KI im Arbeitsverhältnis: Darf der Arbeitgeber ChatGPT nach Schweizer Recht verbieten?

Künstliche Intelligenz ist längst im Arbeitsalltag angekommen. Mitarbeitende lassen E-Mails formulieren, Präsentationen strukturieren, Texte übersetzen, Verträge zusammenfassen, Daten auswerten oder Code überprüfen. Häufig geschieht dies, bevor der Arbeitgeber klare Regeln erlassen hat. Daraus entsteht eine zentrale arbeitsrechtliche Frage: Darf der Arbeitgeber die Nutzung von ChatGPT, Copilot, Gemini oder vergleichbaren KI-Tools verbieten?

Die kurze Antwort lautet: Ja, grundsätzlich darf der Arbeitgeber die Nutzung bestimmter KI-Tools am Arbeitsplatz verbieten oder einschränken. Das gilt jedenfalls im privatrechtlichen Arbeitsverhältnis nach Schweizer Recht. Ein solches Verbot muss aber sachlich begründet, verhältnismässig und mit den arbeitsrechtlichen, datenschutzrechtlichen und persönlichkeitsrechtlichen Schranken vereinbar sein.

Ausgangspunkt: Das Weisungsrecht des Arbeitgebers

Nach Art. 321d OR kann der Arbeitgeber über die Ausführung der Arbeit und das Verhalten der Arbeitnehmenden im Betrieb allgemeine Anordnungen erlassen und besondere Weisungen erteilen. Die Arbeitnehmenden haben solche Weisungen nach Treu und Glauben zu befolgen.

Dazu gehört auch die Frage, welche digitalen Arbeitsmittel für geschäftliche Zwecke verwendet werden dürfen. Der Arbeitgeber kann also grundsätzlich bestimmen, ob Mitarbeitende mit bestimmten Programmen, Plattformen, Cloud-Diensten oder externen KI-Tools arbeiten dürfen.

Ein Unternehmen darf beispielsweise anordnen:

ChatGPT darf nicht mit einem privaten Account für geschäftliche Zwecke verwendet werden.
Kundendaten, Personaldaten und Geschäftsgeheimnisse dürfen nicht in externe KI-Tools eingegeben werden.
Nur vom Arbeitgeber freigegebene KI-Anwendungen dürfen genutzt werden.
KI-generierte Inhalte müssen vor interner oder externer Verwendung überprüft werden.
Bestimmte Tätigkeiten, etwa HR-Entscheide, rechtliche Beurteilungen, medizinische Einschätzungen oder sicherheitsrelevanter Code, dürfen nicht allein auf KI-Ausgaben gestützt werden.

Ein solches Verbot oder eine solche Einschränkung ist besonders naheliegend, wenn Geschäftsgeheimnisse, Personendaten, Kundendaten, interne Strategien, Quellcode, Vertragsunterlagen oder andere vertrauliche Informationen betroffen sind.

Kein Anspruch auf ChatGPT am Arbeitsplatz

Arbeitnehmende haben grundsätzlich keinen Anspruch darauf, ein bestimmtes KI-Tool bei der Arbeit zu verwenden. Der Umstand, dass ein Tool effizient, bequem oder branchenüblich ist, genügt nicht, um daraus einen Anspruch gegenüber dem Arbeitgeber abzuleiten.

Der Arbeitgeber entscheidet im Rahmen seines Weisungsrechts, welche Arbeitsmittel zugelassen sind. Das ist vergleichbar mit der Frage, ob private E-Mail-Konten, private Cloudspeicher, private Messenger oder nicht freigegebene Software für geschäftliche Zwecke verwendet werden dürfen. Auch dort darf der Arbeitgeber aus Gründen der Sicherheit, Vertraulichkeit, Compliance und Qualität Vorgaben machen.

Anders kann es liegen, wenn der Arbeitgeber selbst bestimmte KI-Tools einführt und deren Nutzung verlangt. Dann muss er dafür sorgen, dass die Nutzung rechtmässig, zumutbar und praktisch handhabbar ist. Dazu gehören insbesondere klare Instruktionen, Schulung, Datenschutzvorgaben, eine geeignete technische Umsetzung und realistische Anforderungen an die Kontrolle der Ergebnisse.

Grenzen eines KI-Verbots

Das Weisungsrecht ist nicht grenzenlos. Weisungen müssen rechtmässig, zumutbar und sachlich begründet sein. Ein Verbot von KI-Tools im Arbeitsverhältnis ist in der Regel zulässig, wenn es mit legitimen betrieblichen Interessen begründet werden kann.

Solche Interessen können insbesondere sein:

Schutz von Geschäftsgeheimnissen;
Schutz von Kunden-, Lieferanten- und Arbeitnehmerdaten;
IT-Sicherheit;
Einhaltung regulatorischer Vorgaben;
Qualitätssicherung;
Vermeidung von Haftungsrisiken;
Schutz vor Urheberrechts-, Datenschutz- oder Vertraulichkeitsverletzungen;
Vermeidung unkontrollierter Datenübermittlungen an externe Anbieter.

Ein vollständiges KI-Verbot kann in besonders sensiblen Bereichen gerechtfertigt sein, etwa bei Personaldossiers, Gesundheitsdaten, Finanzdaten, vertraulichen Mandaten, internen Untersuchungen, laufenden Verhandlungen oder sicherheitskritischen Informationen. In weniger sensiblen Bereichen ist dagegen häufig eine differenzierte Regelung sinnvoller als ein pauschales Verbot.

Treuepflicht: Was Mitarbeitende auch ohne KI-Reglement beachten müssen

Auch wenn der Arbeitgeber noch kein KI-Reglement erlassen hat, dürfen Arbeitnehmende nicht beliebige Informationen in ein KI-Tool eingeben. Nach Art. 321a OR haben Arbeitnehmende die ihnen übertragene Arbeit sorgfältig auszuführen und die berechtigten Interessen des Arbeitgebers in guten Treuen zu wahren. Dazu gehört auch die Geheimhaltungspflicht: Arbeitnehmende dürfen geheim zu haltende Tatsachen, insbesondere Fabrikations- und Geschäftsgeheimnisse, während des Arbeitsverhältnisses nicht verwerten oder anderen mitteilen.

Problematisch kann deshalb insbesondere sein, wenn Mitarbeitende folgende Informationen in ein öffentlich zugängliches oder nicht freigegebenes KI-Tool eingeben:

Kundenlisten;
Offerten, Margen oder Preisstrategien;
interne Verträge;
Lohn- oder Personaldaten;
Gesundheitsdaten;
vertrauliche E-Mails;
Quellcode;
interne Präsentationen;
unveröffentlichte Geschäftszahlen;
Strategiepapiere;
Informationen über laufende Streitigkeiten, Untersuchungen oder Verhandlungen.

Selbst wenn die KI-Nutzung gut gemeint ist, kann sie eine Pflichtverletzung darstellen, wenn dadurch vertrauliche Informationen offengelegt, Personendaten unzulässig bearbeitet oder Risiken für den Arbeitgeber geschaffen werden.

Datenschutz: Personendaten sind besonders heikel

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Personendaten bearbeitet werden. Der EDÖB weist ausdrücklich darauf hin, dass das Schweizer Datenschutzgesetz auf KI-gestützte Datenbearbeitungen direkt anwendbar ist. Hersteller, Anbieter und Verwender von KI-Systemen müssen insbesondere Zweck, Funktionsweise und Datenquellen von KI-basierten Datenbearbeitungen transparent ausweisen.

Der EDÖB rät Nutzerinnen und Nutzern von ChatGPT und vergleichbaren Anwendungen zudem, vor der Eingabe von Texten oder dem Hochladen von Bildern zu prüfen, zu welchen Zwecken diese Daten bearbeitet werden. Unternehmen, die KI-gestützte Anwendungen einsetzen wollen, müssen sicherstellen, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden.

Im Arbeitsverhältnis kommt Art. 328b OR hinzu. Danach darf der Arbeitgeber Daten über Arbeitnehmende nur bearbeiten, soweit sie deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind; im Übrigen gelten die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes.

Wichtig ist die Unterscheidung: Art. 328b OR betrifft Arbeitnehmerdaten. Bei Kundendaten, Lieferantendaten, Kontaktdaten von Geschäftspartnern oder sonstigen Personendaten gelten die allgemeinen Vorgaben des Datenschutzgesetzes, insbesondere Rechtmässigkeit, Verhältnismässigkeit, Zweckbindung, Transparenz und Datensicherheit.

Für die Praxis bedeutet das: Der Arbeitgeber sollte klar regeln, ob und unter welchen Voraussetzungen Personendaten in KI-Tools eingegeben werden dürfen. Bei Bewerbungsunterlagen, Personaldossiers, Leistungsbeurteilungen, Krankheitsinformationen, Konfliktdossiers oder internen Untersuchungen ist besondere Zurückhaltung angezeigt.

Auslandtransfer und Auftragsbearbeitung

Bei KI-Tools ist nicht nur relevant, ob Personendaten eingegeben werden, sondern auch wohin sie gelangen, wer Zugriff erhält und zu welchen Zwecken sie weiterverwendet werden. Gerade cloudbasierte KI-Dienste können datenschutzrechtlich heikel sein.

Die Übermittlung von Personendaten ins Ausland ist nach Schweizer Datenschutzrecht nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Personendaten dürfen grundsätzlich nur ins Ausland übermittelt werden, wenn im Empfängerland ein angemessenes Datenschutzniveau besteht oder geeignete Garantien vorgesehen sind.

Zudem kann bei der Nutzung eines externen KI-Dienstes eine Auftragsbearbeitung vorliegen. Der EDÖB hält fest, dass der Verantwortliche auch dann für den Datenschutz verantwortlich bleibt, wenn er die Bearbeitung von Personendaten einem Auftragsbearbeiter überträgt. Er muss insbesondere sicherstellen, dass der Auftragsbearbeiter das Gesetz einhält, sorgfältig ausgewählt, angemessen instruiert und soweit nötig überwacht wird.

Ein KI-Reglement sollte deshalb nicht nur sagen, welche Daten nicht eingegeben werden dürfen. Es sollte auch festlegen, welche Tools datenschutzrechtlich geprüft und freigegeben sind, welche Vertragsbedingungen gelten, ob Daten ins Ausland gelangen können, welche Einstellungen zu Speicherung und Weiterverwendung gelten und wer im Unternehmen für die Freigabe zuständig ist.

KI im Bewerbungsprozess und bei HR-Entscheiden

Besonders streng sind die Anforderungen, wenn KI im Bewerbungsprozess, bei Leistungsbeurteilungen, bei Beförderungen, bei Kündigungsvorbereitungen oder bei anderen HR-Entscheiden eingesetzt wird. Hier können Persönlichkeitsrechte besonders stark betroffen sein.

Arbeitgeber sollten deshalb vermeiden, dass KI-Ausgaben allein ausschlaggebend für Personalentscheide sind. Sinnvoll sind klare Vorgaben: KI darf allenfalls unterstützen, strukturieren oder vorbereiten, aber nicht ungeprüft entscheiden. Transparenz, Verhältnismässigkeit, menschliche Überprüfung und eine klare Verantwortlichkeit sind in diesem Bereich zentral.

Das gilt auch für Bewerbungsunterlagen. Lebensläufe, Zeugnisse, Referenzen, Gesprächsnotizen oder Assessment-Ergebnisse enthalten regelmässig Personendaten. Solche Informationen sollten nur in KI-Systeme eingegeben werden, wenn das Tool datenschutzrechtlich geprüft, für diesen Zweck freigegeben und die Bearbeitung intern klar geregelt ist.

Darf der Arbeitgeber kontrollieren, ob ChatGPT genutzt wird?

Auch hier gilt: Ja, aber nicht beliebig.

Der Arbeitgeber darf grundsätzlich überprüfen, ob betriebliche Weisungen eingehalten werden. Wenn er also den Einsatz bestimmter KI-Tools untersagt oder nur bestimmte Anwendungen erlaubt, darf er die Einhaltung dieser Vorgaben kontrollieren. Dabei muss er aber die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmenden, den Datenschutz und die Schranken der Arbeitnehmerüberwachung beachten.

Besonders wichtig ist Art. 26 ArGV 3. Danach dürfen Überwachungs- und Kontrollsysteme, die das Verhalten der Arbeitnehmenden am Arbeitsplatz überwachen sollen, nicht eingesetzt werden. Sind Überwachungs- oder Kontrollsysteme aus anderen Gründen erforderlich, müssen sie so gestaltet und angeordnet sein, dass Gesundheit und Bewegungsfreiheit der Arbeitnehmenden nicht beeinträchtigt werden.

Die SECO-Wegleitung nennt ausdrücklich auch Informatikmittel, mit denen E-Mail-, App- oder Weblogs, Maus- oder Tastaturlogs überwacht werden können. Ebenfalls erfasst sind Informatikmittel, die Instrumente der künstlichen Intelligenz für automatisierte Analysen und Auswertungen von mitarbeiterbasierten Daten verwenden.

Eine technische Sperre bestimmter Webseiten, eine Tool-Freigabeliste oder ein Hinweis beim Aufruf nicht freigegebener Dienste ist daher eher zulässig als eine dauernde personenbezogene Auswertung sämtlicher Prompts, Browseraktivitäten oder Arbeitsschritte. Je stärker die Kontrolle auf das Verhalten einzelner Mitarbeitender gerichtet ist, desto heikler wird sie.

Werden technische Systeme eingesetzt, die neben ihrem eigentlichen Zweck auch Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Mitarbeitender zulassen, sind insbesondere Zweckbindung, Verhältnismässigkeit, Transparenz, Zugriffsbeschränkungen, Speicherdauer und Löschfristen zu beachten. Die SECO-Wegleitung hält zudem fest, dass Arbeitnehmende bei erforderlichen Überwachungs- und Kontrollsystemen, die auch zur Überwachung eingesetzt werden könnten, ein Recht auf Information und Anhörung haben.

Was gilt bei privaten KI-Accounts?

Besonders praxisrelevant ist die Nutzung privater Accounts. Viele Mitarbeitende verwenden ChatGPT, Gemini oder ähnliche Dienste mit privaten Logins. Aus Arbeitgebersicht ist das problematisch, weil kaum kontrolliert werden kann, welche Daten eingegeben werden, wo diese Daten bearbeitet werden, welche Einstellungen gelten und welche Nutzungsbedingungen anwendbar sind.

Der Arbeitgeber darf daher anordnen, dass private KI-Accounts für geschäftliche Zwecke nicht verwendet werden dürfen. Er kann stattdessen eine freigegebene Unternehmenslösung bereitstellen oder die Nutzung auf bestimmte nicht vertrauliche Anwendungsfälle beschränken.

Für Arbeitnehmende gilt: Wer ohne Erlaubnis einen privaten KI-Account für geschäftliche Inhalte verwendet, riskiert eine Pflichtverletzung. Das gilt besonders dann, wenn vertrauliche Informationen, Geschäftsgeheimnisse oder Personendaten betroffen sind.

Haftung: Die Verantwortung bleibt beim Menschen

Ein häufiger Irrtum besteht darin, dass die Verantwortung auf das KI-Tool verschoben werden könne. Das ist nicht der Fall. Wenn ein Arbeitnehmer einen falschen KI-generierten Text ungeprüft an Kunden verschickt, eine fehlerhafte Übersetzung verwendet, eine unzutreffende Zusammenfassung weiterleitet oder auf Basis einer KI-Ausgabe eine falsche Entscheidung vorbereitet, bleibt die Verantwortung grundsätzlich bei den handelnden Personen und beim Arbeitgeber als Organisation.

Das bedeutet nicht, dass jeder Fehler automatisch zu einer persönlichen Haftung des Arbeitnehmers führt. Art. 321e OR sieht vor, dass der Arbeitnehmer für Schaden verantwortlich ist, den er absichtlich oder fahrlässig dem Arbeitgeber zufügt. Das Mass der Sorgfalt bestimmt sich unter anderem nach dem einzelnen Arbeitsverhältnis, dem Berufsrisiko, dem Bildungsgrad, den Fachkenntnissen sowie den Fähigkeiten und Eigenschaften des Arbeitnehmers.

Für Arbeitgeber ist deshalb wichtig: Wer KI-Nutzung zulässt oder sogar fördert, sollte klare Vorgaben machen. Fehlt ein KI-Reglement und wird die Nutzung solcher Tools gleichzeitig informell geduldet, kann dies bei der Beurteilung von Verantwortlichkeit, Sorgfaltspflichten und Mitverschulden relevant werden.

Darf der Arbeitgeber ChatGPT nicht nur verbieten, sondern auch vorschreiben?

Ja, auch das ist grundsätzlich möglich. Der Arbeitgeber kann im Rahmen seines Weisungsrechts neue Arbeitsmittel einführen. Er darf also etwa verlangen, dass Mitarbeitende ein internes KI-Tool für Entwürfe, Zusammenfassungen, administrative Arbeiten oder andere klar definierte Zwecke verwenden.

Auch hier gelten aber Grenzen. Der Einsatz muss zumutbar sein. Mitarbeitende müssen wissen, wofür das Tool verwendet werden darf und wofür nicht. Zudem dürfen KI-Systeme nicht dazu führen, dass unzulässige Leistungs- oder Verhaltenskontrollen eingeführt werden. Werden Nutzungsdaten ausgewertet, stellen sich erneut Fragen des Datenschutzes, der Transparenz, der Verhältnismässigkeit und der Information der Arbeitnehmenden.

Praktische Empfehlungen für Arbeitgeber

Arbeitgeber sollten nicht darauf warten, bis ein Schaden eintritt. Sinnvoll ist ein kurzes, verständliches KI-Reglement. Dieses sollte mindestens folgende Punkte regeln:

Zugelassene und verbotene Tools

Welche KI-Anwendungen dürfen verwendet werden? Sind private Accounts erlaubt oder verboten? Gibt es eine Liste freigegebener Tools?

Verbotene Inhalte

Welche Daten dürfen nie eingegeben werden? Dazu gehören insbesondere Geschäftsgeheimnisse, Personendaten, Kundendaten, Gesundheitsdaten, Lohninformationen, vertrauliche Vertragsunterlagen, Quellcode und interne Strategiepapiere.

Zulässige Anwendungsfälle

Erlaubt sein können etwa Sprachentwürfe, Gliederungen, allgemeine Ideensammlungen, Übersetzungen nicht vertraulicher Texte oder Zusammenfassungen von Inhalten, die keine vertraulichen Informationen enthalten.

Datenschutz und Geheimhaltung

Das Reglement sollte festlegen, wann Personendaten, Arbeitnehmerdaten oder Kundendaten überhaupt in KI-Tools bearbeitet werden dürfen. Auch Auslandtransfer, Auftragsbearbeitung, Speicherdauer und Zugriffsrechte sollten berücksichtigt werden.

Prüfpflicht

KI-Ausgaben dürfen nicht ungeprüft übernommen werden. Wer KI nutzt, bleibt für das Arbeitsergebnis verantwortlich.

Menschliche Verantwortung bei sensiblen Entscheiden

Bei HR-Entscheiden, rechtlichen Einschätzungen, medizinischen Informationen, Compliance-Fragen oder sicherheitsrelevantem Code sollte geregelt werden, dass KI höchstens unterstützend eingesetzt werden darf.

Kennzeichnung und Transparenz

Je nach Tätigkeit kann geregelt werden, wann KI-Nutzung intern oder extern offengelegt werden muss.

Kontrolle und Sanktionen

Der Arbeitgeber sollte transparent machen, ob und wie die Einhaltung kontrolliert wird. Kontrollen müssen verhältnismässig sein und dürfen nicht auf eine unzulässige Verhaltensüberwachung hinauslaufen.

Schulung und Beispiele

Mitarbeitende brauchen nicht nur Verbote, sondern konkrete Beispiele: Was ist erlaubt? Was ist verboten? Was ist im Zweifel zu tun? Wer ist intern Ansprechperson?

Fazit

Der Arbeitgeber darf ChatGPT und vergleichbare KI-Tools im Arbeitsverhältnis nach Schweizer Recht grundsätzlich verbieten, einschränken oder auf freigegebene Anwendungen begrenzen. Grundlage dafür ist insbesondere sein Weisungsrecht. Ein Verbot ist besonders gut begründbar, wenn Geschäftsgeheimnisse, Personendaten, IT-Sicherheit, regulatorische Vorgaben oder Qualitätsrisiken betroffen sind.

Gleichzeitig sollte ein Arbeitgeber nicht nur pauschal verbieten, sondern klare und praktikable Regeln schaffen. Denn KI wird im Arbeitsalltag bereits genutzt. Ohne Reglement entstehen Grauzonen: Mitarbeitende wissen nicht genau, was erlaubt ist, und Arbeitgeber verlieren die Kontrolle über vertrauliche Daten, externe Tools und Arbeitsergebnisse.

Die beste Lösung ist deshalb meist nicht ein blosses «ChatGPT verboten», sondern ein differenziertes KI-Reglement: verständlich, verhältnismässig und auf die tatsächlichen Risiken des Betriebs zugeschnitten.

Weitere Beiträge zur Treuepflicht:

Autor: Nicolas Facincani