Arbeitsvertrag ohne Unterschrift: Klinik muss vier Monatslöhne bezahlen

Ein Arbeitsvertrag kann auch ohne unterzeichnete Vertragsurkunde zustande kommen. Dies illustriert der Bundesgerichtsentscheid 4A_384/2025 vom 26. Mai 2026. Eine Genfer Klinik blieb verpflichtet, einer Pflegefachfrau vier Monatslöhne von insgesamt CHF 18’240 brutto zu bezahlen, obwohl kein von beiden Parteien unterzeichneter Arbeitsvertrag vorlag.

Das Bundesgericht prüfte die materiellen Fragen allerdings nicht umfassend. Es trat auf die Beschwerde der Klinik mangels hinreichender Begründung nicht ein. Damit blieb die Beurteilung der Genfer Gerichte bestehen, wonach ein Arbeitsvertrag mit der Klinik zustande gekommen war.

Stellenangebot per E-Mail angenommen

Die Pflegefachfrau hatte sich in den Räumlichkeiten einer Klinik bei einem dort tätigen Arzt vorgestellt. Anschliessend erhielt sie von einer Assistentin per E-Mail ein konkretes Stellenangebot. Vorgesehen waren ein Arbeitspensum von 80 Prozent und ein monatlicher Bruttolohn von CHF 4’560. Die Pflegefachfrau teilte mit, dass ihr die vorgeschlagenen Bedingungen zusagten.

Später wurde vereinbart, dass sie ihre Tätigkeit am 1. September 2022 aufnehmen sollte. Auf ihre Bitte hin erhielt sie zudem eine Anstellungsbestätigung auf dem Briefpapier der Klinik, die sie für die Kinderbetreuung benötigte.

Am 1. September 2022 arbeitete die Pflegefachfrau tatsächlich in den Räumlichkeiten der Klinik. Danach wurde sie nicht mehr eingesetzt. Als Gründe wurden verzögerte Umbauarbeiten und ein zu geringes Arbeitsvolumen angegeben. Die Arbeitnehmerin erkundigte sich in der Folge wiederholt nach ihren Einsätzen und hielt sich weiterhin zur Arbeitsleistung bereit.

Vertrag bestand trotz fehlender Unterschrift

Die Genfer Gerichte gingen davon aus, dass ein unbefristeter Arbeitsvertrag zustande gekommen war. Entscheidend waren nicht allein die Anstellungsbestätigung oder eine einzelne E-Mail, sondern die gesamten Umstände:

Das Stellenangebot enthielt konkrete Angaben zum Pensum und zum Lohn.
Die Arbeitnehmerin hatte das Angebot angenommen.
Der Stellenantritt war auf den 1. September 2022 festgelegt worden.
Die Kommunikation erfolgte über die Infrastruktur der Klinik.
Das Vorstellungsgespräch und der erste Arbeitseinsatz fanden in den Räumlichkeiten der Klinik statt.
Der Arbeitnehmerin war nicht mitgeteilt worden, dass der Stellenantritt vom Abschluss der Umbauarbeiten abhängig sein sollte.

Dass kein von beiden Parteien unterzeichneter Arbeitsvertrag vorlag, änderte daran nichts.

Ebenso wenig konnte der erste Arbeitstag nachträglich als blosser «Probetag» bezeichnet werden. Der Arbeitnehmerin war vor dem Einsatz nicht mitgeteilt worden, dass sie lediglich einen unverbindlichen Probeeinsatz leisten sollte. Aus der vorgängigen Kommunikation ergab sich vielmehr, dass sie auch am folgenden Tag hätte arbeiten sollen.

Arbeitsverträge sind grundsätzlich formfrei

Nach Art. 320 Abs. 1 OR bedarf der Einzelarbeitsvertrag grundsätzlich keiner besonderen Form. Er kann daher schriftlich, mündlich, durch einen E-Mail-Austausch oder durch schlüssiges Verhalten abgeschlossen werden.

Massgebend ist, ob die Parteien nach ihrem tatsächlichen Willen oder nach dem Vertrauensprinzip ein entgeltliches Arbeitsverhältnis begründen wollten. Nicht sämtliche Einzelheiten müssen bereits ausdrücklich geregelt sein. Insbesondere ist es nicht zwingend, dass die genaue Lohnhöhe ausdrücklich festgelegt wurde. Fehlt eine entsprechende Abrede, kann der übliche Lohn geschuldet sein.

Auch ein konkretes Stellenangebot per E-Mail und dessen Annahme können somit bereits einen verbindlichen Arbeitsvertrag begründen. Die E-Mail dient in diesem Fall nicht der Erfüllung eines gesetzlichen Schriftformerfordernisses, sondern der Abgabe und dem Nachweis übereinstimmender Willenserklärungen.

Zur grundsätzlichen Formfreiheit des Arbeitsvertrags siehe auch den Beitrag «Kann ein Arbeitsvertrag mündlich abgeschlossen werden?».

Fehlende Unterschrift bedeutet nicht fehlender Vertrag

In der Praxis wird häufig angenommen, ein Arbeitsverhältnis entstehe erst mit der Unterzeichnung des schriftlichen Arbeitsvertrags. Diese Annahme ist rechtlich nicht ohne Weiteres richtig.

Ein schriftlicher Vertragsentwurf kann lediglich dokumentieren, was die Parteien bereits zuvor mündlich oder per E-Mail vereinbart haben. Haben sie sich schon verbindlich geeinigt, beseitigt die fehlende Unterzeichnung den Vertrag grundsätzlich nicht.

Etwas anderes gilt, wenn die Parteien ausdrücklich vereinbaren, dass sie erst mit der Unterzeichnung eines schriftlichen Vertrags gebunden sein wollen. Ein solcher Schriftformvorbehalt ist nach Art. 16 OR zulässig.

Im Bewerbungsverfahren kann beispielsweise festgehalten werden:

«Dieses Angebot ist unverbindlich. Ein Arbeitsverhältnis kommt erst mit der Unterzeichnung des schriftlichen Arbeitsvertrags durch beide Parteien zustande.»

Ein solcher Vorbehalt muss klar und rechtzeitig kommuniziert werden. Zudem sollte sich der Arbeitgeber anschliessend widerspruchsfrei verhalten. Wird die betreffende Person bereits zur Arbeit aufgeboten und in den Betrieb eingegliedert, kann trotz des früheren Vorbehalts die Frage entstehen, ob der Vertrag durch das spätere Verhalten dennoch zustande gekommen ist.

Schriftliche Information nach Art. 330b OR

Vom gültigen Abschluss des Arbeitsvertrags ist die Informationspflicht nach Art. 330b OR zu unterscheiden.

Wurde das Arbeitsverhältnis auf unbestimmte Zeit oder für mehr als einen Monat eingegangen, muss der Arbeitgeber die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach Beginn schriftlich informieren über:

die Namen der Vertragsparteien;
das Datum des Beginns des Arbeitsverhältnisses;
die Funktion;
den Lohn und allfällige Lohnzuschläge; sowie
die wöchentliche Arbeitszeit.

Änderungen dieser Angaben sind ebenfalls spätestens einen Monat nach ihrem Wirksamwerden schriftlich mitzuteilen.

Art. 330b OR macht den Arbeitsvertrag jedoch nicht zu einem formbedürftigen Vertrag. Die schriftliche Mitteilung ist keine Voraussetzung für die Gültigkeit des Arbeitsverhältnisses. Sie muss von der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer auch nicht gegengezeichnet werden.

Ein mündlich oder stillschweigend abgeschlossener Arbeitsvertrag bleibt daher gültig, selbst wenn der Arbeitgeber seiner Informationspflicht nicht oder verspätet nachkommt.

Wann Schriftlichkeit erforderlich ist

Obwohl der gewöhnliche Einzelarbeitsvertrag formfrei abgeschlossen werden kann, kennt das Arbeitsrecht verschiedene Ausnahmen. Gesetzliche Formvorschriften bestehen insbesondere für den Lehrvertrag, den Heimarbeitsvertrag und den Arbeitsvertrag beim Personalverleih.

Darüber hinaus müssen verschiedene arbeitsvertragliche Sonderabreden schriftlich vereinbart werden. Dazu gehören beispielsweise:

der Ausschluss oder die abweichende Regelung der Überstundenentschädigung;
bestimmte Abweichungen bei der Lohnfortzahlung;
einzelne Regelungen über Provisionen;
die Vereinbarung von Pauschalspesen;
die Verlängerung der Probezeit;
bestimmte Änderungen der gesetzlichen Kündigungsfristen;
Vereinbarungen über bestimmte Erfindungen und Designs; sowie
das nachvertragliche Konkurrenzverbot.

Daraus ergibt sich eine wichtige Unterscheidung: Der Arbeitsvertrag kann als solcher gültig sein, während eine einzelne formbedürftige Vertragsklausel wegen fehlender Schriftform unwirksam bleibt.

Ist eine E-Mail oder eine elektronische Signatur «schriftlich»?

Die Formfreiheit des Arbeitsvertrags darf nicht mit der gesetzlichen Schriftform nach Art. 13 und 14 OR verwechselt werden.

Wo das Gesetz oder eine vertragliche Abrede Schriftlichkeit verlangt, muss die Erklärung grundsätzlich die eigenhändige Unterschrift der Person tragen, die durch sie verpflichtet werden soll. Eine gewöhnliche E-Mail mit einem eingetippten Namen oder einer automatisch eingefügten E-Mail-Signatur erfüllt diese Anforderung grundsätzlich nicht.

Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist nach Art. 14 Abs. 2bis OR eine qualifizierte elektronische Signatur, die mit einem qualifizierten elektronischen Zeitstempel verbunden ist und den Anforderungen des Bundesgesetzes über die elektronische Signatur entspricht. Abweichende gesetzliche oder vertragliche Regelungen bleiben vorbehalten.

Nicht jede elektronisch angebrachte Unterschrift ist eine qualifizierte elektronische Signatur. Eine eingescannte Unterschrift, das Anklicken eines Unterschriftsfelds oder eine gewöhnliche Signatur über eine elektronische Plattform erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht allein deshalb, weil sie elektronisch erstellt wurden.

Rechtssicher erfüllen die gesetzliche Schriftform daher grundsätzlich:

ein Papierdokument mit eigenhändiger Originalunterschrift; oder
ein elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur und einem qualifizierten elektronischen Zeitstempel.

Zu den verschiedenen Arten elektronischer Signaturen und ihren rechtlichen Wirkungen siehe den Beitrag «Die elektronische Signatur».

Eine einfache E-Mail kann gleichwohl erhebliche rechtliche Bedeutung haben. Sie kann zwar eine gesetzlich oder vertraglich verlangte Schriftform grundsätzlich nicht ersetzen. Sie kann aber beweisen, dass ein formfrei gültiger Arbeitsvertrag abgeschlossen oder eine andere formfreie Erklärung abgegeben wurde.

Was gilt für ein unterschriebenes PDF?

Besondere Vorsicht ist bei einem handschriftlich unterzeichneten Dokument geboten, das eingescannt und als PDF per E-Mail versandt wird.

Das Bundesgericht befasste sich im mietrechtlichen Entscheid 4A_32/2024 vom 1. Oktober 2024 mit einer per Fax übermittelten Kündigung. Es erachtete diese als formungültig. Beim Fax verblieb das eigenhändig unterzeichnete Original beim Absender, während beim Empfänger lediglich eine Kopie einging. Das erst nach Ablauf der Kündigungsfrist zugestellte Original konnte den Formmangel nicht rückwirkend heilen.

Der Entscheid betraf ausdrücklich ein Fax und nicht die Übermittlung eines eingescannten PDF-Dokuments als E-Mail-Anhang. Ob ein tatsächlich handschriftlich unterzeichnetes und anschliessend eingescanntes PDF die gesetzliche Schriftform erfüllt, wurde damit nicht abschliessend entschieden.

Dogmatisch spricht einiges dafür, ein solches PDF anders zu behandeln als eine blosse E-Mail ohne Unterschrift. Das PDF bildet immerhin eine ursprünglich eigenhändig unterzeichnete Erklärung ab. Höchstrichterlich abschliessend geklärt ist die Frage jedoch nicht.

Der mietrechtliche Fax-Entscheid und seine Bedeutung für arbeitsrechtliche Erklärungen, E-Mails und PDF-Dokumente werden im Beitrag «Schriftlich ist nicht einfach digital: Der Fax-Entscheid des Bundesgerichts» ausführlich behandelt.

Wo die Einhaltung der Schriftform für die Wirksamkeit einer arbeitsrechtlichen Erklärung entscheidend ist, sollte deshalb das eigenhändig unterzeichnete Original zugestellt oder das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Ein unterschriebenes und eingescanntes PDF ist rechtlich besser vertretbar als eine blosse E-Mail, bleibt aber ausserhalb der rechtssichersten Variante.

Wer war Arbeitgeberin?

Im konkreten Fall war zusätzlich umstritten, ob die Klinik, der Arzt persönlich oder eine später gegründete Gesellschaft Arbeitgeberin geworden war.

Die kantonale Berufungsinstanz stellte auf das Verständnis der Arbeitnehmerin nach Treu und Glauben ab. Aufgrund des gesamten Auftretens durfte sie davon ausgehen, von der Klinik angestellt worden zu sein:

Das Vorstellungsgespräch fand in der Klinik statt.
Die E-Mails wurden über deren Infrastruktur versandt.
Die Anstellungsbestätigung trug den Briefkopf und den Stempel der Klinik.
Der erste Arbeitseinsatz erfolgte in den Räumlichkeiten der Klinik.

Interne Pläne der beteiligten Ärzte, ihre Zusammenarbeit zu beenden oder später getrennte Praxen zu betreiben, waren der Arbeitnehmerin nicht mitgeteilt worden.

Der Arzt verfügte zudem über eine Einzelzeichnungsberechtigung für die Klinik. Seine Handlungen und die von ihm veranlasste Kommunikation konnten der Klinik deshalb zugerechnet werden.

Fehlende Arbeit bleibt Betriebsrisiko

Die Arbeitnehmerin hatte wiederholt nachgefragt und ihre Arbeitsleistung angeboten. Dass wegen der Umbauarbeiten oder wegen einer ungenügenden Auslastung keine Arbeit vorhanden war, fiel nach Auffassung der kantonalen Gerichte in den Risikobereich der Arbeitgeberin.

Das Arbeitsverhältnis wurde erst im November 2022 gekündigt. Unter Berücksichtigung der ordentlichen Kündigungsfrist endete es Ende Dezember 2022. Die Klinik hatte daher die Löhne für September bis Dezember 2022 von insgesamt CHF 18’240 brutto zu bezahlen.

Bundesgericht trat auf die Beschwerde nicht ein

Das Bundesgericht prüfte die materiellen Fragen nicht nochmals umfassend. Die Klinik hatte sich in ihrer Beschwerde nicht genügend mit den ausführlichen Erwägungen der kantonalen Vorinstanz auseinandergesetzt.

Sie wiederholte im Wesentlichen ihre bisherige Darstellung, ohne konkret aufzuzeigen, inwiefern die rechtliche Beurteilung der Vorinstanz Bundesrecht verletzte. Das Bundesgericht trat deshalb mangels hinreichender Beschwerdebegründung auf die Beschwerde nicht ein.

Der Entscheid ist somit nicht als umfassende materielle Bestätigung sämtlicher Erwägungen der Genfer Gerichte zu verstehen. Deren Urteil blieb jedoch bestehen.

Bedeutung für die Praxis

Arbeitgeber sollten bereits während des Bewerbungsverfahrens klarstellen, ob eine Offerte verbindlich ist oder ob das Arbeitsverhältnis erst mit der Unterzeichnung eines schriftlichen Vertrags zustande kommen soll.

Konkrete Angebote zu Funktion, Pensum, Lohn und Stellenantritt sollten nicht über geschäftliche E-Mail-Adressen oder durch Mitarbeitende versandt werden, wenn noch keine verbindliche Anstellung beabsichtigt ist. Anstellungsbestätigungen sollten nur von klar bezeichneten und intern autorisierten Personen ausgestellt werden.

Der Entscheid zeigt, dass eine fehlende Unterschrift nicht mit einem fehlenden Arbeitsvertrag gleichgesetzt werden darf. E-Mails, Briefpapier, Geschäftsräume, Arbeitsanweisungen und das Auftreten vertretungsberechtigter Personen können in ihrer Gesamtheit einen verbindlichen Vertragsschluss und die Identität des Arbeitgebers belegen.

Wo das Gesetz oder der Vertrag hingegen ausdrücklich Schriftlichkeit verlangt, sind die strengeren Formvorschriften einzuhalten. Rechtssicher sind dann grundsätzlich das Papierdokument mit eigenhändiger Originalunterschrift oder das elektronische Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur und qualifiziertem elektronischem Zeitstempel.