Lohntransparenz in der EU: Neue Pflichten für Arbeitgeber durch nationale Umsetzung bis Juni 2026

Mai 17, 2026

Die EU macht ernst mit Equal Pay: Bis spätestens 7. Juni 2026 müssen die Mitgliedstaaten die Richtlinie (EU) 2023/970 zur Entgelttransparenz in nationales Recht umsetzen. Für Arbeitgeber in der EU bedeutet dies – nach nationaler Umsetzung – mehr Transparenz bei Entgeltinformationen, Entgeltkriterien, Auskunftsrechten und geschlechtsspezifischen Entgeltunterschieden. Besonders relevant sind neue Informationspflichten im Bewerbungsprozess, Auskunftsrechte von Arbeitnehmenden, Berichtspflichten für grössere Arbeitgeber und verschärfte Durchsetzungsmechanismen.

Lohntransparenz war lange ein sensibles Thema. Viele Unternehmen behandelten Löhne als interne Angelegenheit; viele Arbeitnehmende wussten kaum, ob sie für gleiche oder gleichwertige Arbeit fair bezahlt werden. Genau hier setzt die Richtlinie an. Ziel ist es, den Grundsatz des gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durch konkrete Transparenz- und Durchsetzungsmechanismen zu stärken.

Die Richtlinie erfasst Arbeitgeber im öffentlichen und privaten Sektor und gilt für Arbeitnehmende. Einzelne Rechte betreffen bereits Stellenbewerbende. Wichtig ist allerdings: Als EU-Richtlinie gilt sie nicht automatisch unmittelbar in jedem Arbeitsverhältnis, sondern muss von den Mitgliedstaaten in nationales Recht umgesetzt werden. Die konkreten Pflichten ergeben sich daher aus den jeweiligen nationalen Umsetzungsgesetzen. Je nach Mitgliedstaat können Details, Verfahren und gegebenenfalls auch weitergehende Pflichten unterschiedlich ausgestaltet werden.

 

Was ändert sich bei Bewerbungen?

Ein zentraler Punkt betrifft den Bewerbungsprozess. Nach Art. 5 der Richtlinie müssen Arbeitgeber Bewerbenden künftig Informationen über das Einstiegsentgelt oder zumindest über die Entgeltspanne für die betreffende Stelle geben. Diese Angaben müssen auf objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien beruhen. Die Information kann beispielsweise in der Stellenausschreibung, vor dem Vorstellungsgespräch oder auf andere Weise erfolgen.

Gleichzeitig dürfen Arbeitgeber Bewerbende künftig nicht mehr nach ihrer Entgeltvorgeschichte in laufenden oder früheren Arbeitsverhältnissen fragen. Damit soll verhindert werden, dass frühere Lohnungleichheiten in ein neues Arbeitsverhältnis mitgenommen werden.

Für HR-Abteilungen bedeutet dies: Die Vergütungsspanne oder das Einstiegsentgelt sowie die massgeblichen Einstufungskriterien sollten vor dem Recruiting-Prozess geklärt sein – nicht erst am Ende der Verhandlung. Ein umfassendes internes Lohnbandsystem ist zwar nicht in jedem Fall ausdrücklich vorgeschrieben, wird in der Praxis aber häufig notwendig oder zumindest hilfreich sein, um die neuen Transparenzpflichten konsistent erfüllen zu können. Arbeitgeber, die bislang stark individuell oder verhandlungsbasiert entlöhnt haben, werden ihre Prozesse überprüfen müssen. Zudem müssen Stellenausschreibungen und Berufsbezeichnungen geschlechtsneutral formuliert und Einstellungsverfahren diskriminierungsfrei ausgestaltet werden.

 

Mehr Transparenz im laufenden Arbeitsverhältnis

Die Richtlinie geht über den Bewerbungsprozess hinaus. Nach Art. 6 müssen Arbeitnehmende Informationen darüber erhalten können, nach welchen Kriterien ihr Entgelt, ihre Entgelthöhe und ihre Entgeltentwicklung festgelegt werden. Diese Kriterien müssen objektiv und geschlechtsneutral sein.

Zu beachten ist jedoch: Die Mitgliedstaaten können Arbeitgeber mit weniger als 50 Arbeitnehmenden von der Pflicht ausnehmen, Kriterien zur Entgeltentwicklung zugänglich zu machen. Ob und in welchem Umfang diese Ausnahme genutzt wird, hängt von der jeweiligen nationalen Umsetzung ab.

Besonders praxisrelevant ist das Auskunftsrecht nach Art. 7. Arbeitnehmende können Auskunft über ihre individuelle Entgelthöhe sowie über durchschnittliche Entgelthöhen verlangen – aufgeschlüsselt nach Geschlecht und bezogen auf Kategorien von Arbeitnehmenden, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Arbeitgeber müssen Arbeitnehmende zudem jährlich über dieses Recht und über die Schritte zur Ausübung des Rechts informieren.

Damit wird die Vergleichbarkeit innerhalb eines Unternehmens erheblich gestärkt. Arbeitgeber müssen künftig erklären können, weshalb bestimmte Funktionen, Erfahrungsstufen oder Verantwortungsbereiche unterschiedlich vergütet werden. Pauschale Hinweise auf Verhandlungsgeschick oder historisch gewachsene Lohnstrukturen dürften dafür kaum ausreichen.

 

Dürfen Arbeitnehmende über ihren Lohn sprechen?

Ein besonders praxisnaher Punkt betrifft Lohnvertraulichkeit. Nach Art. 7 Abs. 5 der Richtlinie dürfen Arbeitnehmende nicht daran gehindert werden, Informationen über ihr Entgelt offenzulegen, soweit dies der Durchsetzung des Grundsatzes des gleichen Entgelts dient.

Das ist bedeutsam für Arbeitsverträge, Personalreglemente und interne Policies. Generelle Klauseln, die Arbeitnehmenden verbieten, über ihren Lohn zu sprechen, geraten im EU-Kontext unter Druck. Die Mitgliedstaaten müssen Massnahmen treffen, damit solche Beschränkungen der Entgelttransparenz beseitigt werden.

Arbeitgeber bleiben jedoch nicht schutzlos. Sie können vorsehen, dass Informationen, die Arbeitnehmende aufgrund eines Auskunftsrechts erhalten, nur zur Durchsetzung des Rechts auf gleiches Entgelt verwendet werden dürfen. Der Unterschied ist wichtig: Die eigene Entgelthöhe darf im relevanten Kontext offengelegt werden; vertrauliche Vergleichsdaten anderer Arbeitnehmender dürfen dagegen nicht beliebig weiterverwendet werden.

 

Reportingpflichten ab 100 Arbeitnehmenden

Für grössere Arbeitgeber kommen Berichtspflichten hinzu. Nach Art. 9 der Richtlinie müssen Arbeitgeber mit mindestens 100 Arbeitnehmenden künftig über geschlechtsspezifische Entgeltgefälle berichten. Die Richtlinie nennt unter anderem das allgemeine geschlechtsspezifische Entgeltgefälle sowie Unterschiede bei ergänzenden oder variablen Vergütungsbestandteilen.

Die Fristen sind gestaffelt: Arbeitgeber mit 250 oder mehr Arbeitnehmenden müssen erstmals bis zum 7. Juni 2027 und danach jährlich berichten. Arbeitgeber mit 150 bis 249 Arbeitnehmenden müssen ebenfalls erstmals bis zum 7. Juni 2027 berichten, danach alle drei Jahre. Arbeitgeber mit 100 bis 149 Arbeitnehmenden müssen erstmals bis zum 7. Juni 2031 berichten, danach ebenfalls alle drei Jahre.

Unternehmen mit weniger als 100 Arbeitnehmenden sind nach der Richtlinie nicht zwingend berichtspflichtig. Die Mitgliedstaaten können national aber weitergehende Pflichten vorsehen.

 

Fünf Prozent in einer Kategorie von Arbeitnehmenden können ausreichen

Besonders einschneidend ist die Pflicht zur gemeinsamen Entgeltbewertung. Nach Art. 10 der Richtlinie kann eine solche gemeinsame Entgeltbewertung erforderlich werden, wenn die Berichterstattung ein durchschnittliches Entgeltgefälle von mindestens fünf Prozent in einer Kategorie von Arbeitnehmenden ergibt.

Voraussetzung ist, dass der Unterschied nicht durch objektive und geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt werden kann und nicht innerhalb von sechs Monaten behoben wird. In diesem Fall ist zusammen mit Arbeitnehmervertretern eine gemeinsame Entgeltbewertung vorzunehmen.

Für Unternehmen bedeutet dies: Es genügt nicht, Lohnunterschiede bloss statistisch zu erfassen. Arbeitgeber müssen erklären können, weshalb Unterschiede bestehen – etwa aufgrund von Funktion, Erfahrung, Leistung, Verantwortung oder anderen sachlichen Kriterien. Entscheidend ist, dass diese Kriterien nachvollziehbar, dokumentiert und geschlechtsneutral angewendet werden.

 

Mehr Durchsetzung: Beweislast, Nachzahlung und Sanktionen

Die Richtlinie ist nicht nur ein Transparenzinstrument, sondern auch ein Durchsetzungsinstrument. Sie verschärft die prozessuale Lage für Arbeitgeber erheblich.

Legen Arbeitnehmende Tatsachen dar, die eine Entgeltdiskriminierung vermuten lassen, muss der Arbeitgeber nach Art. 18 beweisen, dass keine unmittelbare oder mittelbare Entgeltdiskriminierung vorliegt. Hat der Arbeitgeber bestimmte Transparenzpflichten nicht erfüllt, kann ihn diese Beweislast ebenfalls treffen. Ausgenommen sind lediglich offensichtlich unbeabsichtigte und geringfügige Verstösse.

Auch die finanziellen Folgen können erheblich sein. Art. 16 sieht vor, dass Schadenersatz oder Entschädigung unter anderem die vollständige Nachzahlung entgangener Entgelte sowie damit verbundener Boni oder Sachleistungen umfassen muss. Eine vorab festgelegte Obergrenze ist nicht zulässig.

Zudem müssen die Mitgliedstaaten nach Art. 23 wirksame, verhältnismässige und abschreckende Sanktionen vorsehen. Dazu gehören auch Geldbussen nach nationalem Recht.

 

Was Arbeitgeber jetzt vorbereiten sollten

Auch wenn die konkrete Umsetzung je nach Mitgliedstaat unterschiedlich ausfallen kann, ist die Richtung klar: Arbeitgeber in der EU sollten ihre Vergütungssysteme rechtzeitig überprüfen.

Zu empfehlen sind insbesondere folgende Schritte:

  • Lohnbänder oder Vergütungsspannen für Funktionen, Hierarchiestufen und Verantwortungsbereiche definieren;
  • objektive Kriterien für Einstufung, Lohnerhöhung und variable Vergütung dokumentieren;
  • Stellenanzeigen und Recruiting-Prozesse auf Lohntransparenz vorbereiten;
  • Fragen nach der bisherigen Entgelthöhe aus Bewerbungsprozessen entfernen;
  • bestehende Lohnunterschiede analysieren und sachlich begründen;
  • Bonusmodelle und Nebenleistungen in die Prüfung einbeziehen;
  • HR, Führungskräfte und Arbeitnehmervertretungen schulen;
  • Prozesse für Auskunftsbegehren von Arbeitnehmenden einrichten;
  • interne Kommunikationslinien für Lohntransparenz vorbereiten.
  • Gerade international tätige Unternehmen sollten zudem prüfen, ob sie einheitliche europäische Standards einführen wollen oder ob sie je nach Mitgliedstaat unterschiedliche Lösungen wählen. Letzteres kann kurzfristig einfacher erscheinen, führt aber oft zu komplexeren HR-Prozessen.

 

Seitenblick Schweiz

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie gilt nicht direkt für rein schweizerische Arbeitsverhältnisse. Sie kann aber für Schweizer Unternehmen relevant werden, wenn sie Personal in EU-Staaten beschäftigen, EU-Gesellschaften führen oder grenzüberschreitend rekrutieren.

In der Schweiz besteht bereits eine Pflicht zur Lohngleichheitsanalyse für Arbeitgeber mit 100 oder mehr Arbeitnehmenden. Diese ist jedoch deutlich weniger weitreichend als das EU-Modell. Die EU setzt stärker auf individuelle Auskunftsrechte, Transparenz im Bewerbungsprozess, regelmässige Berichterstattung und Sanktionen.

Für Schweizer Arbeitgeber mit EU-Bezug lohnt es sich deshalb, die europäische Entwicklung frühzeitig zu verfolgen. Lohntransparenz dürfte nicht nur eine rechtliche, sondern auch eine reputationsbezogene Frage werden – insbesondere im Wettbewerb um Fachkräfte.

 

Fazit

Die Richtlinie (EU) 2023/970 verändert den Umgang mit Löhnen grundlegend. Arbeitgeber müssen Lohnsysteme künftig stärker erklären, dokumentieren und gegenüber Arbeitnehmenden transparent machen können.

Besonders relevant sind die Transparenzpflichten im Bewerbungsprozess nach Art. 5, die Informations- und Auskunftsrechte nach Art. 6 und Art. 7, die Berichtspflichten nach Art. 9 sowie die gemeinsame Entgeltbewertung nach Art. 10. Hinzu kommen verschärfte Durchsetzungsmechanismen, insbesondere der Anspruch auf vollständige Entschädigung nach Art. 16, die Beweislastregel nach Art. 18 und die Sanktionen nach Art. 23.

Wer erst reagiert, wenn ein Auskunftsbegehren, eine Berichtspflicht oder ein Streitfall konkret wird, ist spät dran. Für Arbeitgeber ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Lohnstrukturen, Stelleninserate und HR-Prozesse auf Transparenzfestigkeit zu prüfen. Wer seine Vergütungssysteme transparent, objektiv und geschlechtsneutral ausgestaltet, reduziert rechtliche Risiken und stärkt zugleich die Glaubwürdigkeit gegenüber Mitarbeitenden und Bewerbenden.

 

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Autor: Nicolas Facincani

 

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