Rückzahlung von Weiterbildungskosten: Interne Tabelle allein genügt nicht

Im Entscheid ZVE.2025.47 vom 30. Januar 2026 hatte sich das Obergericht des Kantons Aargau mit der Rückzahlung von Weiterbildungskosten und der Verrechnung solcher Ansprüche mit Lohnforderungen zu befassen. Im Zentrum stand die Frage, ob eine Arbeitgeberin nach der Kündigung des Arbeitnehmers CHF 40’000 für eine «betriebliche Weiterbildung» zurückfordern durfte.

Der Entscheid ist für die Praxis bedeutsam: Selbst wenn eine Rückzahlungsvereinbarung dem Grundsatz nach zulässig sein kann, muss die Arbeitgeberin die tatsächlich angefallenen Weiterbildungskosten konkret behaupten und beweisen können. Eine interne Tabelle mit geschätzten oder pauschal zusammengestellten Kostenpositionen genügt nach Bestreitung durch den Arbeitnehmer nicht.

Sachverhalt

Der Arbeitnehmer war ab 1. Oktober 2019 bei der Arbeitgeberin als Produktionsassistent angestellt. Während der ersten zwei Jahre nahm er an einer «betrieblichen Weiterbildung» teil. Gemäss Arbeitsvertrag sollten die Kosten zunächst von der Arbeitgeberin übernommen werden. Der Arbeitnehmer verpflichtete sich jedoch zur Rückzahlung, falls er innert zwei Jahren nach Abschluss der Weiterbildung kündigen sollte.

Mit Schreiben vom 31. Januar 2022 kündigte der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis per Ende April 2022. Kurz darauf verlangte die Arbeitgeberin CHF 40’000 an Weiterbildungskosten zurück. Einen Teilbetrag von CHF 17’394.85 verrechnete sie mit den Lohnansprüchen des Arbeitnehmers für die Monate Februar bis Mai 2022. Den Restbetrag von CHF 22’605.15 machte sie widerklageweise geltend.

Der Arbeitnehmer klagte auf Auszahlung des zurückbehaltenen Lohnes. Zusätzlich verlangte er eine Kopie seines Personaldossiers.

Rechtliche Ausgangslage bei Weiterbildungskosten

Nach Art. 327a OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle Auslagen zu ersetzen, die durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehen. Abreden, wonach der Arbeitnehmer solche notwendigen Auslagen ganz oder teilweise selbst tragen soll, sind nichtig.

Für Aus- und Weiterbildungskosten bedeutet dies: Kosten, die der Einarbeitung, der Vorbereitung auf eine konkrete Aufgabe oder einer vom Arbeitgeber angeordneten Weiterbildung dienen, sind grundsätzlich vom Arbeitgeber zu tragen. Sie liegen in erster Linie im Interesse des Arbeitgebers, weil sie den Arbeitnehmer befähigen, die geschuldete Arbeit überhaupt oder besser auszuführen.

Anders kann es bei einer allgemeinen Weiterbildung sein. Eine solche vermittelt dem Arbeitnehmer Kenntnisse oder Fähigkeiten, die er auch bei anderen Arbeitgebern verwerten kann. Übernimmt der Arbeitgeber solche Kosten freiwillig, kann er die Kostenübernahme grundsätzlich mit einer Rückzahlungsverpflichtung verbinden, etwa für den Fall, dass der Arbeitnehmer kurz nach Abschluss der Weiterbildung kündigt.

Eine solche Rückzahlungspflicht hat aber Grenzen. Sie darf insbesondere nur Leistungen erfassen, welche die Arbeitgeberin tatsächlich erbracht hat. Geht der Rückzahlungsbetrag über die tatsächlich getragenen Kosten hinaus, erhält die Klausel Strafcharakter und kann die Kündigungsfreiheit des Arbeitnehmers unzulässig einschränken.

Entscheid des Obergerichts

Die Vorinstanz hatte angenommen, die Weiterbildung sei vom Arbeitgeber veranlasst bzw. für die Stelle notwendig gewesen. Deshalb seien die Kosten nach Art. 327a OR von der Arbeitgeberin zu tragen; die Rückzahlungsvereinbarung sei nichtig.

Das Obergericht liess diese Frage offen. Es musste also nicht abschliessend entscheiden, ob es sich um eine eigentliche Einarbeitung, um eine angeordnete Weiterbildung oder um eine allgemeine Weiterbildung handelte. Entscheidend war ein anderer Punkt: Die Arbeitgeberin konnte die angeblichen Weiterbildungskosten von CHF 40’000 nicht genügend substanziieren und nicht beweisen.

Die Arbeitgeberin hatte zwar eine tabellarische Aufstellung vorgelegt. Darin wurden verschiedene Module, Referentenkosten, Schulungsmaterial, Räumlichkeiten, unproduktive Arbeitszeit, Korrekturbesprechungen sowie externe Seminare aufgeführt. Insgesamt ergab die Tabelle CHF 40’052, gerundet auf CHF 40’000.

Nach Auffassung des Obergerichts genügte diese Aufstellung nach der Bestreitung durch den Arbeitnehmer nicht mehr. Zwar enthielt die Tabelle verschiedene Kostenpositionen und liess den geltend gemachten Gesamtbetrag rechnerisch erkennen. Die Arbeitgeberin hätte ihre Positionen nach der Bestreitung jedoch in Einzeltatsachen so darlegen müssen, dass darüber Beweis hätte abgenommen werden können.

Es fehlten insbesondere konkrete Angaben dazu,

• wer neben einer genannten Person als Referent tätig war;
• welches Honorar oder welcher Lohn den Referenten tatsächlich bezahlt wurde;
• wie viel Zeit der Arbeitnehmer und die Referenten tatsächlich aufwendeten;
• welche Räumlichkeiten zu welchen Kosten verwendet wurden;
• wie die Kosten auf die Schulungsteilnehmer verteilt wurden;
• welche konkreten Kosten bei den externen Seminaren für Unterkunft, Verpflegung, Miete oder weitere Positionen anfielen.

Hinzu kam, dass die Arbeitgeberin selbst ausführte, gewisse Aufwände seien bloss geschätzt worden. Damit war gerade nicht erstellt, welche Kosten tatsächlich angefallen waren. Auch Belege, Buchungsunterlagen oder Rechnungen fehlten. Die Tabelle enthielt zwar Zahlen, zeigte aber nicht, wie diese hergeleitet wurden.

Das Obergericht hielt deshalb fest, es sei unklar, ob der Arbeitgeberin überhaupt und gegebenenfalls welche Weiterbildungskosten angefallen seien. Damit war nicht erstellt, dass der vereinbarte Rückzahlungsbetrag von CHF 40’000 durch tatsächlich angefallene Weiterbildungskosten gedeckt war. Der Arbeitnehmer musste die Kosten daher nicht zurückerstatten. Die Arbeitgeberin durfte auch nicht mit den Lohnansprüchen verrechnen.

Bedeutung für die Praxis

Der Entscheid zeigt, dass Rückzahlungsklauseln für Weiterbildungskosten sorgfältig vorbereitet und dokumentiert werden müssen. Eine Arbeitgeberin, die später Rückzahlung verlangt, muss nicht nur eine klare vertragliche Grundlage vorweisen können. Sie muss auch nachweisen können, welche Kosten ihr tatsächlich entstanden sind.

Praktisch bedeutet dies:

• Die Rückzahlungsvereinbarung sollte vor Beginn der Weiterbildung abgeschlossen werden.
• Die Weiterbildungskosten sollten konkret bezeichnet werden.
• Pauschalen oder gerundete Beträge sind heikel, wenn sie nicht auf tatsächlich belegten Kosten beruhen.
• Interne Kosten, insbesondere Lohnkosten von Referenten oder unproduktive Arbeitszeit, sollten nachvollziehbar berechnet und dokumentiert werden.
• Externe Kosten sollten mit Rechnungen, Quittungen oder Buchungsbelegen belegt werden können.
• Firmenspezifische Einarbeitungsanteile sollten von allgemein verwertbaren Weiterbildungsteilen getrennt werden.
• Die Rückzahlungspflicht sollte zeitlich begrenzt und in der Regel degressiv ausgestaltet werden.

Der Entscheid erinnert daran, dass eine Rückzahlungsklausel nicht als pauschale Bindungs- oder Strafklausel dienen darf. Rückforderbar sind höchstens tatsächlich erbrachte Leistungen der Arbeitgeberin, soweit die Rückzahlungsvereinbarung überhaupt zulässig ist.

Nebenaspekt: Personaldossier-Auskunft

Neben der Rückzahlung der Weiterbildungskosten behandelte das Obergericht auch das Begehren des Arbeitnehmers um Herausgabe einer Kopie seines Personaldossiers.

Das Obergericht bestätigte zunächst, dass ein solches Begehren arbeitsrechtlichen Charakter haben kann, wenn das Personaldossier im Rahmen des Arbeitsverhältnisses angelegt und bearbeitet wurde. Das Arbeitsgericht war daher grundsätzlich zuständig.

Im konkreten Fall wurde das Begehren dennoch abgewiesen. Entscheidend war, dass im Verfahren als zugestanden galt, der Arbeitnehmer verlange die Kopie des Personaldossiers einzig zur Beweismittelbeschaffung. Wird ein datenschutzrechtliches Auskunftsrecht ausschliesslich zu einem solchen prozessualen Zweck eingesetzt, kann dies rechtsmissbräuchlich sein.

Nicht ausgeschlossen ist damit aber ein Auskunftsbegehren, das auch einem datenschutzrechtlich legitimen Zweck dient. Der Entscheid betrifft somit nicht jedes Auskunftsbegehren während eines laufenden arbeitsrechtlichen Verfahrens, sondern die besondere Konstellation eines ausschliesslich prozessual motivierten «Fishing».

Fazit

Der Entscheid ist vor allem wegen der Weiterbildungskosten praxisrelevant. Arbeitgeberinnen sollten Rückzahlungsklauseln nicht nur sauber formulieren, sondern die tatsächlichen Kosten von Anfang an beweisbar dokumentieren. Wer später nur eine interne Tabelle ohne Herleitung und Belege vorlegen kann, riskiert, dass die Rückforderung vollständig scheitert.

Für Arbeitnehmer zeigt der Entscheid umgekehrt, dass sich eine genaue Prüfung lohnt. Selbst bei unterschriebener Rückzahlungsvereinbarung ist nicht automatisch geschuldet, was der Arbeitgeber verlangt. Entscheidend bleibt, ob die Rückzahlungsklausel zulässig ist und ob die geltend gemachten Kosten tatsächlich angefallen und bewiesen sind.

Der Nebenaspekt des Personaldossiers bestätigt zudem eine wichtige Grenze des datenschutzrechtlichen Auskunftsrechts: Es darf nicht ausschliesslich dazu eingesetzt werden, die Gegenpartei auszuforschen oder Beweismittel für einen Zivilprozess zu beschaffen.