Kurzarbeit: Wenn der Taschenkalender nicht genügt

Wer Kurzarbeitsentschädigung beansprucht, muss die Arbeitszeiten der betroffenen Mitarbeitenden ausreichend dokumentieren. Dass die geleisteten Stunden täglich in einem Taschenkalender eingetragen werden, genügt dabei nicht unbedingt. Das Versicherungsgericht des Kantons St. Gallen hatte sich im Entscheid AVI 2026/17 vom 28. September 2026 mit einem Unternehmen zu befassen, das die Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden auf diese Weise erfasste. Obwohl die Aufzeichnungen nach Darstellung des Unternehmens zuverlässig waren und von Kontrolleuren der Sozialversicherungsanstalt akzeptiert worden waren, verweigerte die Arbeitslosenkasse die Kurzarbeitsentschädigung. Das Versicherungsgericht bestätigte diesen Entscheid.

Der Fall zeigt, wie streng die Anforderungen an den Nachweis des Arbeitsausfalls bei Kurzarbeit sind. Er wirft zugleich die Frage auf, ob die Rechtsprechung gerade bei kleineren Unternehmen nicht zu hohe Anforderungen an die Arbeitszeitdokumentation stellt.

Der Sachverhalt: Arbeitszeiten im Taschenkalender

Eine GmbH meldete im September 2025 für zwei Mitarbeitende Kurzarbeit für die Monate Oktober bis Dezember 2025 an. Hintergrund war ein erheblicher Umsatzrückgang, den das Unternehmen auf die amerikanische Zollpolitik zurückführte. Das zuständige Amt für Wirtschaft und Arbeit erhob gegen die Auszahlung von Kurzarbeitsentschädigung zunächst keinen Einspruch, behielt allerdings die Prüfung der übrigen Anspruchsvoraussetzungen vor.

Das Unternehmen dokumentierte die Arbeitszeiten der betroffenen Mitarbeitenden in kleinen Taschenkalendern. Nach seinen Angaben trugen die Arbeitnehmer ihre geleisteten Stunden täglich ein. Ungefähr alle drei Monate wurden die Überstunden, Minusstunden und Ferienguthaben berechnet und mit den Mitarbeitenden besprochen.

Die Arbeitslosenkasse erachtete diese Aufzeichnungen jedoch als unzureichend. Aus den Kalendern ging nicht hervor, wann die Mitarbeitenden ihre Arbeit begonnen und beendet hatten und wann sie Pausen bezogen. Zudem enthielten die Unterlagen verschiedene Streichungen und Korrekturen, die weder datiert noch visiert waren. Auch bestanden Zweifel daran, ob die Eintragungen tatsächlich fortlaufend erfolgt waren.

Die Arbeitslosenkasse verweigerte deshalb die Kurzarbeitsentschädigung für November 2025 in der Höhe von CHF 6’786.85. Das Unternehmen erhob dagegen Beschwerde und machte insbesondere geltend, der Arbeitsausfall sei ausreichend nachgewiesen und die Anforderungen der Kasse seien überspitzt formalistisch.

Die rechtlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung

Nach Art. 31 Abs. 3 lit. a AVIG besteht kein Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung für Arbeitnehmende, deren Arbeitsausfall nicht bestimmbar oder deren Arbeitszeit nicht ausreichend kontrollierbar ist. Art. 46b AVIV verlangt deshalb eine betriebliche Arbeitszeitkontrolle. Die entsprechenden Unterlagen sind vom Arbeitgeber während fünf Jahren aufzubewahren.

Das Bundesgericht hat diese Anforderungen in seiner Rechtsprechung konkretisiert. Insbesondere aus BGE 150 V 249 ergibt sich, dass die Rechtmässigkeit einer Kurzarbeitsentschädigung anhand detaillierter betrieblicher Unterlagen überprüfbar sein muss. Dazu gehört grundsätzlich eine täglich fortlaufende, zeitgleich erfolgende Erfassung der Arbeitszeit.

Eine elektronische Arbeitszeiterfassung ist dabei nicht zwingend vorgeschrieben. Auch handschriftliche Aufzeichnungen können genügen, sofern sie ausreichend detailliert und zuverlässig sind. Entscheidend ist, dass die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und die geltend gemachten Ausfallstunden objektiv überprüft werden können und nachträgliche Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Weshalb die Taschenkalender nicht ausreichten

Das Versicherungsgericht beanstandete nicht die handschriftliche Erfassung als solche. Ausschlaggebend war vielmehr, dass die Kalender lediglich die Summe der täglich geleisteten Arbeitsstunden enthielten, häufig beispielsweise die Zahl 8,5. Angaben zum Arbeitsbeginn, zum Arbeitsende und zu den Pausen fehlten vollständig.

Hinzu kamen verschiedene Unstimmigkeiten. Bei einem Arbeitnehmer waren die ursprünglich erfassten Stunden für zwei Wochen gestrichen und durch andere Zahlen ersetzt worden. Bei einem weiteren Arbeitnehmer waren einzelne ursprünglich als frei bezeichnete Tage nachträglich mit Arbeitsstunden versehen worden. Die Einträge zur Kurzarbeit liessen zudem Zweifel daran aufkommen, ob die Arbeitszeiten tatsächlich täglich und zeitgleich dokumentiert worden waren.

Damit fehlte es nach Auffassung des Gerichts an einer zuverlässigen und überprüfbaren Arbeitszeitkontrolle. Dass das Unternehmen seinen Mitarbeitenden vertraute und von der Richtigkeit ihrer Angaben überzeugt war, vermochte diesen Mangel nicht zu beheben. Die Beschwerde wurde deshalb abgewiesen.

Kein überspitzter Formalismus?

Das Unternehmen argumentierte weiter, die Verweigerung der Kurzarbeitsentschädigung sei überspitzt formalistisch. Schliesslich seien die geleisteten Arbeitsstunden dokumentiert worden und der tatsächliche Arbeitsausfall lasse sich daraus nachvollziehen. Es dürfe nicht allein an der Form der Aufzeichnungen scheitern, ob eine Versicherungsleistung ausgerichtet werde.

Das Versicherungsgericht folgte dieser Argumentation nicht. Die Anforderungen an die Arbeitszeitkontrolle dienten einem legitimen Zweck: Es müsse verhindert werden, dass Kurzarbeitsentschädigung für Arbeitsausfälle ausgerichtet werde, die nicht ausreichend nachgewiesen seien. Die Vorschriften seien deshalb kein Selbstzweck, sondern dienten der zuverlässigen Kontrolle der gesetzlichen Anspruchsvoraussetzungen. Zudem könnten Arbeitgeber mit verhältnismässig einfachen Mitteln eine ausreichend detaillierte Arbeitszeiterfassung sicherstellen.

Auch der Vertrauensschutz half nicht

Besonders interessant ist die Argumentation des Unternehmens, wonach die Taschenkalender von Kontrolleuren der Sozialversicherungsanstalt St. Gallen akzeptiert worden seien. Daraus leitete die Arbeitgeberin ab, sie habe auf die Zulässigkeit ihrer Arbeitszeiterfassung vertrauen dürfen.

Das Gericht verneinte einen entsprechenden Vertrauensschutz nach Art. 9 BV. Die Kontrolleure der Sozialversicherungsanstalt seien nicht dafür zuständig gewesen, verbindlich zu beurteilen, ob die Aufzeichnungen den Anforderungen der Arbeitslosenversicherung an den Bezug von Kurzarbeitsentschädigung entsprächen. Eine entsprechende Zusicherung war auch nicht nachgewiesen. Die Akzeptanz der Unterlagen in einem anderen sozialversicherungsrechtlichen Zusammenhang konnte deshalb keinen Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung begründen.

Welche Rechtsfolgen hat eine ungenügende Arbeitszeitkontrolle?

Die Rechtsfolgen sind einschneidend. Bei der ausreichenden Kontrollierbarkeit der Arbeitszeit handelt es sich nicht bloss um eine Beweisregel oder eine administrative Ordnungsvorschrift, sondern um eine materielle Anspruchsvoraussetzung. Fehlt sie, besteht nach Art. 31 Abs. 3 lit. a AVIG für die betroffenen Arbeitnehmenden kein Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung. Dies gilt selbst dann, wenn tatsächlich weniger gearbeitet wurde und ein wirtschaftlich bedingter Arbeitsausfall als solcher plausibel erscheint.

Eine blosse Kürzung der Kurzarbeitsentschädigung auf einen geschätzten Arbeitsausfall ist grundsätzlich nicht möglich. Die Arbeitslosenversicherung muss nicht von einer behaupteten oder geschätzten Anzahl ausgefallener Stunden ausgehen, wenn die erforderliche betriebliche Arbeitszeitkontrolle fehlt. Auch nachträglich erstellte Aufstellungen oder Bestätigungen der Mitarbeitenden können eine ursprünglich fehlende, zeitgleich geführte Arbeitszeitkontrolle grundsätzlich nicht ersetzen. Davon zu unterscheiden ist die spätere Einreichung bereits damals ordnungsgemäss geführter und authentischer Aufzeichnungen.

Allerdings führt eine ungenügende Kontrolle bei einzelnen Mitarbeitenden nicht automatisch dazu, dass der gesamte Betrieb seinen Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung verliert. Soweit die Arbeitsausfälle anderer Mitarbeitender ordnungsgemäss dokumentiert und die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, kann für diese grundsätzlich weiterhin ein Anspruch bestehen. Zu beachten ist jedoch die gesetzliche Voraussetzung eines Mindestausfalls von zehn Prozent der normalerweise insgesamt geleisteten Arbeitsstunden des Betriebs beziehungsweise der anerkannten Betriebsabteilung nach Art. 32 Abs. 1 lit. b AVIG. Werden die nicht ausreichend kontrollierbaren Arbeitsausfälle einzelner Mitarbeitender ausgeschieden, kann dies dazu führen, dass der erforderliche Mindestausfall nicht mehr erreicht wird und die Entschädigung deshalb für die gesamte betreffende Abrechnungsperiode entfällt. Das Bundesgericht hat eine solche Konsequenz in BGE 150 V 249 ausdrücklich bestätigt.

Besonders gravierend können die Auswirkungen sein, wenn die Kurzarbeitsentschädigung bereits ausbezahlt worden ist. Stellt sich bei einer späteren Arbeitgeberkontrolle heraus, dass die Arbeitszeit nicht ausreichend kontrollierbar war, können die unrechtmässig bezogenen Leistungen nach Art. 95 Abs. 1 AVIG in Verbindung mit Art. 25 Abs. 1 ATSG zurückgefordert werden. Dabei sind die Voraussetzungen für das Zurückkommen auf eine bereits erfolgte Leistungszusprache nach Art. 53 ATSG sowie die gesetzlichen Rückforderungsfristen zu beachten. Die Rückforderung kann mehrere Abrechnungsperioden betreffen und entsprechend hohe Beträge erreichen. In BGE 150 V 249 bestätigte das Bundesgericht beispielsweise eine Rückforderung von CHF 256’162.15.

Eine bereits erfolgte Auszahlung bedeutet somit nicht, dass die Anspruchsvoraussetzungen abschliessend und verbindlich geprüft worden wären. Auch ein früherer positiver Entscheid über die Voranmeldung von Kurzarbeit schützt den Arbeitgeber nicht vor einer späteren Verweigerung oder Rückforderung, wenn die gesetzlich erforderliche Arbeitszeitkontrolle fehlt. Ein Erlass einer rechtskräftig feststehenden Rückforderung setzt nach Art. 25 Abs. 1 ATSG insbesondere guten Glauben beim Leistungsbezug und eine grosse Härte voraus. Er ist von der Frage zu unterscheiden, ob die Rückforderung überhaupt rechtmässig ist.

Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass eine ungenügende Arbeitszeiterfassung nicht lediglich zu einer Beanstandung oder einer Aufforderung zur Verbesserung der Dokumentation führt. Vielmehr kann sie den vollständigen Verlust der Kurzarbeitsentschädigung für die betroffenen Personen und Abrechnungsperioden nach sich ziehen. Ein später verbessertes Zeiterfassungssystem vermag die bereits entstandenen Mängel früherer Abrechnungsperioden nicht rückwirkend zu beseitigen.

Würdigung: Streng, aber rechtlich nachvollziehbar

Der Entscheid entspricht der bisherigen bundesgerichtlichen Rechtsprechung, insbesondere BGE 150 V 249. Die hohen Anforderungen an die Kontrollierbarkeit der Arbeitszeit sind damit grundsätzlich nicht überraschend. Gerade bei Kurzarbeitsentschädigungen, die auf Angaben der Arbeitgeber über tatsächlich ausgefallene Arbeitsstunden beruhen, besteht ein erhebliches öffentliches Interesse an einer zuverlässigen Dokumentation.

Dennoch verdient die Strenge der Rechtsprechung eine kritische Betrachtung. Eine unvollständige Arbeitszeiterfassung bedeutet nicht zwangsläufig, dass überhaupt kein Arbeitsausfall stattgefunden hat. Auch lässt sich aus fehlenden Angaben zu Arbeitsbeginn und Arbeitsende nicht ohne Weiteres schliessen, dass die eingetragenen täglichen Stundensummen falsch sind. Zwischen einer ungenügenden Dokumentation und einem tatsächlich nicht bestehenden Arbeitsausfall ist deshalb zu unterscheiden.

Im konkreten Fall kamen allerdings weitere Umstände hinzu, welche die Zuverlässigkeit der Aufzeichnungen infrage stellten. Insbesondere die nicht nachvollziehbaren Korrekturen und die Zweifel an der zeitgleichen Erfassung schwächten deren Beweiswert erheblich. Vor diesem Hintergrund erscheint die Abweisung der Beschwerde rechtlich nachvollziehbar.

Die Konsequenzen können dennoch unverhältnismässig hart erscheinen. Besonders problematisch ist, dass der Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung auch dann vollständig entfallen kann, wenn ein Arbeitsausfall tatsächlich stattgefunden hat, dessen zeitlicher Umfang aber nicht rechtsgenüglich dokumentiert wurde. Die Rechtsprechung nimmt damit bewusst in Kauf, dass auch wirtschaftlich gerechtfertigte Kurzarbeit unter Umständen nicht entschädigt wird. Angesichts der gesetzlichen Ausgestaltung von Art. 31 Abs. 3 lit. a AVIG lässt sich diese Folge allerdings nicht ohne Weiteres durch eine grosszügigere Beweiswürdigung vermeiden.

Fazit: Fehler bei der Zeiterfassung können teuer werden

Der Entscheid des Versicherungsgerichts St. Gallen vom 28. September 2026 (AVI 2026/17) verdeutlicht, dass die Arbeitszeitkontrolle eine zentrale Voraussetzung für den Bezug von Kurzarbeitsentschädigung bildet. Eine handschriftliche Erfassung bleibt zulässig, muss aber eine zuverlässige und zeitnahe Überprüfung der tatsächlich geleisteten und ausgefallenen Arbeitsstunden ermöglichen.

Die Folgen einer unzureichenden Arbeitszeitkontrolle beschränken sich nicht auf eine formelle Beanstandung. Vielmehr können ganze Entschädigungsansprüche entfallen und bereits ausgerichtete Leistungen zurückgefordert werden. Unternehmen sollten deshalb vor der Einführung von Kurzarbeit sicherstellen, dass ihre Arbeitszeiterfassung den Anforderungen der Arbeitslosenversicherung genügt. Dies gilt auch für kleine Betriebe, die ihre Arbeitszeiten bislang auf Vertrauensbasis dokumentiert haben.

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Autor: Nicolas Facincani