassen. Diese Regelung gilt auch für das Homeoffice; auch hier hat der Arbeitgeber alle anfallenden Kosten zu tragen, etwa für Strom, Internet, Telefon etc.

Verpflegungskosten

Auslagen für den persönlichen Unterhalt sind vom Arbeitgeber grundsätzlich nicht zu ersetzen. Darunter werden die Auslagen für die (gewöhnliche Kleidung), Wohnung, Verpflegung, Einlösen eines Führerausweises verstanden. Die Regelung in Bezug auf die Kosten der Verpflegung ist somit einigermassen klar. Im Grundsatz gilt: Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf Ersatz derjenigen, Verpflegungskosten sind durch den Arbeitnehmer selbst zu tragen.

Ausnahme: Kostenersatz der Verpflegung

Es gibt verschiedene Situationen, in welchen der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Kosten der Verpflegung zu übernehmen.

Überstunden: Zum einen ist dies in Situationen der Fall, in welchen Überstunden geleistet werden. Als Überstundenarbeit gilt diejenige Arbeit, die über die im Einzelarbeits-, Normal– oder Gesamtarbeitsvertrag vereinbarte, im Betrieb geltende oder in der Branche übliche Stundenzahl hinaus geleistet wird. Sie sind zu leisten, soweit sie sich als notwendig erweisen, der Arbeitnehmer sie zu leisten vermag und ihm dieser Zusatzaufwand nach Treu und Glauben zugemutet werden kann. Werden durch die Leistung von Überstunden zusätzliche Mahlzeiten notwendig, sind die entsprechenden Kosten zu ersetzen.

Auswärtiger Arbeitsort: Der Grundsatz, dass die Verpflegungskosten nicht zu ersetzen sind, gilt nur, wenn die Arbeit am gewöhnlichen Arbeitsort geleistet wird. Entstehen die Verpflegungskosten durch einen auswärtigen Arbeitseinsatz, so sind diese zu ersetzen. Das mag widersprüchlich erscheinen: Nur, weil der Arbeitnehmer an einem Tag nicht in Zürich, sondern in Winterthur arbeiten muss, sind die Verpflegungskosten zu ersetzen, obwohl der Arbeitnehmer auch in Zürich hätte essen müssen. Mit anderen Worten: Nur die Tatsache, dass an einem anderen Ort gearbeitet wird, ist im Grunde genommen nicht kausal für das Anfallen der Verpflegungskosten. Diese wären ohnehin entstanden. Dennoch: das Gesetz sieht die Übernahme der Verpflegungskosten im Falles des auswärtigen Arbeitsortes explizit vor. Dabei spielt keine Rolle, ob die auswärtigen Arbeitseinsätze ständig oder nur vorübergehend stattfinden.

Zu prüfen ist aber jeweils in einem ersten Schritt, ob überhaupt ein auswärtiger Arbeitsort vorliegt. Ein auswärtiger Arbeitsort liegt vor, wenn die Arbeitsleistung weder am Ort der gewöhnlichen Arbeitsstätte noch am Wohnort des Arbeitnehmers erfolgt. Hat es am gewöhnlichen Arbeitsort keine Verpflegungsmöglichkeit, so darf aber noch nicht von einem auswärtigen Verpflegungsort ausgegangen werden.

Repräsentationsspesen: Eine Ausnahme vom Grundsatz der Nichtübernahme der Verpflegungskosten gilt etwa auch im Falle von Essenkosten, wenn diese im Zusammenhang mit der notwendigen Repräsentation des Arbeitgebers erfolgen. In einem solchen Fall liegen – sofern das Essen geboten erscheint – notwendige Geschäftsauslagen vor, welche vom Arbeitgeber zu ersetzen sind. Besonders in solchen Fällen empfehlen sich präzise Weisungen, will man im Nachhinein nicht über die Notwendigkeit bestimmter Bestandteile der Rechnung (wie etwa die Frage, ob die Auswahl eines Weines in einem bestimmten Weinsegment gerechtfertigt war) diskutieren müssen.

Nachweis von Spesen – auch bei Kreditkarten

Der Arbeitnehmer hat die Spesen nach Umfang und Notwendigkeit detailliert nachzuweisen. Der Arbeitnehmer hat die Notwendigkeit wie auch die Höhe der einzelnen Auslagen zu spezifizieren und zu beweisen. Diese Pflicht trifft den Arbeitnehmer deshalb, weil er allein wissen kann, welche Auslagen tatsächlich entstanden sind. Die Abrechnungspflicht umfasst auch die Vorlage von Belegen.

Häufig sieht man in der Praxis, dass Auslagen über eine Geschäftskreditkarte (die so genannte Corporate Card) bezahlt werden müssen. Dann müssen dem Arbeitnehmer keine Kosten vergütet oder Vorschüsse entrichtet werden, sondern es wird, trotz Buchung durch den Arbeitnehmer, erreicht, dass die Rechnungen direkt vom Arbeitgeber bezahlt werden. So kann das Risiko eines Spesenbetrugs durch den Arbeitnehmer weiter reduziert werden.

Auch im Falle des Einsatzes einer Corporate Card gilt – vorbehältlich einer anderweitigen Regelung – die Nachweis- bzw. die Belegpflicht. Bei fehlenden Belegen und Spezifikationen kann der Arbeitgeber verlangen, dass die die Beträge entsprechend den Bezügen vom Arbeitnehmer zurückzuerstatten sind.

Verjährung von Spesen

Nicht restlos geklärt ist die Frage, ob Spesen nach 5 oder nach 10 Jahren verjähren. Eine höchstrichterliche Entscheidung zur Frage der Verjährung von Spesen unter dem OR fehlt. Im neusten Entscheid hat sich das Kantonsgericht Wallis für die 5-jährige Verjährungsfrist entschieden. Dies wurde insbesondere damit begründet, dass die Spesen sowohl eng mit der geleisteten Arbeit wie auch mit dem Lohn in Zusammenhang stünden und somit innert 5 Jahren verjähren würden. Dieser Ansicht folgen vor allem die Gerichte in der Deutschschweiz.

Ersatz der Aufwendungen für das Geschäftsfahrzeug – gesetzliche Regelung

Die gesetzliche Reglung ist zweigeteilt.

Benützt der Arbeitnehmer im Einverständnis mit dem Arbeitgeber für seine Arbeit ein von diesem oder ein von ihm selbst gestelltes Motorfahrzeug, so sind ihm die üblichen Aufwendungen für dessen Betrieb und Unterhalt nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu vergüten.

Stellt der Arbeitnehmer im Einverständnis mit dem Arbeitgeber selbst ein Motorfahrzeug, so sind ihm überdies die öffentlichen Abgaben für das Fahrzeug, die Prämien für die Haftpflichtversicherung und eine angemessene Entschädigung für die Abnützung des Fahrzeugs nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu vergüten.

Einverständnis des Arbeitgebers notwendig

Notwendige Voraussetzung für die Ansprüche des Arbeitnehmers ist, dass der Arbeitgeber mit der Verwendung des Motorfahrzeuges (ungeachtet ob das eigene oder nicht) einverstanden ist (eine explizite Weisung ist nicht notwendig), wobei dies auch implizit geschehen kann: Muss nämlich mit dem Einsatz des Fahrzeuges gerechnet werden und wird nichts Gegenteiliges angeordnet, kann vom Einverständnis des Arbeitgebers ausgegangen werden. So hat das Bundesgericht auch etwas bereits in BGE 79 II 207 gestützt auf das HRAG entschieden im Zusammenhang mit einem Darlehen, welches dem Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wurde und nach den Umständen anzunehmen war, das Fahrzeug würde nicht nur zum Privatgebrauch, sondern auch für Dienstfahrten verwendet.

Fehlt das Einverständnis des Arbeitgebers, können nur diejenigen Kosten als Auslagenersatz gefordert werden, welche bei weisungsgemässem Verhalten entstanden wären.

Umfang der Vergütung

Gemäss Gesetz sind die üblichen Aufwendungen zu verfügten. Darunter fallen etwa Benzin, Service, Bereifung, Reinigung etc. Auch die Kosten für die Garage fallen darunter, da diese die Lebensdauer des Fahrzeuges erhöhen.

Bei der Verwendung des eigenen Fahrzeuges des Arbeitnehmers sind zudem die die öffentlichen Abgaben für das Fahrzeug, die Prämien für die Haftpflichtversicherung und eine angemessene Entschädigung für die Abnützung des Fahrzeugs nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu vergüten. Diese Kosten sind proportional auf den Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufzuteilen, im Verhältnis des Gebrauches, d.h. grundsätzlich im Verhältnis der gefahrenen Kilometer.

Pauschale Abgeltung

Auch im Zusammenhang mit der Vergütung von Aufwendungen von Motorfahrzeugen ist es zulässig, die Entschädigung in der Form von Pauschalen ausrichten.

So sind etwa Kilometerentschädigungen denkbar und zulässig, wobei diese den effektiven Kosten entsprechen müssen. Auch eine Regelung, wonach der Lohn erhöht wird und die Entschädigung beinhaltet, dürfte zulässig sein.

Ersatz des privaten Generalabonnements?

Es stellt sich oft die Frage, welchen Kostenersatz ein Arbeitnehmer zugute hat, wenn er über ein privates Generalabonnement verfügt. Gerichtsentscheid liegen hierzu soweit ersichtlich nicht vor.

Hier wird in der Praxis vorgeschlagen, dass der Arbeitgeber jeweils verpflichtet sein soll, den Halbtaxtarif zu ersetzen. Dies erscheint sachgerecht. Es ist aber offen, ob diese Praxis auch vom Bundesgericht geschützt werden wird. Meines Erachtens sollte aber die Gesamtentschädigung, welche ein Arbeitnehmer für alle Fahrten zusammen erhält, den Betrag des GA nicht übersteigen.

Wird vom Arbeitgeber angeordnet, dass jeder Arbeitnehmer ein GA haben muss, sind die entsprechenden Kosten auch vom Arbeitgeber zu ersetzen.

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Autoren: Nicolas Facincani