Kaffee am Arbeitsplatz: Wer zahlt – und zählt die Kaffeepause als Arbeitszeit?

Für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gehört der Kaffee zum Arbeitstag wie der Computer oder das Telefon. Daraus folgt allerdings noch nicht, dass auch ein rechtlicher Anspruch auf Espresso, Cappuccino oder eine Kaffeepause besteht.

Rund um den Kaffee am Arbeitsplatz stellen sich überraschend viele arbeitsrechtliche Fragen: Muss der Arbeitgeber Kaffee zur Verfügung stellen? Darf er dafür Geld verlangen? Gibt es einen Anspruch auf Kaffeepausen, und zählen diese als Arbeitszeit? Darf der Arbeitgeber die Kaffeetasse auf dem Schreibtisch oder die mitgebrachte Espressomaschine verbieten? Wie steht es im Homeoffice? Und wer haftet, wenn die Tasse auf dem Firmenlaptop landet?

Vorbemerkung: Welche Regeln gelten?

Die nachfolgenden Ausführungen stützen sich teils auf das Obligationenrecht (OR), teils auf das Arbeitsgesetz (ArG) und dessen Verordnungen. Dabei ist zu beachten, dass das Arbeitsgesetz nicht auf sämtliche Arbeitsverhältnisse und Arbeitnehmerkategorien anwendbar ist. Hinzu kommen allfällige Gesamtarbeitsverträge, Personalreglemente und einzelvertragliche Regelungen, die weitergehende Ansprüche vorsehen können.

Muss der Arbeitgeber Kaffee zur Verfügung stellen?

Ein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf Kaffee am Arbeitsplatz besteht nicht. Der Arbeitgeber ist weder verpflichtet, eine Kaffeemaschine aufzustellen, noch Kaffee kostenlos abzugeben.

Anders sieht es beim Trinkwasser aus. Nach Art. 35 der Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz (ArGV 3) muss in der Nähe der Arbeitsplätze Trinkwasser zur Verfügung stehen. Soweit es die Arbeit erfordert, sollen zudem andere alkoholfreie Getränke erhältlich sein. Unter erschwerten Arbeitsbedingungen können solche Getränke kostenlos abzugeben sein.

Für einen gewöhnlichen Büroarbeitsplatz ergibt sich daraus jedoch kein Anspruch auf kostenlosen Kaffee.

Eine gewisse Infrastruktur schuldet der Arbeitgeber allerdings auch hier: Nach Art. 33 f. ArGV 3 sind unter bestimmten Voraussetzungen Ess- und Aufenthaltsräume ausserhalb der Arbeitsräume zur Verfügung zu stellen, namentlich wenn Mahlzeiten im Betrieb eingenommen werden. Wer keinen Kaffee schuldet, schuldet also unter Umständen trotzdem den Raum, in dem man ihn trinken kann.

Wenn Gratiskaffee vertraglich zugesichert ist

Etwas anderes gilt, wenn die kostenlose Abgabe von Kaffee arbeitsvertraglich verbindlich zugesichert wurde oder Bestandteil eines verbindlichen Personalreglements ist.

Eine solche vertraglich geschuldete Leistung kann der Arbeitgeber grundsätzlich nicht einseitig entziehen. Soll sie aufgehoben werden und stimmt der Arbeitnehmer einer Vertragsänderung nicht zu, kann gegebenenfalls eine Änderungskündigung unter Einhaltung der Kündigungsfrist erforderlich sein.

Bei einer langjährigen Praxis stellen sich im Einzelfall Fragen nach einem stillschweigend entstandenen vertraglichen Anspruch. Allein aus dem Umstand, dass der Arbeitgeber während längerer Zeit freiwillig kostenlosen Kaffee angeboten hat, folgt aber nicht ohne Weiteres, dass diese Leistung für alle Zukunft geschuldet ist. Wer eine solche Bindung vermeiden will, weist die Freiwilligkeit und Widerrufbarkeit der Leistung am besten ausdrücklich aus.

Darf der Arbeitgeber für den Kaffee Geld verlangen?

Wer nicht verpflichtet ist, Kaffee kostenlos zur Verfügung zu stellen, darf für tatsächlich bezogenen Kaffee grundsätzlich auch einen Preis verlangen. Denkbar sind etwa die Bezahlung pro Bezug oder eine Beteiligung an einer Kaffeekasse.

Eine wichtige Grenze ergibt sich allerdings aus Art. 323b Abs. 3 OR, dem sogenannten Truckverbot. Danach sind Abreden über die Verwendung des Lohnes im Interesse des Arbeitgebers nichtig.

Das Bundesgericht hat entschieden, dass ein Arbeitnehmer nicht verpflichtet werden darf, einen Teil seines Geldlohnes für Waren oder Dienstleistungen des Arbeitgebers auszugeben. Der betreffende Entscheid betraf zwar Mahlzeiten; der darin festgehaltene Grundsatz lässt sich aber auch auf Kaffee übertragen.

Der Arbeitgeber darf seinen Mitarbeitenden somit Kaffee verkaufen. Diese müssen aber frei entscheiden können, ob sie den Kaffee beziehen wollen. Eine obligatorische monatliche Kaffeepauschale, die unabhängig vom tatsächlichen und freiwilligen Bezug erhoben wird, wäre deshalb rechtlich problematisch – erst recht, wenn sie direkt vom Lohn abgezogen wird.

Anders ist die Situation, wenn Mitarbeitende Kaffee tatsächlich und freiwillig beziehen. Solche Leistungen dürfen grundsätzlich in Rechnung gestellt werden.

Unproblematisch ist im Übrigen die verbreitete Kaffeekasse, die von den Mitarbeitenden selbst geführt und gespeist wird. Hier fehlt es bereits an einer Abrede mit dem Arbeitgeber über die Verwendung des Lohnes. Entscheidend ist allerdings, dass die Teilnahme tatsächlich freiwillig bleibt.

Gibt es einen Anspruch auf Kaffeepausen?

Einen besonderen gesetzlichen Anspruch auf eine Kaffeepause gibt es nicht. Es gelten vielmehr die allgemeinen Pausenvorschriften des Arbeitsgesetzes.

Nach Art. 15 ArG ist die Arbeit mindestens wie folgt zu unterbrechen:

bei mehr als 5½ Stunden Arbeitszeit: 15 Minuten;
bei mehr als 7 Stunden Arbeitszeit: 30 Minuten;
bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit: 60 Minuten.

Nach Art. 18 ArGV 1 sind die Pausen grundsätzlich in die Mitte der Arbeitszeit zu legen oder so anzusetzen, dass die Arbeit nicht länger als fünfeinhalb Stunden ohne Unterbruch dauert. Pausen von mehr als einer halben Stunde dürfen aufgeteilt werden.

Ob während dieser Pause Kaffee getrunken, gegessen, telefoniert oder ein Spaziergang gemacht wird, ist grundsätzlich Sache der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

Von diesen gesetzlichen Pausen zu unterscheiden sind zusätzliche kurze Kaffee-, Znüni- oder Raucherpausen. Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf solche zusätzlichen Pausen gibt es nicht.

Der Arbeitgeber kann sie aber freiwillig vorsehen, etwa im Arbeitsvertrag, in einem Personalreglement oder aufgrund der betrieblichen Arbeitszeitregelung. Auch Gesamtarbeitsverträge können weitergehende Regelungen vorsehen.

Und die Raucherpause?

Praktisch häufig ist die Frage, ob für die Zigarette ausgestempelt werden muss. Da kein gesetzlicher Anspruch auf zusätzliche Kurzpausen besteht, kann der Arbeitgeber verlangen, dass solche Unterbrüche als Pausenzeit erfasst werden. Er kann sie umgekehrt aber auch als bezahlte Arbeitszeit behandeln.

Dabei empfiehlt sich eine einheitliche und sachlich begründete Regelung. Werden beispielsweise Raucherpausen bezahlt, vergleichbare kurze Unterbrüche von Nichtrauchenden dagegen nicht, kann dies zu Diskussionen über eine sachlich nicht gerechtfertigte Ungleichbehandlung führen.

Zählt die Kaffeepause als Arbeitszeit?

Nicht jede Pause ist automatisch bezahlte Arbeitszeit.

Nach Art. 15 Abs. 2 ArG gelten Pausen als Arbeitszeit, wenn die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz nicht verlassen dürfen.

Dabei ist der Begriff des Arbeitsplatzes nicht mit dem gesamten Betrieb oder dem Betriebsgebäude gleichzusetzen. Entscheidend ist, ob sich der Arbeitnehmer während der Pause tatsächlich vom Arbeitsprozess lösen und die Pause zur Erholung nutzen kann.

Wer beispielsweise während der Pause am Arbeitsplatz bleiben und weiterhin das Telefon bedienen oder Kundschaft empfangen muss, kann sich nicht vollständig vom Arbeitsprozess lösen. Dass dabei gleichzeitig Kaffee getrunken wird, macht den Unterbruch nicht zu einer echten Pause.

Zusätzlich kann ein Arbeitgeber freiwillig bestimmen, dass kurze Kaffeepausen als bezahlte Arbeitszeit gelten. In vielen Betrieben ist eine kurze Pause am Vormittag oder Nachmittag vorgesehen, ohne dass dafür ausgestempelt werden muss. Ein solcher Anspruch ergibt sich aber nicht bereits aus dem Gesetz.

Darf der Arbeitgeber Kaffeetassen auf dem Schreibtisch verbieten?

Ja, im Grundsatz schon. Nach Art. 321d OR kann der Arbeitgeber allgemeine Anordnungen über die Ausführung der Arbeit und das Verhalten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Betrieb erlassen.

Ein Verbot von offenen Kaffeetassen am Arbeitsplatz kann beispielsweise gerechtfertigt sein durch:

den Schutz von Computern und anderen technischen Geräten;
Hygienevorschriften;
Sicherheitsvorschriften in Laboren, Werkstätten oder Produktionsbetrieben;
Vorgaben bei Arbeitsplätzen mit Kundenkontakt;
betriebliche Clean-Desk-Regelungen.

Das Weisungsrecht ist allerdings nicht unbegrenzt. Weisungen müssen einen sachlichen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben und dürfen insbesondere nicht gegen zwingendes Recht oder den Persönlichkeitsschutz der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer verstossen (Art. 328 OR).

Je nach Tätigkeit kann der Arbeitgeber das Trinken auch während bestimmter Arbeiten oder in bestimmten Bereichen vollständig untersagen, etwa aus Sicherheits- oder Hygienegründen. Ein solches Verbot darf allerdings nicht dazu führen, dass den Mitarbeitenden der gesetzlich erforderliche Zugang zu Trinkwasser faktisch verwehrt wird.

Das Gesetz verlangt jedenfalls nicht, dass das Getränk unmittelbar neben der Tastatur stehen darf.

Darf man eine eigene Kaffeemaschine oder einen Wasserkocher aufstellen?

Wer mit dem Firmenkaffee unzufrieden ist, könnte auf die Idee kommen, eine eigene Espressomaschine mitzubringen. Ein Anspruch darauf besteht nicht.

Der Arbeitgeber kann im Rahmen seines Weisungsrechts Regeln über private Elektrogeräte am Arbeitsplatz aufstellen. Ein Verbot kann insbesondere aufgrund der elektrischen Sicherheit, des Brandschutzes oder aus hygienischen Gründen gerechtfertigt sein. Hinzu kommt die Pflicht des Arbeitgebers nach Art. 328 Abs. 2 OR, zum Schutz von Leben, Gesundheit und persönlicher Integrität die erforderlichen und zumutbaren Massnahmen zu treffen.

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können deshalb nicht ohne Weiteres verlangen, am Arbeitsplatz eine eigene Kaffeemaschine, einen Wasserkocher oder andere elektrische Küchengeräte betreiben zu dürfen.

Muss der Arbeitgeber den Kaffee im Homeoffice bezahlen?

Auch im Homeoffice wird Kaffee getrunken. Daraus entsteht allerdings grundsätzlich kein Anspruch auf eine «Kaffeepauschale».

Gemäss Art. 327a Abs. 1 OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Nach Art. 327a Abs. 3 OR sind Abreden, wonach der Arbeitnehmer notwendige Auslagen ganz oder teilweise selbst zu tragen hat, grundsätzlich nichtig.

Die entscheidende Frage lautet deshalb, welche Kosten überhaupt durch die Arbeitsausführung notwendig entstehen.

Die Kosten für den Kaffee, den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer während der Arbeit zu Hause konsumieren, dürften regelmässig zu den gewöhnlichen privaten Lebenshaltungskosten gehören. Sie entstehen nicht durch die Arbeitsausführung, sondern lediglich bei Gelegenheit der Arbeit. Der Arbeitgeber muss den privaten Kaffeekonsum im Homeoffice daher grundsätzlich nicht finanzieren.

Bemerkenswert ist der Kontrast zur Arbeitsinfrastruktur: Das Bundesgericht hat entschieden, dass ein Arbeitgeber sich unter Umständen an den Kosten eines privaten Arbeitsraums beteiligen muss, wenn er dem Arbeitnehmer keinen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung stellt und dieser deshalb zu Hause arbeiten muss. Für den Raum kann also unter bestimmten Voraussetzungen eine Entschädigungspflicht bestehen – für den darin getrunkenen Kaffee grundsätzlich nicht.

Anders könnte die Situation liegen, wenn ein Arbeitnehmer auf Anweisung des Arbeitgebers zu Hause geschäftliche Gäste bewirtet und hierfür konkrete Aufwendungen tätigt. Dann wäre zu prüfen, ob es sich um notwendige geschäftliche Auslagen handelt.

Wer haftet, wenn der Kaffee auf dem Firmenlaptop landet?

Schliesslich kann Kaffee auch auf andere Weise teuer werden: Die Tasse kippt um, und der Kaffee landet auf dem Firmenlaptop.

Nach Art. 321e OR haftet ein Arbeitnehmer für den Schaden, den er dem Arbeitgeber absichtlich oder fahrlässig zufügt. Das bedeutet allerdings nicht, dass nach jedem verschütteten Espresso automatisch der volle Preis eines neuen Computers geschuldet ist.

Drei Punkte sind zu unterscheiden.

Erstens: Besteht überhaupt eine Haftung?

Das Mass der Sorgfalt, das vom Arbeitnehmer verlangt werden kann, richtet sich nach dem einzelnen Arbeitsverhältnis. Zu berücksichtigen sind nach Art. 321e Abs. 2 OR insbesondere das Berufsrisiko, der Bildungsgrad oder die für die Arbeit erforderlichen Fachkenntnisse sowie die Fähigkeiten und Eigenschaften des Arbeitnehmers, die der Arbeitgeber gekannt hat oder hätte kennen sollen.

Ein alltägliches Missgeschick kann je nach Umständen lediglich leichte Fahrlässigkeit darstellen. Ob und in welchem Umfang eine Haftung besteht, ist aufgrund des konkreten Verschuldens, des Berufsrisikos und der weiteren Umstände des Einzelfalls zu beurteilen.

Anders kann es etwa aussehen, wenn der Arbeitgeber ausdrücklich angeordnet hat, Getränke von empfindlichen Geräten fernzuhalten. Die Missachtung einer solchen Weisung kann bei der Beurteilung der Fahrlässigkeit eine Rolle spielen – auch dies allerdings nicht schematisch.

Zweitens: Wie hoch ist der Schaden?

Selbst wenn eine Haftung besteht, entspricht der Schaden nicht ohne Weiteres dem Neupreis eines Ersatzgeräts.

Massgebend ist grundsätzlich der tatsächlich entstandene Schaden. Bei einem älteren Laptop kann dieser erheblich tiefer sein als der Anschaffungspreis eines aktuellen Ersatzgeräts. Zu berücksichtigen sind insbesondere der Wert des beschädigten Geräts, mögliche Reparaturkosten und allfällige Versicherungsleistungen.

Drittens: Darf der Betrag vom Lohn abgezogen werden?

Selbst wenn eine Ersatzforderung besteht, kann der Arbeitgeber sie nicht beliebig mit dem Lohn verrechnen.

Nach Art. 323b Abs. 2 OR kann der Arbeitgeber Gegenforderungen mit der Lohnforderung grundsätzlich nur so weit verrechnen, als diese pfändbar ist. Eine Ausnahme gilt für Gegenforderungen aus absichtlich zugefügtem Schaden; diese dürfen unbeschränkt verrechnet werden.

Beim versehentlich verschütteten Kaffee dürfte diese Ausnahme regelmässig nicht greifen.

Bestreitet der Arbeitnehmer Bestand oder Höhe der Schadenersatzforderung, trägt der Arbeitgeber zudem das Risiko, dass sich die Verrechnung im Streitfall als unberechtigt erweist. Er muss Bestand und Höhe seiner Gegenforderung nachweisen können.

Der Kaufpreis eines neuen Laptops kann damit nicht einfach reflexartig vom nächsten Monatslohn abgezogen werden.

Fazit

Auf Kaffee besteht kein Anspruch – auf Trinkwasser dagegen schon. Der Arbeitgeber darf Kaffee kostenlos anbieten, dafür einen Preis verlangen oder ganz darauf verzichten, Kaffee bereitzustellen. Will er Geld verlangen, muss der Bezug grundsätzlich freiwillig bleiben: Ein Zwang, einen Teil des Lohnes für Waren oder Dienstleistungen des Arbeitgebers auszugeben, ist mit dem Truckverbot nicht vereinbar. Wurde kostenloser Kaffee dagegen arbeitsvertraglich verbindlich zugesichert, kann diese Leistung grundsätzlich nicht ohne Weiteres einseitig gestrichen werden.

Einen besonderen gesetzlichen Anspruch auf eine Kaffeepause gibt es ebenfalls nicht. Massgebend sind die allgemeinen Pausenvorschriften des Arbeitsgesetzes – soweit dieses anwendbar ist – sowie allfällige Regelungen im Gesamtarbeitsvertrag, im Personalreglement oder im Einzelarbeitsvertrag.

Selbst die Position der Kaffeetasse kann Gegenstand einer arbeitsrechtlichen Weisung sein: Arbeitgeber dürfen aus Sicherheits-, Hygiene- oder Organisationsgründen festlegen, wo und unter welchen Umständen Getränke konsumiert werden dürfen.

Und landet der Kaffee trotzdem auf dem Laptop, führt das weder automatisch zu einer vollen Ersatzpflicht noch ohne Weiteres zu einem entsprechenden Abzug vom nächsten Lohn.

Damit zeigt sich: Auch bei einem scheinbar alltäglichen Thema wie dem Kaffee am Arbeitsplatz ist das Arbeitsrecht nie weit entfernt.