Jeden Tag exakt vier Stunden? Wenn die Arbeitszeiterfassung unglaubwürdig wird

Arbeitszeiterfassungen sind in Überstundenprozessen regelmässig ein zentrales Beweismittel. Doch was gilt, wenn die Aufzeichnungen des Arbeitgebers über Monate hinweg für jeden einzelnen Arbeitstag exakt dieselbe Arbeitszeit ausweisen? Das Obergericht des Kantons Zürich hatte sich in einem Urteil vom 23. April 2026 mit einem solchen Fall zu befassen. Besonders interessant sind seine Ausführungen zur Beweiskraft von Arbeitszeiterfassungen, privaten Aufzeichnungen und WhatsApp-Nachrichten sowie zur Bedeutung monatlich unterzeichneter Verzichtserklärungen.

Vorweg ist allerdings eine wichtige Einschränkung anzubringen: Das Obergericht entschied im Urteil RA250015-O/U vom 23. April 2026 nicht abschliessend darüber, ob und in welchem Umfang der Arbeitnehmer tatsächlich Überstunden geleistet hatte. Gegenstand des Beschwerdeverfahrens war vielmehr die Frage, ob dem Arbeitnehmer wegen angeblicher Aussichtslosigkeit seiner Klage die bereits gewährte unentgeltliche Rechtspflege entzogen werden durfte. Das Obergericht nahm deshalb lediglich eine summarische Beurteilung der Erfolgsaussichten vor.

Der Fall: Pizzakurier mit einem 45%-Pensum

Der Arbeitnehmer war vom 19. November 2022 bis zum 28. Juni 2023 als Pizzakurier für eine GmbH tätig. Vereinbart war ein Pensum von 45 Prozent mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 19,35 Stunden. Der monatliche Bruttolohn betrug CHF 1’746.20 inklusive Anteil am 13. Monatslohn.

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses machte der Arbeitnehmer geltend, insgesamt 1’431,25 Stunden unbezahlte Mehrarbeit geleistet zu haben. Dafür verlangte er CHF 37’301.95. Hinzu kamen Forderungen von CHF 3’174.– für 40 nicht bezogene Ruhetage sowie CHF 1’263.10 für nicht bezogene Ferien beziehungsweise Ferienlohn. Insgesamt klagte er CHF 41’739.05 ein.

Die Arbeitgeberin bestritt insbesondere die behauptete erhebliche Mehrarbeit. Im Prozess standen sich damit zwei sehr unterschiedliche Darstellungen der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit gegenüber.

Die Arbeitszeiterfassung des Arbeitgebers: Jeden Tag genau vier Stunden

Die Arbeitgeberin legte Arbeitszeiterfassungsformulare vor. Diese waren lückenlos ausgefüllt und vom Arbeitnehmer jeweils unterschrieben. Das Problem: Für den Zeitraum vom 19. November 2022 bis zum 28. Juni 2023 wiesen die Formulare ausnahmslos für jeden Arbeitstag exakt vier Arbeitsstunden aus. Beginn und Ende der Arbeitszeit waren daraus nicht ersichtlich.

Das Obergericht hielt dies für wenig plausibel. Bei einem Pizzakurier seien unterschiedliche Bestellmengen, Wartezeiten, Spitzenzeiten am Mittag, am Abend und an Wochenenden sowie ein schwankendes Verkehrsaufkommen zu berücksichtigen. Es widerspreche deshalb der allgemeinen Lebenserfahrung, dass gerade ein Teilzeit-Pizzakurier an jedem einzelnen Arbeitstag unabhängig von diesen Faktoren exakt vier Stunden gearbeitet haben soll.

Das Gericht kam deshalb zum Schluss, dass es unwahrscheinlich sei, dass die pauschalen Arbeitszeiterfassungen die effektiven Arbeitszeiten zuverlässig wiedergaben. Später bezeichnete es die Aufzeichnungen sogar als «fragwürdige systematische (Schein)Arbeitszeiterfassungen».

Eine Arbeitszeiterfassung muss die effektive Arbeitszeit wiedergeben

Im vorliegenden Fall war der Landes-Gesamtarbeitsvertrag des Gastgewerbes anwendbar. Nach Art. 21 L-GAV ist der Arbeitgeber für die Erfassung der geleisteten Arbeitszeit verantwortlich. Die Arbeitszeiterfassung ist mindestens einmal monatlich vom Arbeitnehmer zu unterzeichnen. Zusätzlich hat der Arbeitgeber über die effektiven Arbeits- und Ruhezeiten Buch zu führen.

Kommt der Arbeitgeber dieser Buchführungspflicht nicht nach, werden die Aufzeichnungen des Arbeitnehmers im Streitfall als Beweismittel zugelassen. Entscheidend ist daher nicht lediglich, dass irgendein Formular mit Stundenangaben vorhanden ist. Nach Art. 21 L-GAV muss die geleistete Arbeitszeit erfasst und über die effektiven Arbeits- und Ruhezeiten Buch geführt werden.

Im konkreten Fall fiel insbesondere ins Gewicht, dass die Aufzeichnungen ausnahmslos vier Stunden pro Arbeitstag auswiesen und Beginn und Ende der Arbeitszeit nicht ersichtlich waren. Für das Obergericht war deshalb unwahrscheinlich, dass diese pauschalen Angaben die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zuverlässig wiedergaben.

Die blosse Wiedergabe einer Sollarbeitszeit genügt jedenfalls dann nicht als überzeugender Nachweis der effektiven Arbeitszeit, wenn andere Umstände darauf hindeuten, dass tatsächlich zu anderen Zeiten oder in einem grösseren Umfang gearbeitet wurde.

Die Unterschrift des Arbeitnehmers machte die Aufzeichnungen nicht unangreifbar

Die Arbeitgeberin konnte darauf hinweisen, dass der Arbeitnehmer die Arbeitszeiterfassungen jeweils unterschrieben hatte. Das Obergericht erachtete dies unter den konkreten Umständen jedoch nicht als entscheidend. Der Arbeitnehmer war der deutschen Sprache nicht mächtig und im Tieflohnbereich beschäftigt. Nach Auffassung des Gerichts erschien es glaubhaft, dass er die Formulare sprachlich und möglicherweise auch hinsichtlich ihrer Bedeutung nicht genau verstanden hatte.

Die Unterschrift führte daher nicht dazu, dass die dokumentierten vier Stunden pro Tag ohne Weiteres als bewiesen gelten mussten. Daraus darf allerdings nicht abgeleitet werden, dass die Unterschrift unter einer Arbeitszeiterfassung generell bedeutungslos wäre. Eine unterzeichnete Arbeitszeitkontrolle kann im Prozess durchaus ein gewichtiges Beweismittel darstellen. Ihre Beweiskraft ist jedoch nicht absolut. Sie unterliegt wie jedes andere Beweismittel der freien Beweiswürdigung und kann durch andere Umstände oder Beweismittel erschüttert werden.

Gerade wenn die aufgezeichneten Zeiten in sich wenig plausibel erscheinen, schützt die Unterschrift des Arbeitnehmers den Arbeitgeber nicht automatisch.

Private Aufzeichnungen des Arbeitnehmers können erheblichen Beweiswert haben

Demgegenüber hatte der Arbeitnehmer eigene handschriftliche Aufzeichnungen über seine Arbeitszeiten angefertigt. Darin führte er detailliert Arbeitsbeginn und Arbeitsende auf und vermerkte teilweise zusätzliche Stunden.

Die Vorinstanz hatte Zweifel an diesen Aufzeichnungen geäussert. Insbesondere war nicht klar, ob der Arbeitnehmer sie laufend oder erst nachträglich erstellt hatte. Das Obergericht liess dieses Argument nicht genügen. Allein daraus, dass aus den Aufzeichnungen nicht hervorging, wann sie erstellt worden waren, durfte nicht geschlossen werden, dass sie nachträglich angefertigt worden seien. Und selbst wenn sie erst im Nachhinein erstellt worden wären, hätten die detaillierten Arbeitszeitaufzeichnungen nach Auffassung des Obergerichts noch einen gewissen Beweiswert.

Das Gericht ging sogar noch weiter und hielt fest, dass grundsätzlich auf die Aufstellungen des Arbeitnehmers abgestellt werden könne, sofern dieser die angeblich geleisteten Überstunden substantiiert darlege und soweit möglich belege.

Private Aufzeichnungen sind damit keineswegs wertlos. Entscheidend ist allerdings, ob sie konkret, nachvollziehbar und möglichst durch weitere Beweismittel gestützt sind.

Genau an dieser Stelle kamen im vorliegenden Fall die WhatsApp-Nachrichten ins Spiel.

WhatsApp-Nachrichten als Beweismittel für die Arbeitszeit

Der Arbeitnehmer reichte umfangreiche WhatsApp-Nachrichten ein. Die Arbeitgeberin beziehungsweise deren Vertreter erteilten über eine WhatsApp-Gruppe Anweisungen zu den Einsatzzeiten. Während der Kurierfahrten meldete der Arbeitnehmer offenbar zudem zurück, wie viele Minuten er bis zur Rückkehr ins Restaurant benötigte.

Das Obergericht verglich diese Nachrichten exemplarisch mit den privaten Arbeitszeitaufzeichnungen. So hatte die Arbeitgeberin für den 1. Dezember 2022 in ihrer offiziellen Arbeitszeiterfassung lediglich vier Stunden eingetragen. Nach den eigenen Aufzeichnungen des Arbeitnehmers hatte dieser hingegen von 11.00 bis 14.00 Uhr und von 17.00 bis 24.00 Uhr gearbeitet. Die WhatsApp-Nachrichten zeigten, dass der Arbeitnehmer noch um 23.46 Uhr eine Rückmeldung zu einer Auslieferung verschickt hatte.

Für das Obergericht harmonierten diese Angaben mit den vom Arbeitnehmer behaupteten Arbeitsschlusszeiten und widersprachen zugleich der Darstellung, wonach er auch an diesem Tag lediglich vier Stunden gearbeitet habe.

Ähnlich präsentierte sich die Situation am 5. Dezember 2022. Auch dort belegten die WhatsApp-Nachrichten jedenfalls, dass der Arbeitnehmer wahrscheinlich mehr als die in der offiziellen Arbeitszeitkontrolle ausgewiesenen vier Stunden gearbeitet hatte. Die WhatsApp-Nachrichten bewiesen allerdings nicht sämtliche vom Arbeitnehmer behaupteten zusätzlichen Stunden. Das hielt das Obergericht ausdrücklich fest.

Der Entscheid zeigt damit anschaulich, welche Bedeutung digitale Kommunikationsmittel in heutigen Arbeitsprozessen haben können. WhatsApp-Nachrichten, E-Mails, elektronische Einsatzpläne, Login-Daten oder andere digitale Spuren können private Arbeitszeitaufzeichnungen bestätigen oder die offizielle Arbeitszeiterfassung des Arbeitgebers in Frage stellen.

Auch Teilzeitmitarbeiter leisten Überstunden

Von allgemeiner Bedeutung sind zudem die Ausführungen des Obergerichts zur Teilzeitarbeit. Das Gericht hielt fest, dass ein Teilzeitbeschäftigter bereits dann Überstunden leistet, wenn er mehr arbeitet als vertraglich vereinbart. Es ist nicht erforderlich, dass zunächst das Vollzeitpensum eines vergleichbaren Arbeitnehmers überschritten wird.

Wer beispielsweise vertraglich zu 50 Prozent angestellt ist, kann daher grundsätzlich bereits mit der Überschreitung dieses vereinbarten Pensums Überstunden leisten.

Das Obergericht hielt in diesem Zusammenhang auch fest, dass der Teilzeitbeschäftigte nach der allgemeinen Regelung von Art. 321c OR grundsätzlich Anspruch auf den Überstundenzuschlag von 25 Prozent hat und dieser Anspruch nicht erst mit Überschreiten des betrieblichen Vollzeitpensums entsteht, sofern die Überstundenentschädigung nicht gültig anders geregelt wurde.

Im Gastgewerbe ist allerdings zusätzlich die besondere Regelung des L-GAV zu beachten. Nach Art. 15 L-GAV gelten als Überstunden die über die vereinbarte durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit hinaus geleisteten Stunden. Für deren Entschädigung enthält der L-GAV ein eigenes System: Bei ordnungsgemässer Arbeitszeiterfassung, monatlicher schriftlicher Kommunikation des Überstundensaldos und rechtzeitiger Auszahlung erfolgt die Bezahlung grundsätzlich zu 100 Prozent des Bruttolohnes. Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, sind die Überstunden grundsätzlich zu 125 Prozent zu bezahlen.

Präsenzzeit kann ebenfalls Arbeitszeit sein

Im konkreten Fall argumentierte die Arbeitgeberin unter anderem, der Arbeitnehmer habe seine täglichen vier Stunden frei einteilen können. Auch dies überzeugte das Obergericht wenig. Bei einem Pizzakurier müsse der Arbeitgeber die Einsätze zwangsläufig mit den eingehenden Bestellungen und den betrieblichen Spitzenzeiten koordinieren. Die Annahme einer vollständigen zeitlichen Autonomie des Arbeitnehmers passte zudem nicht zu den über WhatsApp erteilten Einsatzanweisungen.

Das Obergericht fügte an, dass Präsenzzeit beziehungsweise Bereitschaftsdienst in der Regel ebenfalls Arbeitszeit ist.

Auch Art. 15 L-GAV zählt Präsenzzeit ausdrücklich zur durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitszeit. Selbst eine Essenspause gilt nach dem L-GAV als Arbeitszeit, wenn sich der Arbeitnehmer während dieser Zeit zur Verfügung des Arbeitgebers halten muss.

Für die Praxis bedeutet dies: Nicht nur die Zeit, während der ein Kurier tatsächlich mit einer Lieferung unterwegs ist, kann Arbeitszeit darstellen. Entscheidend ist insbesondere auch, ob er während vermeintlicher Wartezeiten tatsächlich frei über seine Zeit verfügen kann oder sich für weitere Einsätze bereithalten muss.

Muss jede einzelne Überstunde exakt bewiesen werden?

Grundsätzlich trägt der Arbeitnehmer die Beweislast dafür, dass er Überstunden geleistet hat. Bemerkenswert deutlich äusserte sich das Obergericht im vorliegenden Fall aber bereits zur Frage, ob überhaupt Mehrarbeit geleistet worden war. Nach seiner summarischen Beurteilung stand fest, dass der Arbeitnehmer regelmässig weit über die übliche Arbeitszeit hinaus gearbeitet hatte.

Nicht fest stand dagegen die genaue Anzahl der geleisteten Überstunden. Gerade für diesen Fall weist das Gericht auf die Möglichkeit einer Schätzung analog Art. 42 Abs. 2 OR hin.

Steht fest, dass Überstunden geleistet wurden, lässt sich deren genauer Umfang aber nicht mehr beweisen, kann das Gericht die Anzahl der Überstunden schätzen. Eine solche Schätzung stellt allerdings lediglich eine Beweiserleichterung dar. Sie nimmt dem Arbeitnehmer die Beweislast nicht vollständig ab. Er muss alle Umstände, die eine möglichst verlässliche Schätzung erlauben, soweit möglich und zumutbar behaupten und beweisen. Fehlen konkrete Angaben zu den Arbeitszeiten vollständig, darf das Gericht nicht einfach irgendeine Anzahl Überstunden schätzen.

Für Arbeitnehmer bleibt es deshalb entscheidend, Arbeitszeiten möglichst genau festzuhalten und vorhandene Beweismittel aufzubewahren.

Monatliche Verzichtserklärungen: Der Arbeitnehmer bestätigte, keine Ansprüche zu haben

Die Arbeitgeberin verfügte über ein weiteres auf den ersten Blick starkes Argument. Der Arbeitnehmer hatte für die Monate Dezember 2022 bis Juni 2023 monatlich Erklärungen unterzeichnet, wonach er keine Lohn- oder Überstundenansprüche geltend mache beziehungsweise seine Arbeitsentschädigung vollständig erhalten habe.

Gerade diese Erklärungen hatten die Vorinstanz dazu bewogen, die Erfolgsaussichten der Klage neu zu beurteilen und dem Arbeitnehmer die unentgeltliche Rechtspflege zu entziehen. Das Obergericht beurteilte die Sache jedoch anders.

Ein Verzicht auf bereits entstandene Überstundenansprüche war nicht möglich

Nach Art. 341 Abs. 1 OR kann der Arbeitnehmer während des Arbeitsverhältnisses und während eines Monats nach dessen Beendigung nicht auf Forderungen verzichten, die sich aus unabdingbaren gesetzlichen Vorschriften oder unabdingbaren Bestimmungen eines Gesamtarbeitsvertrags ergeben.

Das Obergericht verweist darauf, dass Überstundenentschädigungen, die nicht im Voraus gültig wegbedungen wurden, nach ihrer Entstehung dem Verzichtsverbot von Art. 341 OR unterliegen können.

Auf bereits entstandene Ansprüche kann deshalb während der Schutzfrist nicht einfach verzichtet werden. Möglich bleiben besondere Konstellationen, etwa ein echter Vergleich mit gegenseitigen Zugeständnissen.

Im konkreten Fall kam zusätzlich der L-GAV zur Anwendung. Dieser enthält für die Überstundenentschädigung eine spezielle Regelung. Nach Art. 15 Ziff. 7 L-GAV kann die Entschädigung von Überstunden nur bei Arbeitnehmern mit einem monatlichen Bruttolohn von mindestens CHF 6’750.– ohne 13. Monatslohn schriftlich frei vereinbart werden.

Der Kläger lag mit einem Monatslohn von CHF 1’746.20 inklusive Anteil am 13. Monatslohn weit unter dieser Schwelle.

Das Obergericht qualifizierte die für die Monate Dezember 2022 bis Juni 2023 unterzeichneten Verzichtserklärungen betreffend Lohn- und Überstundenansprüche daher als materiell nichtig.

Nichtig – aber trotzdem als Beweismittel relevantg

Besonders interessant ist allerdings die weitere Überlegung des Obergerichts. Dass die Verzichtserklärungen materiellrechtlich nichtig waren, bedeutete nicht, dass sie im Prozess überhaupt keine Rolle spielen durften.

Nach Auffassung des Obergerichts konnten sie trotzdem als tatsächliche Indizien im Rahmen der freien Beweiswürdigung berücksichtigt werden. Wer Monat für Monat unterschriftlich erklärt, keine offenen Überstundenansprüche zu haben, setzt damit grundsätzlich ein Indiz dafür, dass tatsächlich keine solchen Ansprüche bestanden.

Im konkreten Fall war diese Indizwirkung jedoch erheblich relativiert. Auf der anderen Seite standen nämlich die wenig plausiblen, vom Obergericht als systematische «(Schein)Arbeitszeiterfassungen» bezeichneten Aufzeichnungen der Arbeitgeberin, die handschriftlichen Arbeitszeitaufzeichnungen des Arbeitnehmers und die diese teilweise bestätigenden WhatsApp-Nachrichten. Hinzu kam nach Auffassung des Gerichts das Abhängigkeitsverhältnis des ausländischen, sprachlich und strukturell unterlegenen Arbeitnehmers.

Das Obergericht brachte sogar eine weitere Interpretation ins Spiel: Die Tatsache, dass sich die Arbeitgeberin jeden Monat eine Verzichtserklärung unterzeichnen liess, könnte auch darauf hindeuten, dass sie gerade befürchtete, später mit Lohn- oder Überstundenansprüchen konfrontiert zu werden.

Die Verzichtserklärungen vermochten jedenfalls diejenigen handschriftlichen Aufzeichnungen des Arbeitnehmers nicht zu entkräften, die durch WhatsApp-Nachrichten bestätigt werden konnten.

Was entschied das Obergericht tatsächlich?

Dieser Punkt ist für die Einordnung des Urteils entscheidend. Das Obergericht entschied nicht, dass der Arbeitnehmer tatsächlich sämtliche von ihm behaupteten 1’431,25 Überstunden geleistet hatte. Ebenso wenig sprach es ihm die verlangten CHF 37’301.95 zu.

Es musste lediglich beurteilen, ob die Klage aufgrund der vorhandenen Beweismittel inzwischen derart aussichtslos geworden war, dass die bereits gewährte unentgeltliche Rechtspflege entzogen werden durfte.

Dies verneinte das Obergericht. Nach seiner summarischen Beurteilung war nicht anzunehmen, dass dem Arbeitnehmer der Nachweis von Lohn- beziehungsweise Überstundenansprüchen kaum gelingen werde. Vielmehr bestanden nach Auffassung des Gerichts zumindest hinsichtlich eines Teils der geltend gemachten Forderung intakte Erfolgsaussichten.

Die Vorinstanz hatte dem Arbeitnehmer die unentgeltliche Rechtspflege somit zu Unrecht entzogen. Der entsprechende Entscheid wurde aufgehoben. Beim Urteil des Obergerichts handelt es sich ausdrücklich um einen Zwischenentscheid. Mit diesem Urteil wurde über die Überstundenforderung selbst noch nicht abschliessend entschieden.

Was bedeutet der Entscheid für Arbeitgeber?

Der Entscheid zeigt deutlich, dass die Arbeitszeiterfassung nicht als blosse administrative Formalität behandelt werden sollte. Wer täglich einfach die vertragliche Sollarbeitszeit einträgt, obwohl die effektiven Arbeitszeiten schwanken, schafft zwar auf dem Papier eine lückenlose Arbeitszeitkontrolle. Im Streitfall kann eine solche Dokumentation aber gerade wegen ihrer Gleichförmigkeit an Glaubwürdigkeit verlieren.

Das gilt insbesondere dann, wenn sich aus anderen Unterlagen – beispielsweise WhatsApp-Nachrichten, E-Mails, Einsatzplänen oder elektronischen Systemen – ergibt, dass tatsächlich zu anderen Zeiten gearbeitet wurde.

Auch die monatliche Unterschrift des Arbeitnehmers bietet keinen absoluten Schutz. Entscheidend bleibt, ob die erfassten Arbeitszeiten inhaltlich plausibel sind und die tatsächliche Arbeit wiedergeben.

Arbeitgeber sind daher gut beraten, effektive Arbeitszeiten zu erfassen und nicht lediglich die geschuldete Sollarbeitszeit abzubilden.

Was bedeutet der Entscheid für Arbeitnehmer?

Für Arbeitnehmer zeigt das Urteil umgekehrt, dass eigene Arbeitszeitaufzeichnungen durchaus wertvoll sein können. Wer der Auffassung ist, regelmässig mehr als vertraglich vereinbart zu arbeiten, sollte möglichst zeitnah festhalten, wann die Arbeit begonnen und geendet hat, welche Pausen bezogen wurden und gegebenenfalls weshalb zusätzliche Arbeit erforderlich war.

Ebenso sollten Nachrichten, E-Mails, Dienstpläne und andere Unterlagen aufbewahrt werden, aus denen sich die tatsächlichen Einsatzzeiten ergeben.

Private Aufzeichnungen gewinnen erheblich an Beweiskraft, wenn sie sich mit objektivierbaren Umständen oder digitalen Nachrichten decken.

Fazit

Das Urteil des Obergerichts des Kantons Zürich RA250015-O/U vom 23. April 2026 enthält trotz seines prozessual beschränkten Gegenstands bemerkenswerte Aussagen zur Beweisführung bei Überstundenforderungen.

Die zentrale Erkenntnis lautet: Eine unterschriebene Arbeitszeiterfassung ist nicht automatisch richtig. Wenn ein Pizzakurier während Monaten angeblich an jedem einzelnen Arbeitstag exakt vier Stunden gearbeitet haben soll, obwohl Bestellmengen, Verkehrsaufkommen und Einsatzzeiten schwanken, darf ein Gericht an dieser Darstellung zweifeln. Werden die offiziellen Aufzeichnungen zusätzlich durch WhatsApp-Nachrichten und detaillierte private Arbeitszeitaufstellungen in Frage gestellt, kann ihre Beweiskraft erheblich erschüttert werden.

Der Entscheid zeigt zudem, dass Teilzeitmitarbeiter bereits mit der Überschreitung ihres vertraglichen Pensums Überstunden leisten können, dass der Umfang tatsächlich geleisteter, aber nicht mehr exakt quantifizierbarer Überstunden unter bestimmten Voraussetzungen gerichtlich geschätzt werden kann und dass eine nach Art. 341 OR unwirksame Verzichtserklärung zwar den Anspruch nicht beseitigt, im Prozess aber trotzdem als Indiz gewürdigt werden darf.

Für Arbeitgeber ist die Konsequenz einfach: Arbeitszeit muss nicht nur erfasst werden – sie muss richtig erfasst werden.