Herausgabe des E-Mail-Postfachs nach der Kündigung: Wo liegen die Grenzen der Beweisführung?

Kann ein ehemaliger Arbeitnehmer von seiner Arbeitgeberin die Herausgabe sämtlicher E-Mails verlangen, um seine Ansprüche in einem arbeitsrechtlichen Prozess zu beweisen? Mit dieser Frage befasste sich das Genfer Kantonsgericht in einem Entscheid vom 25. September 2026 (ACJC/1749/2026). Besonders interessant ist dabei, dass die Arbeitnehmerin mit ihrem Editionsbegehren nicht erst nach möglichen Anspruchsgrundlagen suchen wollte. Sie hatte vielmehr bereits konkrete Tatsachen behauptet und wollte diese mittels E-Mails beweisen beziehungsweise die Behauptungen ihrer Arbeitgeberin widerlegen. Dennoch scheiterte ihr Begehren. Der Entscheid verdeutlicht, dass auch die Edition zur Beweisführung über bereits behauptete Tatsachen Grenzen hat.

Der Sachverhalt

Eine ehemalige Arbeitnehmerin führte gegen ihre frühere Arbeitgeberin einen arbeitsrechtlichen Prozess. Sie verlangte unter anderem eine Entschädigung für nicht bezogene freie Tage und machte geltend, ihre Kündigung sei missbräuchlich gewesen.

Im Rahmen des Verfahrens wollte sie auf die Korrespondenz ihres früheren geschäftlichen E-Mail-Kontos zurückgreifen. Sie beabsichtigte damit insbesondere, ihre beruflichen Leistungen und Tätigkeiten nachzuweisen. Ausserdem wollte sie verhindern, dass sich die gerichtliche Beurteilung ausschliesslich auf einzelne von der Arbeitgeberin eingereichte E-Mails stützte, die ihrer Auffassung nach aus dem Zusammenhang gerissen worden waren.

Bei ihrem Austritt hatte die Arbeitnehmerin keine E-Mails gesichert. Entsprechend standen ihr diese Unterlagen zur Beweisführung nicht mehr zur Verfügung.

Das Arbeitsgericht verpflichtete die Arbeitgeberin deshalb mit Verfügung vom 27. April 2026, das vollständige E-Mail-Postfach der Arbeitnehmerin für den Zeitraum vom 1. März 2023 bis zum 13. Februar 2024 auf einem USB-Stick einzureichen. Vertrauliche Informationen durften geschwärzt werden.

Die Arbeitgeberin erhob dagegen Beschwerde. Sie machte insbesondere geltend, dass die Herausgabe des gesamten Postfachs eine unzulässige Beweisausforschung darstelle und zahlreiche vertrauliche Informationen über andere Mitarbeitende sowie Geschäftsgeheimnisse betreffe.

Die Arbeitnehmerin wollte bereits behauptete Tatsachen beweisen

Besonders interessant ist der genaue Zweck des Editionsbegehrens. Dieser ergibt sich auch aus einem früheren Entscheid des Genfer Kantonsgerichts vom 20. Mai 2026 (ACJC/857/2026), mit welchem der Beschwerde gegen die Editionsverfügung die aufschiebende Wirkung erteilt worden war.

Die Arbeitnehmerin hatte ihr Editionsbegehren bereits in ihrer Replik gestellt und dabei auf konkrete Tatsachenbehauptungen Bezug genommen. Sie wollte unter anderem nachweisen, dass sie an der Einrichtung einer Software zur raschen Bestimmung der Quellensteuerpflicht mitgewirkt, die Sicherheit eines Servers verbessert und Verbesserungen bei der Kommunikation mit Versicherten im Bereich der beruflichen Vorsorge vorgenommen hatte. Weitere Behauptungen betrafen Probleme mit den Systemen der SUVA, der Quellensteuer und der AHV sowie krankheitsbedingte Abwesenheiten.

Darüber hinaus wollte die Arbeitnehmerin Gegenbeweis zu Behauptungen der Arbeitgeberin erbringen. Diese hatte geltend gemacht, die Arbeitnehmerin habe an mehreren bestimmten Tagen keine E-Mails versandt, obwohl sie üblicherweise zwischen zwei und fünfzehn Nachrichten pro Tag verschickt habe. Die verlangte Edition sollte somit einerseits den Beweis bereits behaupteter eigener Arbeitsleistungen ermöglichen und andererseits die Beweisführung der Arbeitgeberin entkräften.

Es ging folglich nicht primär darum, mittels Edition überhaupt erst Tatsachen oder Anspruchsgrundlagen zu ermitteln. Vielmehr wollte die Arbeitnehmerin bereits vorgetragene Tatsachen beweisen und Gegenbeweis führen. Diese Unterscheidung ist für das Verständnis des Entscheids wesentlich.

Der Entscheid des Genfer Kantonsgerichts

Das Genfer Kantonsgericht hiess die Beschwerde der Arbeitgeberin gut und hob die Editionsanordnung auf. Das Gericht stellte fest, dass die verlangte Herausgabe des vollständigen E-Mail-Postfachs über einen Zeitraum von mehr als elf Monaten weit über das hinausging, was zur Beurteilung der konkreten Streitfragen erforderlich war. Gegenstand des Verfahrens waren insbesondere die Anzahl bezogener freier Tage sowie die Frage, ob die Kündigung missbräuchlich gewesen war.

Die Arbeitnehmerin hatte als Verantwortliche des Lohnbüros eine administrative Funktion ausgeübt. Entsprechend war davon auszugehen, dass ihr Postfach zahlreiche geschäftliche Nachrichten enthielt, die keinen Zusammenhang mit diesen Streitfragen aufwiesen.

Nach Auffassung des Gerichts hätten die relevanten Tatsachen auch durch andere Beweismittel festgestellt werden können, beispielsweise durch Partei- und Zeugeneinvernahmen oder bereits eingereichte Dokumente. Zudem hätte die Arbeitnehmerin bestimmte E-Mails herausverlangen können, wie sie dies zunächst auch in ihrer Klage getan hatte.

Das Gericht betonte ausdrücklich, dass ein gezieltes Editionsbegehren, das sich auf einen bestimmten Zeitraum, konkrete Themen und bestimmte Korrespondenzpartner beschränkt hätte, zulässig gewesen wäre. Auch die Arbeitgeberin hatte erklärt, dass sie einem entsprechend eingegrenzten Begehren nachgekommen wäre.

Entscheidend war somit nicht, dass E-Mails als Beweismittel ungeeignet gewesen wären. Vielmehr stand der Umfang der verlangten Unterlagen ausser Verhältnis zu den Tatsachen, die damit bewiesen werden sollten.

Die rechtlichen Voraussetzungen eines Editionsbegehrens

Der Anspruch auf Beweisführung

Nach Art. 150 Abs. 1 ZPO bilden rechtserhebliche, streitige Tatsachen Gegenstand des Beweises. Gemäss Art. 152 Abs. 1 ZPO hat jede Partei das Recht, dass das Gericht die von ihr form- und fristgerecht angebotenen tauglichen Beweismittel abnimmt.

Dabei ist zwischen der Behauptung von Tatsachen und deren Beweis zu unterscheiden. Die Parteien müssen grundsätzlich zunächst die Tatsachen vorbringen, auf die sie ihre Ansprüche oder Einwendungen stützen. Erst anschliessend dient das Beweisverfahren dazu, die bestrittenen rechtserheblichen Tatsachen nachzuweisen.

Das Bundesgericht hat in BGE 144 III 67, E. 2.1, festgehalten, dass das Beweisverfahren nicht dazu dient, fehlende oder ungenügende Tatsachenbehauptungen zu ersetzen. Der Anspruch auf Beweisführung setzt vielmehr grundsätzlich voraus, dass entsprechende Tatsachenbehauptungen bereits vorliegen.

Diese Unterscheidung gilt auch für Editionsbegehren. Mit der Edition von Urkunden kann eine Partei den Beweis für behauptete Tatsachen erbringen. Sie darf das Editionsverfahren jedoch grundsätzlich nicht dazu verwenden, erst nach Tatsachen zu suchen, die sie anschliessend zur Begründung ihrer Ansprüche vorbringen könnte.

Die Editionspflicht nach Art. 160 ZPO

Gemäss Art. 160 Abs. 1 lit. b ZPO sind Parteien und Dritte grundsätzlich verpflichtet, bei der Beweiserhebung mitzuwirken und die verlangten Urkunden herauszugeben. Vorbehalten bleiben die gesetzlichen Ausnahmen und Verweigerungsrechte, insbesondere für bestimmte geschützte Informationen.

Der Begriff der Urkunde umfasst nach Art. 177 ZPO auch elektronische Dateien, soweit sie geeignet sind, rechtserhebliche Tatsachen zu beweisen. Geschäftliche E-Mails können deshalb grundsätzlich Gegenstand eines Editionsbegehrens sein.

Eine Editionspflicht setzt jedoch voraus, dass die verlangten Unterlagen hinreichend bestimmt bezeichnet werden und einen Bezug zu den rechtserheblichen Tatsachen aufweisen. Es genügt nicht, pauschal eine grosse Menge von Dokumenten zu verlangen, ohne deren Bedeutung für den konkreten Prozess ausreichend einzugrenzen.

Allerdings darf auch nicht verlangt werden, dass eine Partei jede einzelne Urkunde mit Datum, Titel oder sonstigen Einzelheiten bezeichnet. Gerade wenn sich die Unterlagen ausschliesslich im Besitz der Gegenpartei befinden, wird eine derart genaue Bezeichnung häufig nicht möglich sein.

In solchen Fällen kann eine Umschreibung anhand objektiver Kriterien genügen. Dazu gehören beispielsweise ein bestimmter Zeitraum, ein konkreter Geschäftsvorgang, bestimmte beteiligte Personen oder die inhaltliche Bezeichnung der gesuchten Korrespondenz.

Wann liegt eine unzulässige Fishing Expedition vor?

Eine sogenannte Fishing Expedition bezeichnet eine unzulässige Beweisausforschung. Dabei versucht eine Partei, durch die Herausgabe umfangreicher oder unbestimmt bezeichneter Unterlagen erst mögliche Beweismittel oder Tatsachen zu entdecken, ohne das Begehren hinreichend auf konkrete Beweisthemen einzugrenzen.

Das schweizerische Zivilprozessrecht kennt grundsätzlich keine allgemeine Discovery, wie sie in anderen Rechtsordnungen teilweise vorgesehen ist. Die Edition von Unterlagen ist vielmehr an die Voraussetzungen des schweizerischen Beweisrechts gebunden.

Das Bundesgericht hat im Urteil 4A_294/2020 vom 14. Juli 2021, E. 10.7.1, ausdrücklich festgehalten, dass nicht pauschal die gesamte Geschäftskorrespondenz oder sämtliche Geschäftsbücher herausverlangt werden können.

Auch im Urteil 4A_533/2025 vom 29. Juni 2026, E. 3.5.2, auf das sich das Genfer Kantonsgericht bezieht, wird das Verbot einer unbestimmten Suche nach Beweismitteln hervorgehoben.

Wichtig ist allerdings, dass nicht jede umfangreiche Edition eine unzulässige Fishing Expedition darstellt. Entscheidend ist, ob die verlangten Unterlagen hinreichend bestimmt sind und ob ein nachvollziehbarer Zusammenhang mit den zu beweisenden Tatsachen besteht.

Auch die Edition zum Beweis bereits behaupteter Tatsachen hat Grenzen

Gerade hierin liegt die besondere Bedeutung des Genfer Entscheids. Die Arbeitnehmerin hatte konkrete Tatsachen behauptet und wollte diese beweisen. Sie wollte also nicht lediglich mögliche Ansprüche oder Tatsachenbehauptungen entdecken.

Dennoch wurde das Editionsbegehren abgewiesen, weil sich die verlangte Herausgabe nicht ausreichend auf die konkreten Beweisthemen beschränkte. Die Edition des gesamten E-Mail-Postfachs hätte zwangsläufig zahlreiche Nachrichten erfasst, die für die Beurteilung der behaupteten Tatsachen nicht relevant waren.

Daraus folgt, dass ein Editionsbegehren nicht bereits deshalb zulässig ist, weil es sich auf bestimmte Tatsachenbehauptungen bezieht. Zusätzlich müssen Umfang und Gegenstand der verlangten Unterlagen in einem angemessenen Verhältnis zum konkreten Beweiszweck stehen.

Das Verbot der Fishing Expedition betrifft somit nicht nur die Beschaffung von Tatsachen, die noch gar nicht behauptet wurden. Auch ein Editionsbegehren zur Beweisführung über bereits behauptete Tatsachen kann unzulässig sein, wenn es zu unbestimmt oder unverhältnismässig weit gefasst ist.

Die Verhältnismässigkeit als eigenständige Grenze

Das Genfer Kantonsgericht stützte seine Beurteilung insbesondere auf Art. 150 und 160 ZPO und zog ergänzend den verfassungsrechtlichen Verhältnismässigkeitsgrundsatz nach Art. 5 Abs. 2 BV heran.

Das Gericht stellte fest, dass die Herausgabe sämtlicher E-Mails über einen Zeitraum von mehr als elf Monaten nicht erforderlich war, um die streitigen Tatsachen abzuklären. Es standen weniger einschneidende Möglichkeiten der Beweisführung zur Verfügung, insbesondere die Edition einzelner thematisch oder zeitlich eingegrenzter Nachrichten.

Dabei berücksichtigte das Gericht auch den erheblichen Aufwand, der mit der Sichtung und Herausgabe des vollständigen Postfachs verbunden gewesen wäre. Dieser Aufwand war angesichts der vergleichsweise begrenzten Beweisthemen nicht gerechtfertigt.

Der Entscheid zeigt deshalb, dass die Verhältnismässigkeit nicht erst bei der Frage des Schutzes vertraulicher Informationen relevant wird. Sie ist bereits bei der Bestimmung des zulässigen Umfangs einer Editionsanordnung zu berücksichtigen.

Genügt es, vertrauliche Informationen zu schwärzen?

Das erstinstanzliche Arbeitsgericht hatte der Arbeitgeberin gestattet, vertrauliche Informationen in den herauszugebenden E-Mails zu schwärzen. Dadurch sollten insbesondere Geschäftsgeheimnisse und Personendaten Dritter geschützt werden.

Nach Art. 156 ZPO hat das Gericht geeignete Massnahmen zu treffen, wenn die Beweisabnahme schutzwürdige Interessen einer Partei oder Dritter gefährdet. Schwärzungen können dabei ein geeignetes Mittel darstellen.

Das Genfer Kantonsgericht hielt jedoch fest, dass die Möglichkeit einer Schwärzung die unverhältnismässige Editionsanordnung nicht rechtfertigte. Bereits die Prüfung sämtlicher Nachrichten auf vertrauliche Informationen hätte angesichts der grossen Datenmenge einen erheblichen Aufwand verursacht.

Ausserdem hätte die Herausgabe des gesamten Postfachs trotz Schwärzungen das Risiko einer Offenlegung geschützter Informationen mit sich gebracht. Eine nachträgliche Sanktion bei einer unzulässigen Weitergabe hätte dieses Risiko nicht ausreichend beseitigen können.

Der Entscheid verdeutlicht damit, dass Schutzmassnahmen nach Art. 156 ZPO eine rechtmässige Beweisabnahme absichern können, eine in ihrem Umfang unzulässige Editionsanordnung aber nicht ohne Weiteres zu rechtfertigen vermögen.

Kann das Datenschutzgesetz einen weitergehenden Zugang ermöglichen?

Neben dem prozessualen Editionsanspruch stellt sich die Frage, ob ehemalige Arbeitnehmer gestützt auf das Datenschutzgesetz die Herausgabe von E-Mails verlangen können.

Nach Art. 25 DSG kann eine betroffene Person vom Verantwortlichen Auskunft darüber verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden. Der Anspruch besteht grundsätzlich auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Geschäftliche E-Mails können Personendaten eines Arbeitnehmers enthalten. Das gilt etwa für Nachrichten über seine Arbeitsleistung, sein Verhalten, seine Qualifikationen oder die Umstände einer Kündigung. Entscheidend ist der Bezug zur betreffenden Person und nicht allein der geschäftliche Charakter der Korrespondenz.

Allerdings ist der datenschutzrechtliche Auskunftsanspruch vom prozessualen Editionsanspruch zu unterscheiden. Während der erste insbesondere die Transparenz über die Bearbeitung eigener Personendaten gewährleisten soll, dient der zweite der Beweisführung über rechtserhebliche Tatsachen.

Das Datenschutzgesetz begründet deshalb nicht automatisch einen Anspruch auf eine vollständige Kopie des gesamten früheren Geschäftspostfachs.

Gemäss Art. 26 Abs. 1 lit. c DSG kann die Auskunft verweigert, eingeschränkt oder aufgeschoben werden, wenn das Gesuch offensichtlich unbegründet ist, insbesondere weil es einen datenschutzwidrigen Zweck verfolgt oder offensichtlich querulatorisch ist.

Das Bundesgericht hat sich wiederholt mit der Frage befasst, unter welchen Voraussetzungen ein datenschutzrechtliches Auskunftsgesuch rechtsmissbräuchlich sein kann, wenn damit Beweismittel für einen Zivilprozess beschafft werden sollen. Zu nennen sind insbesondere BGE 147 III 139, E. 1.7.2, BGE 141 III 119, E. 7.1.1, und BGE 138 III 425, E. 5.5.

Dabei gilt es zu differenzieren: Ein datenschutzrechtliches Auskunftsgesuch ist nicht schon deshalb rechtsmissbräuchlich, weil die betroffene Person die erhaltenen Informationen später auch in einem Gerichtsverfahren verwenden möchte. Problematisch ist hingegen ein Gesuch, das lediglich als Vorwand für eine unbestimmte Beweisausforschung dient.

Das Genfer Kantonsgericht setzte sich ebenfalls mit diesen datenschutzrechtlichen Überlegungen auseinander. Die konkrete Editionsanordnung hob es jedoch bereits wegen ihres unverhältnismässigen Umfangs nach den Bestimmungen der ZPO auf.

Aus dem Entscheid kann daher nicht abgeleitet werden, dass ein separates, auf die eigenen Personendaten gerichtetes Auskunftsgesuch der Arbeitnehmerin zwingend hätte abgewiesen werden müssen.

Bedeutung für die arbeitsrechtliche Praxis

In arbeitsrechtlichen Prozessen befinden sich wichtige Beweismittel häufig ausschliesslich im Herrschaftsbereich des Arbeitgebers. Dies gilt insbesondere für interne E-Mails, Leistungsbeurteilungen, Arbeitszeitaufzeichnungen und Korrespondenz zwischen Vorgesetzten und der Personalabteilung.

Gerade bei Streitigkeiten über missbräuchliche Kündigungen kann die interne Kommunikation wichtige Hinweise auf die tatsächlichen Kündigungsmotive liefern. Auch bei Auseinandersetzungen über Arbeitsleistungen, Ferien oder Überstunden können geschäftliche E-Mails von Bedeutung sein.

Für Arbeitnehmer bedeutet der Entscheid, dass sie ihre Editionsbegehren möglichst gezielt formulieren sollten. Sie müssen darlegen, welche konkreten Tatsachen mit den verlangten Dokumenten bewiesen werden sollen, und die gesuchten Unterlagen soweit möglich anhand objektiver Merkmale eingrenzen.

Das kann beispielsweise bedeuten, dass nicht sämtliche Nachrichten eines Jahres verlangt werden, sondern die E-Mail-Korrespondenz mit bestimmten Vorgesetzten während eines konkreten Zeitraums zu einer bezeichneten Konfliktsituation.

Für Arbeitgeber ergibt sich umgekehrt, dass ein umfassendes Editionsbegehren nicht vorbehaltlos akzeptiert werden muss. Sie können insbesondere einwenden, dass die verlangten Unterlagen keinen ausreichenden Bezug zu den streitigen Tatsachen aufweisen oder das Begehren unverhältnismässig weit gefasst ist.

Allerdings dürfen sich Arbeitgeber einer zulässigen Edition nicht pauschal mit dem Hinweis auf Vertraulichkeit oder Datenschutz entziehen. Bestehen schutzwürdige Interessen, ist vielmehr zu prüfen, ob diese durch geeignete Schutzmassnahmen gewahrt werden können.

Fazit

Der Entscheid des Genfer Kantonsgerichts vom 25. September 2026 zeigt, dass auch ein zur Beweisführung gestelltes Editionsbegehren nicht unbegrenzt zulässig ist.

Besonders bemerkenswert ist, dass die Arbeitnehmerin bereits konkrete Tatsachen behauptet hatte und die Edition zu deren Beweis beziehungsweise zum Gegenbeweis verlangte. Es ging somit nicht primär darum, durch die Herausgabe von Unterlagen erst die tatsächlichen Grundlagen ihrer Ansprüche zu ermitteln.

Das Begehren scheiterte vielmehr daran, dass die vollständige Herausgabe eines E-Mail-Postfachs über mehr als elf Monate weit über das hinausging, was zur Beweisführung hinsichtlich der streitigen Tatsachen erforderlich war.

Für die Praxis ist deshalb zwischen zwei Fragen zu unterscheiden: Wurden die Tatsachen, die bewiesen werden sollen, bereits hinreichend behauptet? Und sind die verlangten Unterlagen zur Beweisführung genügend bestimmt und verhältnismässig eingegrenzt? Erst wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, kommt eine entsprechende Editionsanordnung in Betracht.