Rechtzeitige Geltendmachung von Arbeitgeberansprüchen

Am Ende eines Arbeitsverhältnisses geht es oft nicht nur um die Auszahlung des letzten Lohnes. Häufig stehen auch Gegenforderungen des Arbeitgebers im Raum: zu viel bezahlter Lohn, Minusstunden, nicht abgerechnete Spesen, nicht zurückgegebenes Material, private Bezüge über Geschäftskarten oder Schadenersatzansprüche wegen Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers.

In solchen Fällen stellt sich eine zentrale Frage: Wann muss der Arbeitgeber seine Ansprüche geltend machen oder mit dem Lohn verrechnen?

Die Antwort ist differenziert: Arbeitgeber verlieren ihre Gegenforderungen nicht automatisch, nur weil sie diese nicht sofort einklagen. Kennt der Arbeitgeber eine Forderung aber dem Grundsatz oder der Höhe nach, sollte er sie spätestens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend machen, in der Schlussabrechnung ausweisen oder ausdrücklich vorbehalten. Andernfalls besteht das Risiko, dass sein Verhalten nach Treu und Glauben als Verzicht verstanden wird.

Diese Rechtsprechung geht insbesondere auf BGE 110 II 344 zurück und wurde später unter anderem in BGer 4A_351/2011, BGer 4C.146/2003, BGer 4C.155/2006, BGer 4A_291/2008, BGer 4A_371/2025 vom 22. September 2025 sowie im Zusammenhang mit BGer 4A_249/2025 / 4A_261/2025 vom 8. Oktober 2025 weiter konkretisiert.

Verrechnung ist möglich, aber nicht grenzenlos

Die Verrechnung von Arbeitgeberforderungen mit Lohnforderungen ist im Arbeitsrecht nicht ausgeschlossen. Der Arbeitgeber kann eigene Forderungen grundsätzlich mit Lohnforderungen des Arbeitnehmers verrechnen, wenn die allgemeinen Voraussetzungen der Verrechnung erfüllt sind. Dazu gehören insbesondere Gegenseitigkeit, Gleichartigkeit der Forderungen und Fälligkeit der Verrechnungsforderung.

Bei Lohnforderungen gilt jedoch eine zentrale Schranke: Nach Art. 323b Abs. 2 OR darf der Arbeitgeber Gegenforderungen mit der Lohnforderung nur so weit verrechnen, als der Lohn pfändbar ist. Unbeschränkt verrechenbar sind lediglich Ersatzforderungen für absichtlich zugefügten Schaden. Die Verrechnungsvoraussetzungen müssen zudem im Zeitpunkt der Verrechnungserklärung erfüllt sein; die Gegenforderung muss aber nicht unbestritten sein (vgl. 132 III 342 und Art. 120 Abs. 2 OR).

Daraus folgt: Die rechtzeitige Geltendmachung einer Gegenforderung beantwortet noch nicht die Frage, ob sie vollständig vom Lohn abgezogen werden darf. Es sind stets drei Ebenen zu unterscheiden:

Erstens: Besteht überhaupt eine Gegenforderung des Arbeitgebers?
Zweitens: Darf diese Forderung mit dem Lohn verrechnet werden?
Drittens: Wurde sie rechtzeitig geltend gemacht oder vorbehalten?

Gerade die dritte Frage wird in der Praxis häufig unterschätzt.

Der Ausgangspunkt: BGE 110 II 344

Der Leitentscheid ist BGE 110 II 344. Dort befasste sich das Bundesgericht mit Schadenersatzansprüchen einer Arbeitgeberin gegen einen Arbeitnehmer gestützt auf Art. 321e OR. Der amtliche Regest spricht von der Verwirkung einer Schadenersatzforderung des Arbeitgebers, wenn dieser Ansprüche, die ihm dem Umfang oder dem Grundsatz nach bekannt sind, vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht gegenüber dem Arbeitnehmer geltend macht.

Wichtig ist: Es handelt sich nicht um eine allgemeine gesetzliche Verwirkungsfrist. Entscheidend ist vielmehr das Vertrauensprinzip. Der Arbeitnehmer darf bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses grundsätzlich erwarten, dass der Arbeitgeber ihm bekannte Ansprüche anspricht, bevor die üblichen Beendigungshandlungen abgeschlossen werden. Dazu gehören insbesondere die Auszahlung des letzten Lohnes, die Schlussabrechnung, Vorsorgeformalitäten und die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses.

Schweigt der Arbeitgeber, obwohl er seine Ansprüche dem Grundsatz oder der Höhe nach kennt, kann dieses Schweigen als konkludenter Verzicht verstanden werden. Rechtlich geht es damit um die Frage, ob der Arbeitnehmer das Verhalten des Arbeitgebers nach Treu und Glauben als Schulderlass beziehungsweise Verzicht verstehen durfte.

Wichtig ist die Einschränkung: Nicht jeder Anspruch des Arbeitgebers geht unter. War der Anspruch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch nicht bekannt und auch nicht erkennbar, kann das Schweigen regelmässig nicht als Verzicht ausgelegt werden. Dasselbe gilt, wenn der Arbeitgeber keine echte Möglichkeit hatte, den Anspruch vor Ende des Arbeitsverhältnisses geltend zu machen.

Der Vorbehalt muss bis zur Schlussabrechnung durchgezogen werden

Besonders praxisrelevant ist BGer 4A_351/2011 vom 5. September 2011. Dort hatte die Arbeitgeberin Schadenersatzforderungen zwar früher thematisiert beziehungsweise vorbehalten. In der letzten Lohnabrechnung bezifferte sie die Forderung jedoch nicht mehr und erneuerte auch den allgemeinen Vorbehalt nicht. Das wurde als konkludenter Verzicht gewertet.

Dieser Entscheid ist für Arbeitgeber zentral. Ein früherer Vorbehalt genügt nicht zwingend. Wer seine Ansprüche sichern will, sollte den Vorbehalt bis zur Schlussabrechnung konsequent aufrechterhalten.

Praktisch bedeutet dies: Der Arbeitgeber sollte nicht nur irgendwann im Arbeitsverhältnis oder während der Kündigungsfrist einen Vorbehalt erklären. Spätestens in der letzten Lohnabrechnung sollte nochmals klar festgehalten werden, dass bestimmte Ansprüche geltend gemacht, verrechnet oder ausdrücklich vorbehalten werden.

Bestätigung der Rechtsprechung in 4C.146/2003 und 4C.155/2006

Die Linie aus BGE 110 II 344 wurde in späteren Entscheiden bestätigt. In BGer 4C.146/2003 vom 28. August 2003 hielt das Bundesgericht fest, dass ein Arbeitnehmer von einem Verzicht ausgehen kann, wenn der Arbeitgeber ihm bekannte Ansprüche nicht vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend macht, insbesondere wenn der letzte Lohn vorbehaltlos ausbezahlt wird.

Auch BGer 4C.155/2006 vom 23. Oktober 2006 wird in dieser Rechtsprechungslinie zusammen mit BGE 110 II 344 und BGer 4C.146/2003 genannt. Die Kernaussage bleibt: Der Arbeitgeber muss bekannte Ansprüche rechtzeitig ansprechen. Die Beweislast für die Tatsachen, aus denen sich ein Verzicht ergeben soll, trägt aber grundsätzlich der Arbeitnehmer.

Minusstunden und zu viel bezahlter Lohn

Ein besonderer Anwendungsfall sind Minusstunden. In BGer 4A_291/2008 vom 2. Dezember 2008 hatte die Arbeitgeberin geltend gemacht, sie habe in früheren Monaten Lohn für nicht geleistete Arbeitsstunden bezahlt. Sie verrechnete diese Rückforderung später mit Lohnforderungen des Arbeitnehmers.

Für Minusstunden ist entscheidend, weshalb sie entstanden sind. Liegt der Grund in der Risikosphäre des Arbeitgebers, etwa weil dieser nicht genügend Arbeit zuweist, bleibt der Lohn grundsätzlich geschuldet. Liegt die Minderarbeit hingegen beim Arbeitnehmer, kann eine Lohnreduktion oder Rückforderung in Betracht kommen.

Aber auch hier gilt: Zahlt der Arbeitgeber trotz bekannten oder erkennbaren Minusstunden über längere Zeit vorbehaltlos den vollen Lohn aus, riskiert er, dass ein späterer Abzug oder eine spätere Verrechnung als verspätet betrachtet wird. In der Praxis wird deshalb empfohlen, Minusstunden laufend transparent auszuweisen und allfällige Rückforderungen nicht erst am Ende überraschend geltend zu machen.

Der neue Entscheid 4A_371/2025 vom 22. September 2025

Die Aktualität dieser Rechtsprechung zeigt BGer 4A_371/2025 vom 22. September 2025.

In diesem Fall klagte eine Pflegehelferin gegen ihren Arbeitgeber auf ausstehenden Lohn. Die kantonalen Gerichte verpflichteten den Arbeitgeber zur Zahlung von CHF 18’265.10 nebst Zins sowie zur Zustellung der monatlichen Lohnabrechnungen. Der Arbeitgeber machte demgegenüber geltend, die Arbeitnehmerin habe Arbeitsstunden im Wert von CHF 26’059.– nicht geleistet. Diesen Betrag wollte er mit der Lohnforderung verrechnen.

Die Vorinstanz verwies auf BGE 110 II 344 und hielt fest, der Arbeitgeber hätte ihm bekannte oder erkennbare Gegenforderungen spätestens am Ende des Arbeitsverhältnisses mit der letzten Lohnforderung geltend machen müssen. Das Bundesgericht bestätigte diese Frage nicht durch eine eigene vertiefte materielle Prüfung der Verrechnung, sondern trat auf die Rüge nicht ein, weil sich der Arbeitgeber mit der vorinstanzlichen Begründung nicht hinreichend auseinandersetzte.

Praktisch bleibt der Entscheid dennoch bedeutsam: Er zeigt, dass kantonale Gerichte die Linie von BGE 110 II 344 weiterhin anwenden. Wer die Verrechnung erst im Prozess geltend macht, kann zu spät sein.

4A_249/2025 und 4A_261/2025: Kein Automatismus bei Verzicht und Verwirkung

Die Rechtsprechung darf jedoch nicht schematisch verstanden werden. Das zeigt der Entscheid des Obergerichts Zug vom 23. April 2025 und das anschliessende Bundesgerichtsurteil BGer 4A_249/2025 / 4A_261/2025 vom 8. Oktober 2025.

Dort machte der Arbeitnehmer geltend, die Arbeitgeberin habe durch vorbehaltlose Auszahlung des letzten Lohnes auf Rückforderungsansprüche verzichtet beziehungsweise ihre Ansprüche verwirkt. Das Obergericht Zug hielt in seiner Hauptbegründung fest, dass der Arbeitnehmer diese Behauptungen nicht rechtzeitig vorgebracht hatte. In einer Eventualerwägung führte es aus, Verzicht und Verwirkung seien bei Rückforderungsansprüchen der Arbeitgeberin nur mit Zurückhaltung anzunehmen.

Das Obergericht erinnerte daran, dass ein Arbeitnehmer zwar grundsätzlich von einem Anspruchsverzicht ausgehen darf, wenn die Arbeitgeberin bekannte Ansprüche vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht geltend macht, insbesondere bei vorbehaltloser Auszahlung des letzten Lohnes. Die Beweislast für die Tatsachen, die auf einen Verzicht schliessen lassen, trägt aber der Arbeitnehmer. Im konkreten Fall gelang dieser Beweis nicht. Zudem wurde der letzte Lohn gerade nicht vorbehaltlos bezahlt, weil der Arbeitnehmer Umsatzbeteiligungen einklagen musste.

Zur Verwirkung hielt das Obergericht fest, dass blosses Zuwarten grundsätzlich noch keinen Rechtsmissbrauch begründet. Hinzutreten müssen besondere Umstände, etwa erkennbare Nachteile für den Verpflichteten oder ein Zuwarten zur Erlangung eines ungerechtfertigten Vorteils. Das Bundesgericht bestätigte die Hauptbegründung des Obergerichts und musste auf die Eventualerwägung nicht weiter eingehen.

Dieser Entscheid ist wichtig, weil er die andere Seite der Medaille zeigt: Nicht jede Arbeitgeberforderung geht automatisch verloren, nur weil sie nicht sofort geltend gemacht wurde. Entscheidend bleiben die konkreten Umstände, das Verhalten der Parteien, die Kenntnislage sowie die Behauptungs- und Beweislast.

Arbeitnehmerhaftung: Nicht jede Pflichtverletzung ist ein verrechenbarer Schaden

Viele Gegenforderungen des Arbeitgebers werden als Schadenersatzforderungen bezeichnet. Dabei ist Vorsicht geboten. Nach Art. 321e OR haftet der Arbeitnehmer für Schaden, den er dem Arbeitgeber absichtlich oder fahrlässig zufügt. Vorausgesetzt sind aber ein Schaden, eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung, ein adäquater Kausalzusammenhang und ein Verschulden.

Der Schadenersatz wird nicht schematisch bemessen. Zu berücksichtigen sind insbesondere das Berufsrisiko, die Schwere des Verschuldens, die Stellung des Arbeitnehmers, dessen Lohn sowie die konkreten Umstände. Bereits BGE 110 II 344 betont diese Aspekte bei der Festsetzung des Schadenersatzes.

Auch BGE 144 III 327 ist in diesem Zusammenhang relevant. Danach kann die Arbeitnehmerhaftung nicht beliebig zulasten des Arbeitnehmers verschärft werden. Insbesondere Konventionalstrafen mit Ersatzcharakter sind problematisch, wenn sie die zwingenden Schranken von Art. 321e OR unterlaufen. Die Beilage weist in diesem Zusammenhang ebenfalls darauf hin, dass Art. 321e OR teilzwingend ist.

Für Arbeitgeber heisst das: Eine behauptete Gegenforderung muss materiell sauber begründet sein. Nicht jede mangelhafte Arbeitsleistung, nicht jede Unzufriedenheit und nicht jeder betriebliche Verlust begründet automatisch einen verrechenbaren Anspruch gegen den Arbeitnehmer.

Sonderfall Nichtantritt oder fristloses Verlassen der Stelle

Einen Sonderfall bildet Art. 337d OR. Diese Bestimmung betrifft den Fall, dass der Arbeitnehmer ohne wichtigen Grund die Arbeitsstelle nicht antritt oder sie fristlos verlässt. Der Arbeitgeber hat dann grundsätzlich Anspruch auf eine Entschädigung von einem Viertel des Monatslohnes sowie auf Ersatz weiteren Schadens.

Für die Rechtzeitigkeit ist Art. 337d Abs. 3 OR besonders wichtig: Erlischt der Anspruch auf die Pauschalentschädigung nicht durch Verrechnung, muss er innert 30 Tagen seit Nichtantritt oder Verlassen der Arbeitsstelle durch Klage oder Betreibung geltend gemacht werden. Andernfalls ist der Anspruch verwirkt.

Dabei ist zu unterscheiden: Die 30-tägige Frist betrifft vor allem die Pauschalentschädigung von einem Viertel eines Monatslohnes. Weitergehender Schaden ist davon zu trennen und untersteht grundsätzlich anderen Regeln. Es gilt, dass die Arbeitgeberin die Pauschalentschädigung mit Lohnforderungen oder einem Lohnrückbehalt verrechnen kann; teilweise wird verlangt, dass die Verrechnung sofort angezeigt und begründet wird, während andere Stimmen eine Verrechnung mit der letzten Lohnzahlung oder zumindest einen klaren Vorbehalt genügen lassen.

Auch dieser Sonderfall zeigt: Zuwarten ist gefährlich. Wer bei Art. 337d OR nicht verrechnet und die Pauschalentschädigung auch nicht fristgerecht geltend macht, riskiert den Anspruchsverlust.

Lohnabrechnung: Transparenz ist entscheidend

Die Schlussabrechnung ist nicht nur eine administrative Formalität. Sie ist der zentrale Ort, an dem offene Ansprüche transparent ausgewiesen werden müssen.

Nach Art. 323b Abs. 1 OR ist dem Arbeitnehmer eine schriftliche Lohnabrechnung zu übergeben. Die Lohnabrechnung muss klar und vollständig sein. Bruttolohn, Nettolohn, Zulagen und Abzüge sind nachvollziehbar auszuweisen. Das ist gerade bei Verrechnungen besonders wichtig.

Bei der Schlussabrechnung sollte daher klar erkennbar sein:

welche Lohnansprüche bestehen;
welche Abzüge vorgenommen werden;
welche Gegenforderung verrechnet wird;
auf welchen Sachverhalt sich die Gegenforderung stützt;
ob ein Anspruch bereits verrechnet oder bloss vorbehalten wird.

Eine pauschale Formulierung wie «diverse Abzüge» genügt in einem Streitfall kaum. Der Arbeitnehmer muss erkennen können, weshalb der Arbeitgeber den Lohn nicht vollständig ausbezahlt.

Bewehislast und Dokumentation

Wer verrechnet, muss dokumentieren. Der Arbeitgeber sollte insbesondere die Gegenforderung, deren Berechnung, deren Fälligkeit und den Verrechnungszeitpunkt sauber festhalten.

Bei Lohnforderungen kommt zusätzlich die Verrechnungsbeschränkung von Art. 323b Abs. 2 OR hinzu. Beruft sich der Arbeitnehmer auf die Verletzung seines Existenzminimums, sind dazu konkrete Angaben erforderlich. Macht der Arbeitgeber geltend, er dürfe unbeschränkt verrechnen, weil ein absichtlich zugefügter Schgaden vorliegt, muss er diese absichtliche Schädigung ebenfalls substantiiert darlegen. In der Beilage wird dazu auf BGer 4A_519/2012 vom 30. April 2013 verwiesen.

Praktisch bedeutet dies: Eine Verrechnung sollte nicht bloss buchhalterisch vorgenommen werden. Sie sollte in der Schlussabrechnung nachvollziehbar begründet und durch Unterlagen gestützt werden.

Saldoklauseln und Art. 341 OR

Arbeitgeber versuchen gelegentlich, mit Saldoklauseln oder Saldoquittungen Rechtssicherheit zu schaffen. Typische Formulierungen lauten etwa «per Saldo aller Ansprüche» oder «mit dieser Abrechnung sind sämtliche gegenseitigen Ansprüche erledigt».

Dabei ist Art. 341 OR zu beachten. Danach kann der Arbeitnehmer während des Arbeitsverhältnisses und eines Monats nach dessen Beendigung nicht gültig auf Forderungen verzichten, die sich aus unabdingbaren gesetzlichen Vorschriften oder unabdingbaren Bestimmungen eines Gesamtarbeitsvertrags ergeben.

Saldoklauseln sind deshalb kein Allheilmittel. Sie erfassen grundsätzlich nur Ansprüche, die dem Gläubiger bekannt waren oder deren Erwerb er zumindest für möglich hielt. Zudem können Arbeitnehmeransprüche wegen Art. 341 OR nicht beliebig beseitigt werden. Die Beilage verweist in diesem Zusammenhang unter anderem auf die Rechtsprechung zu Saldoklauseln und Vergleichen.

Für den vorliegenden Kontext ergibt sich daraus eine wichtige Unterscheidung: Beim Arbeitnehmer ist ein Verzicht auf zwingende Ansprüche nur eingeschränkt möglich. Beim Arbeitgeber kann dagegen ein konkludenter Verzicht auf bekannte Gegenforderungen eher angenommen werden, wenn er bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses schweigt und den letzten Lohn vorbehaltlos abrechnet.

Was Arbeitgeber konkret tun sollten

Arbeitgeber sollten bei jeder Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine strukturierte Schlussprüfung durchführen. Dabei sollten sie insbesondere klären, ob offene Lohn-, Ferien-, Überstunden-, Überzeit-, Spesen- oder Bonusansprüche des Arbeitnehmers bestehen.

Gleichzeitig ist zu prüfen, ob Gegenforderungen des Arbeitgebers bestehen, etwa wegen Minusstunden, zu viel bezahltem Lohn, Vorschüssen, Privatbezügen, nicht retourniertem Material oder Schadenersatz. Solche Gegenforderungen sollten nicht pauschal behauptet, sondern konkret beziffert und dokumentiert werden.

Weiter ist zu prüfen, ob eine Verrechnung rechtlich zulässig ist. Besteht nur eine gewöhnliche Gegenforderung, darf grundsätzlich nur im pfändbaren Umfang verrechnet werden. Eine unbeschränkte Verrechnung kommt nur bei Ersatzforderungen für absichtlich zugefügten Schaden in Betracht.

Ist die Gegenforderung dem Grundsatz nach bekannt, aber noch nicht exakt bezifferbar, sollte der Arbeitgeber sie spätestens in der Schlussabrechnung ausdrücklich vorbehalten. Der Vorbehalt sollte möglichst konkret formuliert sein.

Ein möglicher Vorbehalt könnte lauten:

Die Arbeitgeberin behält sich ausdrücklich vor, Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend zu machen, insbesondere im Zusammenhang mit [konkreter Sachverhalt, z.B. Minusstunden, nicht abgerechneten Privatbezügen, nicht retourniertem Arbeitsmaterial oder Schadenersatzforderungen]. Die genaue Bezifferung bleibt vorbehalten.

Noch besser ist es, wenn der Anspruch bereits konkret beziffert und begründet werden kann. Ist eine Verrechnung zulässig, sollte diese in der Lohnabrechnung transparent ausgewiesen werden.

Fazit

Arbeitgeber verlieren Gegenforderungen nicht automatisch, nur weil sie diese nicht sofort einklagen. Entscheidend sind die konkreten Umstände. Trotzdem ist die Rechtsprechung klar: Kennt der Arbeitgeber eine Forderung dem Grundsatz oder der Höhe nach, sollte er sie spätestens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend machen, in der Schlussabrechnung ausweisen oder ausdrücklich vorbehalten.

Eine tatsächliche Verrechnung mit dem letzten Lohn ist nur zulässig, wenn die allgemeinen Voraussetzungen der Verrechnung erfüllt sind und die Schranken von Art. 323b Abs. 2 OR eingehalten werden. Die letzte Lohnabrechnung ist deshalb der zentrale Zeitpunkt, um Arbeitgeberansprüche zu sichern – nicht zwingend durch vollständige Verrechnung, aber mindestens durch einen klaren Vorbehalt.

BGE 110 II 344 bildet den Ausgangspunkt. BGer 4A_351/2011 zeigt, dass ein Vorbehalt bis zur Schlussabrechnung durchgezogen werden muss. BGer 4A_291/2008 ist für Minusstunden und Rückforderungen relevant. BGer 4C.146/2003 und BGer 4C.155/2006 bestätigen die Grundlinie. BGer 4A_371/2025 zeigt, dass diese Rechtsprechung weiterhin praktische Bedeutung hat. BGer 4A_249/2025 / 4A_261/2025 erinnert schliesslich daran, dass Verzicht und Verwirkung nicht schematisch angenommen werden dürfen, sondern die konkreten Umstände sowie die Behauptungs- und Beweislast entscheidend bleiben.

Für Arbeitgeber lautet die praktische Konsequenz: Bekannte oder erkennbare Gegenforderungen gehören spätestens in die Schlussabrechnung – sei es durch zulässige Verrechnung oder durch ausdrücklichen Vorbehalt.